Om tjänsten hos Cavotec
Cavotec rekryterar en Executive Assistant & Office Manager till Stockholms kommun. Enligt jobbannonsen söker bolaget en strukturerad, proaktiv och detaljorienterad person som kan ge exekutivt stöd till Group CEO och Corporate Management Team (CMT), samtidigt som personen ansvarar för kontorsdriften i Stockholm. Rollen är hybrid och kombinerar ledningsstöd, reselogistik, event och office management.
Cavotec är ett internationellt ingenjörsbolag med drygt 50 års innovationshistoria. Företaget utvecklar och levererar avancerade anslutnings- och elektrifieringslösningar som möjliggör avkarbonisering av hamnar och industrimiljöer globalt.
Rollens innehåll: Executive Assistant och Office Manager
Uppdraget spänner över tre huvudområden – exekutivt ledningsstöd, avancerad rese- och eventplanering samt kontorsansvar för Stockholm. Tjänsten kräver hög integritet, diskretion och förmåga att prioritera i en snabb och internationell miljö.
Exekutivt stöd
- Planera och driva dagliga, veckovisa och långsiktiga agendor för CEO och CMT.
- Säkerställa prioriteringsordning och effektiv tidsanvändning.
- Koordinera styrelsemöten, ledningsoffsites och strategisessioner.
- Följa upp deadlines, leverabler och nyckelmilstoplar.
- Upprätta och förvalta årsplanering för styrelse och exekutiv ledning.
- Agera länk mellan ledningen och interna/externa intressenter.
- Hantera konfidentiell information med hög professionalism och diskretion.
- Stötta marknadsavdelningen med profilkläder och mässaktiviteter.
Reseplanering och event
- Planera och boka inrikes/utrikesresor för CEO och Management Team (flyg, boende, visum, transfer, itinerarier).
- Skapa detaljerade reseagendor och beredskapsplaner.
- Administrera reseräkningar och utlägg enligt policy.
- Planera och genomföra företags- och personalaktiviteter tillsammans med HR och Marknad.
- Stödja ledningens medverkan på konferenser, paneler och externa framträdanden.
- Säkra genomförande med hög kvalitet i linje med varumärket.
- Budget, tidslinjer och resursplanering för event.
- Välja och förhandla med leverantörer samt koordinera logistik, inklusive transporter för deltagare.
Office Management i Stockholm
- Ansvara för daglig drift och trivsel i Stockholmskontoret.
- Hantera leverantörer, servicepartners och avtal.
- Koordinera lokaler, underhåll och utrustning.
- Stötta lokal onboarding av nya medarbetare (arbetsplats, utrustning, access).
- Planera och driva interna möten och teamaktiviteter.
- Ta emot gäster och kunder, besvara och vidarekoppla ärenden när det behövs.
Kvalifikationer enligt annonsen
- Kandidatexamen.
- Dokumenterad erfarenhet som Executive Assistant på högsta ledningsnivå i multinationell miljö.
- Gedigen erfarenhet av office management och företagsevent.
- Mycket god svenska och engelska (modersmål eller flytande).
- Flexibel, anpassningsbar och trygg i ett högt tempo.
- Hög integritet, diskretion och professionalism.
- Vana vid rese- och utläggsverktyg, t.ex. Rydoo och AMEX.
- Utmärkta administrativa och organisatoriska färdigheter.
Observera: kandidater som inte uppfyller kraven beaktas inte, enligt annonsen.
Vem passar för rollen?
Du som trivs nära affären och ledningen, gillar att bygga struktur i komplexa miljöer och får energi av att kombinera strategisk planering med operativ genomförandekraft. Rollen passar särskilt dig som redan arbetat som Executive Assistant/VD-assistent i en internationell kontext och vill ta ett breddat ansvar för kontor, reselogistik och koncernevent.
Varför denna roll är intressant för Executive Assistants
- Nära samarbete med Group CEO och Corporate Management Team – insyn och påverkan i ledningsarbetet.
- Global exponering och tvärfunktionellt samarbete över flera affärsområden.
- Hybridroll som kombinerar strategiskt ledningsstöd med praktiskt genomförande.
- Möjlighet att sätta arbetssätt, kalendrar, mötesforum och processer som effektiviserar organisationen.
Tips inför din ansökan
- Lägg fram konkreta exempel på hur du stöttat CEO/ledning med styrelsearbete, offsites och strategiprocesser.
- Beskriv hur du hanterat komplex internationell reseplanering, inklusive oförutsedda förändringar.
- Visa erfarenhet av eventbudgetar, leverantörsförhandlingar och varumärkesanpassad exekvering.
- Nämn verktygsvana (t.ex. Rydoo, AMEX) och hur du säkrat efterlevnad av policyer.
- Lyft din tvåspråkighet (svenska/engelska) och hur du arbetar med sekretess och integritet.
Så ansöker du
Enligt annonsen ska du bifoga ett uppdaterat CV på engelska. Följ ansökningsinstruktionerna i Cavotecs publicerade jobbannons. Har du rätt profil och driv, är detta ett starkt nästa steg för dig som Executive Assistant/Office Manager i Stockholm.
