EA-uppdrag i Stockholm: stöd till Global Leadership Team via emagine
emagine söker nu en erfaren Executive Assistant för ett konsultuppdrag i Stockholm hos en global tech-kund. Uppdraget är ett föräldravikariat med start 14 juli 2026. Du ger kvalificerat ledningsstöd till seniora chefer och medlemmar i Global Leadership Team (GLT) i en internationell miljö. Första halvåret är heltid, därefter deltid – totalt cirka 12 månader. Rollen är hybrid och kräver flytande engelska i tal och skrift.
Snabbfakta
- Start: 14 juli 2026
- Omfattning: Heltid i 6 månader, därefter deltid
- Varaktighet: Cirka 12 månader
- Plats: Stockholm (hybrid)
- Språk: Engelska – flytande, skrift och tal
Om rollen
Som Executive Assistant blir du en betrodd partner till högsta ledningen och navet i den dagliga styrningen av ett globalt ledarskapsteam. Du säkerställer friktionsfri kalenderstyrning, mötes- och reseplanering, effektiv kommunikation över tidszoner samt struktur i uppföljning och dokumentation.
Ansvarsområden
- Avancerad kalender- och mötesplanering för seniora chefer och GLT
- Koordinering av ledningsmöten, offsites och 1:1-sessioner
- Reseplanering nationellt och internationellt (flyg, hotell, transporter, itinerarier)
- Utläggshantering och rapportering
- Förberedelse av presentationer, agendor, rapporter och mötesunderlag
- Protokollföring och uppföljning av beslut och actions
- Stakeholder- och kommunikationskoordinering över regioner och tidszoner
- Prioritering och hantering av inkommande ärenden för ledningens räkning
- Allmänt administrativt och operativt stöd till exekutiv ledning
Kravprofil och erfarenhet
- Dokumenterad erfarenhet som Executive Assistant till VD/C-level/ledningsgrupp
- Bakgrund från internationella och globala organisationer
- Starkt stakeholder management och professionell förankring i ledningsmiljö
- Vana att koordinera arbete över flera länder och tidszoner
- Avancerade kunskaper i Microsoft 365: Outlook, PowerPoint, Excel, Word och Teams
- Utmärkta språkfärdigheter i engelska, skrift och tal
Personliga egenskaper
- Exceptionell struktur och tidshantering
- Stort detaljfokus och förmåga att driva flera spår parallellt
- Proaktiv, självgående och lösningsorienterad
- Hög integritet och professionalism
- Starka kommunikativa och relationsskapande färdigheter
- Teamorienterad och serviceinriktad
- Trygg i snabbrörlig miljö och van att fatta omdömesgilla beslut
Meriterande
- Erfarenhet från teknikdrivna organisationer
- Koordinering av styrelse-, exekutiv- eller ledningsmöten
- Hantering av konfidentiell och känslig information
Varför detta uppdrag lockar erfarna Executive Assistants
- Strategisk exponering: Direkt samarbete med Global Leadership Team
- Internationell bredd: Samarbeta över marknader och tidszoner
- Operativ påverkan: Sätt struktur och tempo i ledningsarbetet
- Flexibelt upplägg: Heltid till en början, därefter deltid
- Kompetenslyft: Fördjupa expertis i avancerad mötes- och resekoordination samt MS 365
Tips för att lyckas i rollen
- Bygg en tydlig tidszonstrategi för GLT-möten och deadlines
- Standardisera med mötesagendor, protokollmallar och action trackers
- Skapa resechecklistor och preferensprofiler per ledare
- Utnyttja Teams för asynkron uppföljning och dokumentdelning
- Upprätta ett stakeholder-kartläggningsdokument för snabb prioritering
Omfattning och upplägg
Detta är ett konsultuppdrag för föräldravikariat via emagine. Första sex månaderna kräver heltidssupport, därefter minskat omfång på deltid. Total beräknad uppdragslängd är cirka 12 månader. Placering i Stockholm med hybridupplägg.
Ansökan
Rollen annonseras av emagine. Intresserad? Förbered CV på engelska med relevanta EA-uppdrag inom internationella miljöer samt exempel på komplex kalender- och resehantering, och ansök via emagine enligt deras ansökningsprocess.
Relaterat från Executiveeffect
- Guider för kalender- och mötesmastery på C-level
- Checklistor för internationell reseplanering för ledning
- EA-barometern: trender och kompetenskrav för Executive Assistants
Nyckelord: Executive Assistant Stockholm, EA-jobb, VD-assistent, ledningsstöd, Global Leadership Team, kalenderhantering, resebokningar, Microsoft Outlook, PowerPoint, Teams, internationell koordinering, emagine, hybrid.
