Alleima rekryterar Executive Assistant & Office Coordinator till Stockholmskontoret
Alleima söker en erfaren Executive Assistant & Office Coordinator till Stockholm. Rollen blir ett nav i organisationen med dubbelt ledningsstöd – till EVP & Head of Human Resources samt EVP & Head of Strategy, M&A and Group IT – och ett övergripande kontorsansvar. För dig som arbetar närmast ledningen är detta en chans att kombinera operativ precision med strategiskt bidrag, samtidigt som du driver digitalisering och ständiga förbättringar i vardagens processer.
Om rollen
Som Executive Assistant & Office Coordinator ansvarar du för att skapa friktionsfria arbetsflöden och en välfungerande kontorsmiljö i Stockholm. Du arbetar nära ledningen i HR och strategi, stödjer prioriteringar och säkerställer att rätt underlag, struktur och kommunikation finns på plats. Rollen innefattar även utveckling av interna tjänster och rutiner med tydligt fokus på effektivisering och smarta arbetssätt.
Huvudsakliga ansvarsområden
- Proaktivt ledningsstöd: hantera administrativa och operativa uppgifter som frigör tid och fokus för cheferna.
- Helhetsansvar för kalendrar och kommunikation: koordinera möten, e‑post och prioriteringar för smidiga arbetsflöden.
- Bidra till strategiska initiativ: stöd i struktur, uppföljning och genomförande av organisations- och utvecklingsprojekt.
- Kontorsansvar i Stockholm: säkra en professionell, välkomnande och högpresterande arbetsplats.
- Driva digitalisering: identifiera, initiera och implementera smartare arbetssätt och förbättrade interna processer.
- Leverantörs- och intressenthantering: utveckla relationer och säkerställa sömlös daglig drift.
- Koordinera resor, offsites och workshops: planera, följa upp och leverera med hög kvalitet och pålitlighet.
Profil och kvalifikationer
- Gymnasieexamen; eftergymnasial/högskoleutbildning är meriterande.
- Dokumenterad erfarenhet som Executive Assistant och/eller Office Coordinator.
- Stark förmåga inom struktur, koordinering och detaljprecision.
- Intresse för digitala verktyg, system och kontinuerliga förbättringar.
- Proaktiv, serviceinriktad och ansvarsfull med hög integritet och gott omdöme.
- Van att arbeta självständigt och i nära samarbete med andra.
- Mycket god kommunikationsförmåga på svenska och engelska, i tal och skrift.
Det här erbjuder Alleima
- En kultur präglad av transparens, inkludering och hållbarhet.
- Goda möjligheter till lärande, utveckling och experimenterande.
- Konkurrenskraftig ersättning och förmånspaket.
- Ett tydligt framtidsfokus med teknikledarskap och säkerhet som första prioritet.
Placering, kontakt och facklig information
Placering: Stockholm
Kontakt – rekryteringsfrågor: Sara Kühner, Recruiter in Charge, +46 76 495 02 40
Fackliga kontakter:
- Akademikerföreningen: Maria Sundqvist, 070 651 73 81
- Ledarna: Kjell‑Åke Klockervold, 070 314 24 43
- Unionen: Mikael Larsson, 070 307 30 48
Executiveeffect analys: varför rollen är strategiskt intressant för EAs
- Dubbel rapportering (HR + strategi/M&A/IT) ger unikt helikopterperspektiv över både people och affär.
- Kombinationen av ledningsstöd och kontorsansvar maximerar din påverkan på produktivitet och kultur.
- Mandat att driva digitalisering öppnar för mätbara effektvinster (t.ex. automatiserade mötesflöden, reselogistik, onboarding-kit, dokumentstyrning).
- Nära samarbete med EVP-nivå stärker din affärsförståelse och synlighet i ledningsarbetet.
Så visar du matchning i ansökan
- Lyft konkreta exempel på hur du skapat tid för ledare (t.ex. kalenderoptimering, beslutsunderlag, mötespaketering).
- Beskriv digitala initiativ du lett: verktygsbyten, automatiseringar, mallbibliotek, dashboarding – och effekterna i tid/kvalitet.
- Visa erfarenhet av leverantörsstyrning och kontorsdrift med KPI:er (tillgänglighet, NKI/medarbetarupplevelse, kostnad per plats).
- Demonstrera integritet och sekretesshantering vid känsliga ärenden.
Ansökan och sista datum
Skicka in din ansökan senast 2026‑03‑08. Hänvisa till rollen “Executive Assistant & Office Coordinator, Stockholm” och inkludera exempel som visar hur du driver struktur, digitalisering och ledningsstöd med mätbar effekt.
Sökord: Executive Assistant, Office Coordinator, ledningsstöd, EA, kontorsansvar, Stockholm, HR, strategi, M&A, IT, digitalisering.
