Som ledningsassistent, vd-assistent eller i liknande tjänst handlar din roll till stor del om att lösa saker. Och väldigt ofta handlar lösningen om något typ av inköp. Men kompetens kring inköp är något man sällan utbildas i. För att låta dig börja 2020 med att bli en vassare på inköp har vi låtit inköpsexperten Helena Brynolfsson dela med sig av sina bästa råd.

Med över 30 års erfarenhet av inköpsfrågor kan man utan tvekan kalla Helena Brynolfsson en expert på inköp. På en mängd olika företag (till exempel Lantmännen, PostNord och Pharmacia) har hon ansvarat för att bygga upp inköpsfunktioner och verkat för att det ska arbetas mer proaktivt och professionellt inom området – både som inköpschef och senaste tio åren som konsult i ProSourcia som hon äger och är grundare av. Därutöver anlitas hon ofta som föredragshållare, coachar flera inköpschefer och har podden ”På tal om inköp”.

– De som är duktigast på inköp är de som är utsatta för mest konkurrens på marknaden, då dessa inte finns kvar om de inte är världsbäst på inköp. Exempel på branscher är detaljhandeln, bilindustrin och även elektronikindustrin till en viss del, säger Helena och fortsätter:

– Sedan är det en fallande skala när det gäller övriga branscher, många har mycket att förbättra om de bara vill.

Om man går till steg ett i en inköpsprocess, det vill säga från det att ett behov har uppstått – vilken är den bästa vägen framåt?
– Steg ett är att ta reda på om det redan finns avtalsleverantörer inom det område vi har behov och att använda dessa. Har ni en inköpsfunktion inom er organisation – ring dem!

– Om inte, gäller det att ta reda vad det är vi behöver. Om du till exempel får uppdraget att boka en flygresa till din chef, så är ju behovet ”att ta sig till Göteborg”. Men det kan ju lösas på flera andra sätt än att flyga.

– Ofta handlar det om att gå till botten med vad det är vi behöver och formulera det. För preciserar vi vad vi behöver eller vill ha för resultat så öppnar vi upp för leverantören att komma med lösningen och vi drar därmed nytta av den kärnkompetens de besitter. Då kommer lösningar erbjudas som vi aldrig skulle kunna komma på själva.

– Ta sedan reda om det är fler på vårt företag som har samma behov, vilka leverantörer som kan hjälpa oss och ta därefter in offerter från flera olika leverantörer för att dra nytta av konkurrensen och för att få fler förslag på lösningar.

Om man får ett uppdrag från företagets ledningsgrupp eller vd om att initiera ett större inköp – vad bör man som ledningsassistent se till att man får för ramar?
– Klargör tydligt vad uppdraget är, så att du säkerställer förutsättningar för genomförandet. Det vill säga – finns en budget? Är det beslutat? Om ja, vad är det som ska köpas in? Säkerställ att alla parametrar är tydliga så du får förutsättningar för att lyckas.

Hur skiljer sig en kravspecifikation vid inköp av produkter och tjänster?
– Det är egentligen ingen större skillnad. Båda handlar om att formulera krav för ett behov vi har. Försök att fokusera på vilket resultat du vill ha, inte hur det ska göras. Det är dock oftast lättare att utvärdera och leveransgodkänna produkter än tjänster, då dessa levereras och konsumeras på samma gång. En tjänst kan variera beroende på till exempel vilken person som utför tjänsten (tänk städning), vilket gör det mer komplext. Ett tips är att ni innan ni väljer leverantör tänker igenom vilka parametrar ni ska utvärdera på samt att ni är tydliga på vilket sätt ni kontrollerar att leveransen är godkänd.

Hur skiljer inköp i privat vs. offentlig sektor?
– Generellt sett har offentlig sektor ett större upphandlings- och avtalsfokus än privat sektor, som om det är välskött ur ett inköpsperspektiv tar ett helhetsansvar för hela inköpsprocessen (från strategi till leverans och betalning). Å andra sidan är det ett icke välskött privat företag så kan det också vara en röra inköpsmässigt.

– LoU (Lagen om offentlig upphandling) inom offentlig sektor innebär att visa grundprinciper säkras såsom till exempel likabehandling och icke-diskriminering av leverantörer, proportionerliga krav och transparens. Inom privat sektor finns inte motsvarande lag, men olika branscher/bolag kan ha minst lika långtgående krav/regler/policys för att affärer ska kunna genomföras.

När man väl har mottagit ett anbud från en leverantör – vad bör man säkerställa?
– Stämmer anbudet med vår förfrågan? Finns allt med? Har anbudsgivaren verkligen har svarat på det vi faktiskt har bett om? Om inte, be om ett förtydligande eller komplettering, alternativt förkasta om de inte kan uppfylla våra krav. Du vill ju kunna jämföra inkomna anbud med varandra. Vid större affärer kan det vara lämpligt att låta anbudsgivarna få komma och presentera sin lösning samt att ta kundreferenser.

Vilket är ditt råd för att säkerställa att man verkligen får det man betalar för?
– Gör en skriftlig förfrågan och tillse att du får ett anbud som matchar det du frågat om. Formalisera affären i någon form av skriftligt avtal (vid enkla köp räcker mejlkonversation), där det klart framgår:

Vad ska köpas?
Till viket pris? Valuta? Exklusive moms?
När ska det levereras? Var?
Under förutsättningar betalar vi?

– Gå igenom alla dina förväntningar innan ni skakar hand så att leverantören tydligt och klart förstår vad som ska göras. Och om du inte nöjd så prata med din leverantör och innehåll betalning.

När är det dags att ta professionell hjälp med inköp?
– Det är svårt att säga, men om hanteringen av inköp upplevs oprofessionell med bristande ordning, så är det slöseri att inte se över området. Det innebär både stora kostnader och risker för företaget. Ett billigt sätt att börja sin professionalisering inom inköpsområdet är att låta ett bolag, som till exempel ProSourcia, göra en snabb analys av förbättringsmöjligheter, som man sedan själv eller via inhyrda konsulter kan genomföra.

– Vid stora och komplexa inköpsprojekt kan det vara en god idé för inköpsavdelningen, om en sådan finns, att förstärka med extern kompetens för ett bättre resultat. Jag tycker att det är klokt att låta vissa delar skötas internt men att det är smart att ta in en expert för att undvika misstag som andra har gjort.