Newcode.ai rekryterar Executive Assistant i Stockholm – chans att arbeta i skärningspunkten mellan juridik och AI
Legal tech-bolaget Newcode.ai fortsätter att växa och söker nu en erfaren Executive Assistant till Stockholm (alternativ placering: Oslo eller Dublin). Rollen riktar sig till dig som vill arbeta nära nordisk ledning i ett snabbväxande agentic AI-företag, där struktur, integritet och proaktivitet är avgörande. För EAs i Sverige som vill ta nästa steg i karriären inom tech och ledningsstöd är detta en möjlighet att verkligen vara “i rummet när det händer”.
Om Newcode.ai
Newcode.ai utvecklar lösningar i gränslandet mellan juridik, teknik och AI, med ambitionen att förändra hur juridiskt arbete bedrivs. Företaget verkar globalt med team i Oslo, Stockholm, USA och fler marknader. Kulturen betonar snabbhet, kvalitet och ett tydligt etiskt förhållningssätt till hur man bygger och skalar.
Rollen: Executive Assistant nära nordisk ledning
Som Executive Assistant förväntas du ta ägarskap, arbeta självständigt och med hög diskretion. Du kommer att stötta seniora ledare i Norden och koordinera samarbeten över Norge, Sverige, Danmark, USA och internationellt. Det här är inte en traditionell admin-roll: du blir en nyckelspelare för ledningsarbetet och operativ effektivitet.
Centrala arbetsuppgifter
- Närvara vid möten med eller för ledare: föra strukturerade anteckningar och driva uppföljning av actions.
- Avancerad kalender- och reseplanering över tidszoner och gränser.
- Förbereda underlag: agendor, briefing notes, presentationsmaterial.
- Utforma och kvalitetssäkra intern och extern kommunikation på norska och engelska.
- Koordinera tvärfunktionellt mellan team i Norden, USA och internationellt.
- Hantera känslig och konfidentiell information med full diskretion.
- Stödja onboarding, eventplanering och ad hoc-operativa initiativ.
- Identifiera och driva processförbättringar som minskar friktion i operationer.
Kvalifikationer och profil
- Minst 3 års erfarenhet som Executive Assistant, PA eller motsvarande senior supportroll.
- Utmärkt skriftlig och muntlig kommunikation på norska och engelska.
- Exceptionell ordningskänsla, detaljfokus och förmåga att prioritera parallella uppgifter.
- Trivs i snabb, föränderlig startupmiljö och kan leverera i högt tempo.
- Hög integritet, pålitlighet och gott omdöme.
- Teknikvana och nyfikenhet på nya verktyg; trygg i att “lista ut det”.
- Självstartare med positiv, lösningsorienterad attityd.
Förmåner och kultur
- Förtroende och excellens: en kultur som premierar initiativ, ansvar och respekt – mångfald ses som en kreativ tillgång.
- Högpresterande, samarbetande miljö med fokus på “legal engineering” och reell påverkan.
- Stort utrymme för tillväxt och ägarskap – forma din roll i takt med att bolaget skalar.
- Inkluderande team där driv, nyfikenhet och idéer väger tyngre än bakgrund.
Plats och omfattning
Tjänsten annonseras för Stockholm med möjlighet till placering i Oslo eller Dublin. Arbetet spänner över flera tidszoner och kräver vana av internationell koordinering och resor vid behov.
Varför rollen sticker ut för svenska Executive Assistants
- Strategisk närhet: du deltar när beslut formas och påverkar utfallet genom förstklassig förberedelse och uppföljning.
- Tvärfunktionell räckvidd: koordinera mellan jurisdiktioner och discipliner – perfekt för EAs som vill bredda affärsförståelsen.
- Process- och verktygsfokus: möjlighet att standardisera, automatisera och introducera tech som höjer ledningens kapacitet.
- AI och legal tech: unikt skyltfönster för att kombinera operativ excellens med framtidens arbetssätt.
Ansökan
Är du redo att forma nästa kapitel för ledningsstöd i en AI-driven miljö? Sök rollen via Newcode.ais karriärsida eller via den publicerade jobbannonsens ansökningslänk. Förbered gärna din ansökan på engelska och visa tydligt din norska språkkunskap.
Tips från Executiveeffect: så maxar du din ansökan
- Visa “meeting excellence”: bifoga exempel på tydliga mötesanteckningar, åtgärdsloggar och hur du säkrar momentum efter beslut.
- Beskriv processvinster: kort case på en förbättring du drivit (t.ex. reseflöden, onboarding, dokumentmallar eller automationsstöd).
- Teknik i praktiken: nämn vilka verktyg du behärskar (kalender- och reseappar, samarbetsplattformar, AI-stöd) och hur de skapat effekt.
- Sekretess och omdöme: ge exempel på hur du hanterar konfidentiell information och intresseavvägningar.
Sökord
Executive Assistant Stockholm, VD-assistent, ledningsassistent, legal tech, agentisk AI, Newcode.ai, Oslo, Dublin, nordiskt ledningsstöd, kalenderhantering, reseplanering, mötesanteckningar, sekretess, startupjobb.
