Den 18 oktober samlades 250 deltagare från hela världen på Hilton Slussen i Stockholm för att fira International Management Assistants (IMA) 50-årsjubileum. Med temat "AI – Opportunities and Challenges" bjöds det på insiktsfulla föreläsningar och diskussioner om hur AI kommer att påverka och forma rollen som Executive Assistant.

Stockholm bjöd på vackert soligt höstväder när 250 Executive Assistants från bland annat länder som Sverige, Finland, Belgien, Tyskland, Sydafrika och Nederländerna samlades på Hilton Slussen för att fira International Management Assistants (IMA) 50-årsjubileum. Temat för dagen var högaktuellt: ”AI – Opportunities and Challenges”.

Maria Cirillo, IMA:s internationella ordförande, inledde evenemanget med att hälsa välkomna och pratade om hur AI:s framfart kan kännas både skrämmande och spännande.

– Vi står inför en teknisk revolution med AI. Det är kittlande samtidigt som det finns en rädsla bland många att AI kommer ta ifrån oss, som jobbar som Executive Assistants, våra arbetsuppgifter. Men AI är en möjlighet och här måste vi EA:s se till att utbilda oss, sade Maria med en övertygelse och satte med det tonen för resten av dagen.

Låt era ”Soft skills” bli ”Durable skills”

Under dagen fick deltagarna lyssna till flera framstående talare som delade sina insikter och perspektiv på AI:s påverkan. Anna Felländer, grundare och VD för anch.AI, talade om det regulatoriska landskapet och de många, ofta ibland omedvetna fallgroparna med AI. Hon betonade vikten av att bryta ner silos inom organisationer och förklarade att rollen som Executive Assistant kommer att bli mer strategisk när AI tar över repetitiva arbetsuppgifter som kalenderbokningar och mötesanteckningar.

– Era ”Soft skills” kommer att vara efterfrågade, sade Anna. De kan inte ersättas av AI så låt oss kalla dem ’Durable skills” från och med nu!

”På 60-talet trodde vi att robotarna skulle ta våra jobb”

Kathleen Drum, senior editor på Executive Support Magazine, pratade även hon om AI:s inverkan på EA-rollen. Hon jämförde den nuvarande AI-utvecklingen med Vilda Västern, full av etiska och juridiska utmaningar.

Kathleen betonade att du som EA kan spela en nyckelroll i att guida din chef genom AI-landskapet, även om det sker i små steg.

– Hjälp din chef genom att lyfta saker som att börja ta fram en AI-policy, eller lyft problematik som ofta uppstår mellan IT-avdelningen och övriga organisationen. Det är så mycket bättre än att inte närma sig AI alls, sade Kathleen.

IMA:s 50-årsjubileum firades med AI i fokus för framtidens Executive Assistant — Kathleen Drum visade att många egenskaper som en EA besitter kommer vara efterfrågade framöver. Foto: Executiveeffect

Hon pratade också skämtsamt om hur hennes chef, Lucy Brazier, brukar dra paralleller till robotarnas intåg på 1960-talet.

– Då sa man att robotarna kommer och de kommer ta över våra jobb. Och kontoren kommer bli papperslösa! Men så blev det ju inte direkt, avslutade Kathleen.

Några ord från Julia Schmidt, Vice Executive Chair, IMA

Julia Schmidt är Vice Executive Chair, för IMA och hemma i Norge är hon EA åt en CEO inom banksfären. Hon berättar att hon har sin roll inom IMA i två år och att hon varit medlem i IMA i totalt 12 år.

– Jag ville ha gemenskap med andra EA:s. Då hittade IMA och blev medlem. Jag har varit ansvarig för IMA Norge mellan 2016 och 2018 och nu är jag stolt över att vara en del av IMA:s internationella styre. Jag är ansvarig för alla internationella event och utbildningar. Vi genomför två stycken per år och liksom här idag kommer mycket fokus ligga på att lära våra medlemmar mer om AI:s olika verktyg och möjligheter.

Julia Schmidt Foto: Executiveeffect

Och så här sa några av deltagarna om dagen

Deltagarna Dunja Sparre Kvarda och Patricia Leemans Foto: Executiveeffect

– Jag tar med mig att jag som EA kan stötta min ledning gällande AI och faktiskt hjälpa till att påverka utvecklingen en hel del. Det känns bra att bli påmind här idag om att jag som EA faktiskt kan hjälpa till ta de där stegen även om de är små. Ofta kanske vi inte känner att AI är vår sak. Jag försöker se AI som min personliga EA och att jag inte behöver vara rädd för AI. Jag har blivit inspirerad så nu ska jag lista alla repetitiva arbetsuppgifter jag har och se vilka AI-verktyg som kan vara aktuella för mig.
Dunja Sparre Kvarda, Tacton, Sverige (till vänster i bild)

– Det här är mitt första IMA-event och först måste jag bara säga att jag är så imponerad av organisationen och den höga nivån på allting. Sen har det verkligen varit intressanta talare och jag ser fram emot att börja använda olika AI-verktyg. Det blir det första jag gör när jag kommer tillbaka till kontoret – att se vilka AI-verktyg som jag kan använda för att spara tid och bli mer effektiv i mitt arbete!
Patricia Leemans, Play Media, Belgien (till höger i bild)

Guldig galamiddag som avslutning

Kvällens Anniversary Dinner på Hotel At Six var fullbokad sedan länge. Kvällens dresscode Gold hade anammats av alla gäster och det var även ett genomgående tema i alla dekorationer med allt från guldmattan i entrén till konfettin på borden.

Under middagen bjöds det på underhållning i form av bilder från IMAs 50-åriga historia, tal från både ordförande i IMA internationellt (Maria Cirillo) och IMA Sverige (Therés Westrin), samt underhållning av pianisten Karin Westerberg som snabbt fick upp alla gäster att dansa till svenska världshits med ett crescendo under ABBA:s Waterloo. Dansen fortsatte sen hela kvällen till långt in på småtimmarna. Ett härligt firande av en 50-åring i ständig utveckling!

Fotograf till bilderna från kvällen är: Filip Theutenberg

Mer om:

IMA Sverige och IMA international här.

Av: