LevelUP HCS söker Office Manager / EA i Stockholms län, Sverige
LevelUP HCS rekryterar en Executive Assistant & Office Manager till en ledande global investmentbank i samband med öppningen av ett nyetablerat Sverige-kontor. Rollen rapporterar till Senior Country Manager och kombinerar kvalificerat ledningsstöd med operativt kontorsansvar i en snabb och internationell miljö.
Om rollen
Uppdraget är att säkra en effektiv vardag för Senior Country Manager och att bygga upp samt driva ett välfungerande kontor från dag ett. Du blir navet mellan ledning, interna funktioner och externa leverantörer – med fullt fokus på struktur, kostnadskontroll, regelefterlevnad och hög servicegrad.
Ansvarsområden – Office Management
- Leda den dagliga kontorsdriften: lokaler, service, ordning och efterlevnad av HSE/arbetsmiljö.
- Ansvara för inköp och lager av förbrukningsmaterial, kontorsvaror och catering.
- Samordna leverantörer och sköta felanmälan, underhåll och reparationer.
- Hantera säkerhet och passertilldelning samt vara första kontakt gentemot fastighetsägare.
- Onboarding av nyanställda: arbetsplatser, IT-behörigheter och praktisk start.
- Planera vid omflyttar eller mindre ombyggnationer vid behov.
- Post- och budhantering samt löpande kostnadsuppföljning för kontorsrelaterade utgifter.
- Bidra till en positiv, professionell och produktiv arbetsmiljö.
Ansvarsområden – Executive Assistant
- Avancerad kalenderstyrning för Senior Country Manager och vid behov andra nyckelpersoner.
- Reselogistik end-to-end: bokningar, visumunderlag, tidhållning och ad hoc-stöd.
- Utlägg och reseräkningar: granskning, rapportering och delegerad attest.
- Möteskoordinering internt/extern samt kommitté- och ledningsnärvaro.
- För- och efterarbete i CRM: mötesunderlag, kontaktuppdateringar och feedback.
- KPI- och ledningsrapportering: P&L, kundbidrag, kommersiell aktivitet, projektstatus, kostnader.
- Planering av kundevent samt interna och externa kollegieaktiviteter i samarbete med berörda team och leverantörer.
- Samordning av PR/marknadsaktiviteter vid behov.
- Professionell hantering av samtal, förfrågningar och ärenden.
- Registrering av klientmöten i compliance-verktyg (t.ex. via Odeon Ethics).
- Tvärfunktionell koordinering och kommunikation åt ledningen.
Kvalifikationer och profil
- Dokumenterad erfarenhet som Executive Assistant, gärna från finansiella tjänster.
- Meriterande med tidigare Office Manager-/operativt stöduppdrag.
- Exceptionell planering, prioritering och kommunikationsförmåga; van att leverera mot många deadlines.
- Avancerade kunskaper i Word, Excel och PowerPoint; snabb på nya system och verktyg.
- Hög integritet och diskretion i hantering av konfidentiell information.
- Proaktiv, självgående, lösningsorienterad och trygg i att ta initiativ.
- Diplomatisk, samarbetsinriktad och relationsskapande.
- Flytande svenska och engelska; franska är ett plus.
Varför är rollen intressant för Executive Assistants?
- Möjlighet att sätta struktur och kultur i ett nytt landskontor – stort operativt mandat.
- Bred kombinationsroll som ger synlighet i ledningsarbetet och nära affären.
- Internationell miljö med krav på kvalificerad rapportering, compliance och stakeholder management.
- Utmärkt plattform för den som vill utvecklas mot mer strategiskt EA-/Chief of Staff-nära ansvar.
Tips för din ansökan
- Visa konkreta exempel på kalender- och mötesorkestrering för flera seniora chefer.
- Bifoga case på KPI-/P&L-rapportering eller dashboards du byggt i Excel/PowerPoint.
- Beskriv hur du etablerat eller effektiviserat kontorsdrift, onboarding och leverantörsstyrning.
- Lyft erfarenhet av compliance/CRM i reglerad miljö (bank/finans) och hur du säkrar spårbarhet.
- Framhäv tvåspråkig kommunikation (svenska/engelska) i kund- och ledningssammanhang.
Plats och ansökan
Tjänsten är placerad i Stockholms län. Rekryteringen hanteras av LevelUP HCS för kunds räkning. Intresserad? Sök via LevelUP HCS officiella kanaler.
Sammanfattning
- Titel: Executive Assistant & Office Manager
- Bransch: Investmentbank/Finansiella tjänster
- Plats: Stockholms län, Sverige
- Språk: Svenska och engelska (franska meriterande)
- Fokus: Ledningsstöd, kontorsdrift, rapportering, compliance och stakeholder management
Nyckelord: Office Manager, Executive Assistant, EA, VD-assistent, ledningsassistent, Stockholms län, Stockholm, investmentbank, finansiella tjänster, kalenderhantering, resebokningar, CRM, KPI, P&L, compliance, onboarding, kontorsdrift, event, PR/marknad, LevelUP HCS.
