Hög tid att agera för att skapa ett hållbart digitalt arbetssätt

För att lyckas bättre i tider som dessa behöver fler företag ta fram en strategi kring hur man ska gå till väga för att skapa ett hållbart digitalt arbetssätt, menar Mille Beckman som är chef för digitalisering och förändringsledning på Telia.

Telecombolaget är idag ett spetsföretag vad gäller digitalisering och har distansarbete i sitt DNA.

– Många av våra medarbetare kan utföra sina arbetsuppgifter platsoberoende, vilket har krävt en lång rad förberedelser och digitala anpassningar. Det handlar inte bara om att kolla hur arbetet går, det handlar även om att kolla hur folk mår, säger Mille Beckman.

Utvecklingssamtal hålls tätare

För att säkerställa att Telias medarbetare mår bra håller man exempelvis utvecklingssamtal en gång i månaden. Istället för – som tidigare – en gång om året. Vid ökat distansarbete – som i nuläget – sker samtalen oftare.

Just nu hjälper Mille Beckman och hans medarbetare även flera av bolagets enterprisekunder med omställningen till ett platsoberoende arbetssätt.
– Det är extraordinära tider. Till en början tror jag att många har fokuserat på att lösa tekniken. De kopplar upp och kör. Vilket är jättebra. Men till 80 procent handlar digitalt arbetssätt om förändrade beteenden – att få medarbetare att faktiskt använda tekniken som man har investerat i. Vilket tar tid, säger han.

Ett helt annat sätt att mötas

Att ha ett digitalt möte är ett helt annat sätt att mötas. Därför fungerar det inte att köra ”copy and paste” från ett traditionellt fysiskt möte.

Mille Beckman konstaterar att de digitala arbetssätten har varit aktuella länge, men att de i och med coronapandemin har hamnat högst upp på  agendan, såväl i branschen som ute bland företag.

– Just nu kanske inte är rätt tid för att skapa en regelrätt digital strategi, men företagen behöver redan nu tänka långsiktigt och fundera över hur man skapar ett hållbart digitalt arbetssätt framöver, annars kan man riskera en baksmälla, säger Mille Beckman.

Flera olika digitala verktyg i omlopp

Enligt honom är många av de stora företagen digitalt mogna i ett avseende; de har ofta investerat i välfungerande plattformar som Office 365 och Google apps. Men de behöver också lägga fokus på hur de anställda ska arbeta med plattformarna.

Det är rörigt på många arbetsplatser eftersom det saknas ett digitalt helhetstänk. Det är exempelvis vanligt med ett flertal olika digitala verktyg i omlopp. Några jobbar i Teams, andra jobbar i Skype for Business, ytterligare andra jobbar i Google Hangout.

Ledningen måste planera framåt

– Det gör det ännu viktigare att ledningsgrupperna samlar sig och lägger upp en plan framåt. När folk bara kör utan eftertanke eller tydliga riktlinjer, så är det lätt hänt att ta de digitala verktyg som står en närmast tillhands. Det blir brokigt värre. Jag vet eftersom jag varit runt, säger Mille Beckman och fortsätter:

– Ju längre tiden går innan man hittar ett gemensamt sätt att arbeta, desto svårare blir det att ställa om, säger han.

Att förändra sitt arbetssätt kan innebära en stor utmaning för många företag; för chefer, såväl som för anställda. Det gäller därför att göra det strategiskt, enligt Mille Beckman.

Risk att medarbetare står utanför det digitala

Frågor som bör komma upp på ledningsgruppens bord är: Hur ska man samverka för att hålla sin business igång? Hur ska organisationen ledas? Hur ska medarbetarna enklast kunna utföra sitt jobb – fastän de sitter hemma?

Ett sätt är att börja är att erbjuda sin personal en grundutbildning i hållbart distansarbete. I den ingår bland annat att lära ut hur man använder de digitala verktygen på rätt sätt. På så vis minskar man risken med medarbetare som står utanför det digitala, menar Mille Beckman.

Tror att det kan komma något positivt ur pandemin

Lika viktigt är att se till att få distansstyrningen på plats. När folk jobbar hemma krävs ett helt annat ledarskap.

Mille Beckman är övertygad om att coronapandemin i slutändan kommer att föra med sig något positivt. Den kommer att påskynda organisationers och medarbetares digitala mognad. Vilket kommer att resultera i ett ökat samarbete både inom och utanför verksamheten, då många lär sig att samverka över gränserna på ett bättre sätt.

Av: Monika Ruborg