Natixis Corporate & Investment Banking rekryterar Executive Assistant/Office Manager till ny svensk filial
Natixis Corporate & Investment Banking (Natixis CIB) söker en erfaren Executive Assistant/Office Manager till Stockholms län. Rollen är central i uppstarten och den dagliga driften av bankens nyetablerade filial i Sverige och kombinerar kvalificerat ledningsstöd med kontorsansvar, koordinering av intressenter och operativt övergripande arbete. För dig som är Executive Assistant eller VD-assistent och vill arbeta nära högsta ledningen i en internationell miljö är detta en möjlighet att få stort inflytande från dag ett.
Om rollen
Tjänsten rapporterar till Senior Country Manager och syftar till att säkerställa smidig, kostnadseffektiv och regelefterlevande kontorsdrift samtidigt som den ger proaktivt ledningsstöd. Du blir navet mellan ledningsgrupp, sälj- och kundteam, compliance, marknad/PR och externa leverantörer.
Ansvarsområden i korthet
Office Management
- Övergripande ansvar för daglig administration och kontorsdrift.
- Inköp och hantering av kontorsmaterial, förbrukning och catering.
- Kontakt med serviceleverantörer; underhåll och reparationer av utrustning.
- Säkerhet och passersystem för kontorslokaler.
- Första kontakt för fastighetsägare och facility-frågor.
- Ordning, skick och arbetsmiljö enligt HSE-krav.
- Onboarding av nya medarbetare inkl. arbetsplatser och IT-åtkomst.
- Koordinera kontorsflyttar eller ombyggnation vid behov.
- Post- och leveranshantering.
- Driva en positiv och produktiv kontorskultur.
- Budgetstöd och utgiftsspårning för kontorsrelaterade kostnader.
Executive Assistant-stöd
- Omfattande kalenderhantering för Senior Country Manager.
- Boka möten även för andra nyckelintressenter vid behov.
- Resor, visum, tidrapportering och övrigt ad hoc-stöd.
- Delegerad attest för resor och utlägg; kvalitetssäkra och skicka in reseräkningar.
- Planera och följa upp ledningens deltagande i interna kommittéer och möten.
- Organisera interna och externa möten och introduktioner.
- Uppdatera kunddata i CRM-system före/efter möten (anteckningar, kontaktdata, dokument).
- Ta fram och underhålla KPI-rapportering för ledningen (t.ex. P&L, kundbidrag, kommersiell aktivitet, projektstatus, kostnader).
- Planera kundevent samt interna/externa kollegiala aktiviteter i samarbete med interna team och leverantörer.
- Koordinera marknads- och PR-aktiviteter vid behov.
- Skärma och hantera samtal, förfrågningar och ärenden.
- Registrera kundmöten i relevanta compliance-verktyg enligt policy.
- Underlätta samarbete och kommunikation mellan avdelningar.
Kvalifikationer
- Dokumenterad erfarenhet som Executive Assistant, gärna från finansiella tjänster/bank.
- Meriterande med bakgrund inom office management eller operativt stöd.
- Mycket god förmåga att prioritera, planera och leverera mot flera deadlines.
- Starka relationsskapande och kommunikativa färdigheter.
- Mycket god skriftlig och muntlig kommunikation samt hög detaljnoggrannhet.
- Avancerade kunskaper i Word, Excel och PowerPoint; snabb på att lära nya system.
- Proaktiv, självgående, pålitlig och trygg i att fatta initiativ.
- Diplomatisk, prestigelös och med gott omdöme kring konfidentiell information.
- Flytande svenska och engelska; franska är ett plus.
Varför denna roll är intressant för Executive Assistants
- Bygga upp: Vara med från start i en ny svensk filial och sätta arbetssätt och standarder.
- Nära ledningen: Direkt stöd till Senior Country Manager med insyn i strategiska frågor.
- Bred exponering: Kombinationen av EA-uppgifter, kontorsdrift, compliance, CRM och event.
- Påverkansmöjlighet: KPI-rapportering och budgetspårning ger konkret affärspåverkan.
- Internationell miljö: Daglig korsfunktionell koordinering i en global bank.
Vem bör söka?
Du som trivs i tillväxt- och uppstartsfas, gillar att skapa struktur och processer, och har hög servicenivå kombinerat med affärsförståelse. Har du EA-erfarenhet från finans, stark verktygsvana och gillar att vara ”spindeln i nätet” i Stockholm, är detta ett utmärkt nästa steg.
Plats och språk
Tjänsten är placerad i Stockholms län, Sverige. Svenska och engelska krävs i både tal och skrift. Franska är meriterande.
Så maxar du din ansökan
- Tydliggör exempel på avancerad kalender- och resehantering för C‑nivå.
- Beskriv hur du byggt eller förbättrat kontorsprocesser, onboarding och leverantörsstyrning.
- Visa kvantifierbara resultat: KPI-rapportering, P&L-insikter, kostnadsbesparingar.
- Nämn CRM- och compliance-erfarenhet samt koordinering av internkommittéer.
- Bifoga PowerPoint/Excel-exempel eller beskrivningar av dashboards/rapporter du skapat.
- Lyft din tvåspråkighet (svenska/engelska) och arbetssätt under tidspress.
Ansökan
Intresserad av rollen som Executive Assistant/Office Manager hos Natixis Corporate & Investment Banking i Stockholm? Se den ursprungliga jobbannonsen från arbetsgivaren eller aktuella annonssidor för fullständiga ansökningsinstruktioner och deadlines.
Sammanfattning
Natixis CIB söker en Executive Assistant/Office Manager till sin nyetablerade svenska filial. Uppdraget kombinerar kvalificerat ledningsstöd med office management, KPI-rapportering, event och compliance-koordinering. För erfarna EAs i Stockholm som vill arbeta nära högsta ledningen i en internationell bankmiljö erbjuder rollen stor bredd, ansvar och påverkan.
