VD-stöd på hög nivå: Creed Media rekryterar Executive Coordinator i Stockholm
Creed Media söker en driven Executive Coordinator som ska arbeta direkt med bolagets CEO i Stockholm. Uppdraget spänner över flera verksamheter – digital marknadsföring, artist management, konsumentvarumärken och investeringar – och kombinerar professionell och personlig koordinering. Rollen kompletterar en befintlig remote-assistent som hanterar den digitala nivån; du äger allt på plats och säkerställer friktionsfri överlämning mellan lagren.
Det här gör du i rollen
- Kalender- och tidsstyrning: Designa VD:ns dagar över flera bolag och privata åtaganden, skydda fokustid och säkra smidiga övergångar.
- Morgonbriefing: Ta fram en strukturerad daglig briefing inför första mötet med schema, beslutspunkter, uppdateringar och deadlines.
- Kommunikationsflöde: Triage av e-post, WhatsApp och Slack; prioritera, strukturera och presentera beslutsunderlag med rekommendation.
- Resor och logistik: Äg hela kedjan – flights, hotell, marktransporter, visum och packning vid behov – och ligga steget före ändringar.
- Ekonomiadministration: Utlägg, kvitton, fakturor och kreditkort; hålla betalningsdatum och samverka med externa ekonomi- och finanskontakter.
- Personlig koordinering: Boka tider, hantera leveranser, hushållslogistik och återkommande ärenden; vårda leverantörsrelationer.
- Operativ förbättring: Identifiera friktion i arbetssätt, bygga bättre system och förbättra handovers utan att bli ombedd.
Vem Creed Media söker
- Proaktiv och ägarskapsdriven – agerar innan problem uppstår och följer upp till avslut.
- Erfarenhet av att stötta en senior ledare med högt tempo och parallella prioriteringar.
- Van användare av olika AI-verktyg och snabb på att ta till sig nya system.
- Extrem detaljnoggrann, strukturerad och serviceinriktad.
- Trygg hantering av känslig information och gott omdöme i vad som ska eskaleras eller lösas självständigt.
- Vana av Google Workspace, Slack och WhatsApp.
- Drivs av att stötta andra och trivs i kulissen där arbetet märks på effekten.
- Flytande svenska och engelska.
Arbetsupplägg och kontext
Rollen är placerad i Stockholm och fungerar som VD:ns primära operativa stöd på plats. En remote-assistent täcker den digitala nivån, medan du ansvarar för det som sker fysiskt samt överlämningar och kvalitet i gränssnitten. Arbetet rör flera bolag och projekt som skiftar vecka för vecka, vilket kräver flexibilitet, stark planering och hög exekveringsförmåga.
Varför den här tjänsten sticker ut för Executive Assistants
- Daglig “CEO-briefing” som kärnleverans – en senior EA-disciplin som påverkar beslut och prioriteringar.
- Kombinationen av professionell och personlig koordinering ger helhetsgrepp om ledarens effektivitet.
- Krav på AI-kompetens och systemdesign öppnar för att skala stödrollen med smarta verktyg.
- Exponering mot kreatörsekonomin, entertainment och varumärkesbyggande – miljöer i snabbt förändringstempo.
Tips till dig som vill söka
- Visa exempel på hur du designat en ledares dag/vecka utifrån skiftande prioriteringar.
- Bifoga eller beskriv en mall för morgonbriefing: beslut först, kontext sen, med tydlig rekommendation.
- Beskriv din triage-metodik över e-post, chattar och Slack samt hur du minskar brus.
- Ge konkreta case på reseplaybooks, contingency-planer och hur du hanterat störningar.
- Lyft hur du använt AI-verktyg för att effektivisera planering, sammanfattningar och resesök.
- Redogör för ditt system för kvitto-/utläggsflöden och hur du säkrar deadlines och kvalitet.
Ansökan
Intresserad av rollen som Executive Coordinator hos Creed Media i Stockholm? Läs den fullständiga annonsen via företagets officiella kanaler och skicka in din ansökan där. Urval sker löpande enligt uppgift i annonsen.
Nyckelord
Executive Coordinator, Executive Assistant, VD-assistent, ledningsstöd, kalenderhantering, briefing, kommunikationstriage, reselogistik, ekonomiadministration, personlig assistans, AI-verktyg, Google Workspace, Slack, WhatsApp, svenska och engelska, Stockholm, Creed Media.
Källa: jobbannons från Creed Media.
