Nyhet: Market Partner Scandinavia rekryterar Executive Assistant i Stockholms kommun
Market Partner Scandinavia söker nu en Executive Assistant i Stockholm för en nordisk, syftesdriven global investeringsorganisation. Rollen är en fast heltidstjänst där du blir navet i ledningsstödet – med fokus på komplex kalender- och reseplanering, smidig vardagsadministration och proaktiv koordinering i ett internationellt team.
Om uppdraget
Uppdragsgivaren har i närmare tre decennier levererat stabil avkastning över flera geografier, sektorer och strategier. I den här rollen kommer du att arbeta nära seniora ledare och samtidigt bidra till sammanhållna arbetssätt mellan regioner. Du förväntas agera med hög integritet, förutse behov och lösa problem innan de uppstår – samt vara en trygg kontaktpunkt för interna och externa intressenter.
Plats och anställningsform
- Placeringsort: Stockholm
- Anställning: Tillsvidare, heltid
- Språk: Engelska krävs
Dina ansvarsområden
- Executive logistics och koordinering: Hantera komplexa kalendrar, lösa schemakrockar och planera resor över flera tidszoner – end-to-end.
- Administrativt ledningsstöd: Säkerställa friktionsfri vardag genom proaktiv hantering av utlägg, fakturor och administrativa flöden.
- Proaktiv problemlösning: Fånga upp och avvärja operativa hinder innan de eskalerar.
- Stakeholderkommunikation: Vara en professionell, pålitlig kontakt för interna och externa parter, inklusive portföljbolagsledningar.
- Global teamorkestrering: Bygga sammanhållning genom att driva månatliga virtuella forum och föreslå nya arbetssätt som stärker globalt samarbete.
Vem du är
Du är en serviceinriktad, detaljstark och framåtlutad Executive Assistant som trivs i ett högt tempo och gillar att ligga ett steg före. Du är nyfiken på smartare arbetssätt och använder gärna AI-verktyg i vardagen.
- Minst 4 års erfarenhet som Executive Assistant – gärna från tech, private equity eller MBB-miljöer.
- Mycket god förmåga att prioritera och hantera flera parallella flöden.
- Vana att hantera konfidentiell information med diskretion och integritet.
- Trygg i verktyg som Slack, Google Workspace, Zoom och Microsoft Office.
- Erfarenhet av AI-verktyg som ChatGPT, Gemini eller Claude.
- Stark muntlig och skriftlig kommunikation på engelska.
- Bekväm med att arbeta över flera tidszoner.
Därför är rollen intressant för Executive/VD-assistenter
- Global kontext: Du påverkar hur ledningsstöd levereras över regioner – ett utmärkt steg för dig som vill skala din EA-kompetens internationellt.
- Strategisk exponering: Tät kontakt med seniora ledare och portföljbolag ger affärsnära insikter.
- Utveckling och inkludering: Uppdragsgivaren betonar kompetensutveckling och en inkluderande kultur.
- Modern verktygslåda: Aktiv användning av AI och samarbetsplattformar uppmuntras – perfekt för dig som gillar att effektivisera och standardisera arbetssätt.
Executiveeffect tips – så stärker du din ansökan
- Visa multi-timezone-expertis: Beskriv konkreta case där du synkat ledningsgrupper i olika länder och minimerat friktion.
- Reselogistik på C-nivå: Lyft exempel på komplexa resor (multi-leg, strama fönster, ombokningar) och hur du säkrat plan B/C.
- AI i praktiken: Dela hur du använt AI för mötesbriefar, resesammanställningar, e-postutkast eller processautomatisering – med bibehållen sekretess.
- Säker hantering av konfidentiellt material: Redogör för rutiner kring behörigheter, informationsklassning och efterlevnad.
- Global teamorkestrering: Visa hur du byggt kadens (månadsmöten, agenda, minutes, action tracking) och skapat enhetliga arbetssätt.
- ROI på adminflöden: Ge exempel på hur du kortat ledtider för utlägg/fakturor eller standardiserat mallar och checklistor.
Så ansöker du
Rekryteringen hanteras av Market Partner Scandinavia. Kontakta rekryteraren eller besök deras karriärsida för mer information om processen och för att skicka in din ansökan. Förbered gärna CV och ett kort brev som visar din erfarenhet av global koordinering, sekretesshantering och hur du använder AI-verktyg för att skapa värde i ledningsstödet.
Sammanfattning
Detta är en tillsvidaretjänst på heltid i Stockholm för en Executive Assistant som vill arbeta nära ledningen i en internationell investeringsmiljö. Tyngdpunkten ligger på avancerad kalender- och resehantering, proaktivt operativt stöd, stark stakeholderkommunikation och global teamorkestrering – med moderna verktyg, inklusive AI, som naturliga delar av vardagen.
