Svenska Möten har tagit fram en guide hur du kan styra upp dina möten.
Före
1. Syfte och mål
- Tänk efter inte du kallar till mötet. Behövs det verkligen? Om svaret är ja, vad vill du uppnå med mötet?
Tips! Se till att alla möten du tackar jag till har ett syfte (varför träffas vi?) och mål (vad vill vi uppnå?) Är det tydligt varför du är kallad och vad du förväntas bidra med? Om inte, tacka nej!
2. Skicka kallelse och ange:
- Mötesrubrik och mötesmetod
- Syfte och mål
- Agenda med tidsangivelser
- Vad alla ska förbereda
- Kallade personer och möteslängd
- Bifoga relevanta dokument
Tips! Boka 45 min istället för 60 min. Kan du stryka var 4:e person och istället mejla protokollet?
Under
3. Mötesledaren
Ska vara påläst, förberedd och den som…
- Aktivt driver agendan framåt
- Säkerställer dialog
- Ser till att beslut fattas
- Formulerar nästa steg
Tips! Utdragna diskussioner? Fundera på varför och bordlägg frågan.
4. Mötesdisciplin
- Testa all teknisk utrustning innan mötet börjar
- Börja och sluta på utsatt tid
- Ha ingen onödig teknik igång
Tips! Ta regelbundna pauser för att kolla telefon och mejl, om deltagarna har svårt att lägga ifrån sig mobilen.
Efter
5. Protokoll
Sätt av 15 minuter direkt efter mötet och skriv protokollet som bör innehålla:
- Vad som beslutats
- Att göra (ansvarig och deadline)
- Nästa steg
Tips! Ett bra protokoll är max en A4 lång och skickas till alla berörda inom 24 timmar.
6. Mötesledaren utvärderar
Ta 5 minuter efter mötet och fråga dig själv:
- Gav mötet önskat resultat?
- Var rätt personer kallade till mötet?
- Var mötesmetoden effektiv?
Tips! Ta en runda runt bordet innan du avslutar mötet och be om återkoppling vad ni kan göra bättre nästa möte
7. Uppföljning
- Följ upp beslut, ”att göra” och ”nästa steg” enligt protokollet.
Tips! Inled nästa möte med att följa upp föregående protokoll.
Väl mött!
PS. Vill du få mer spännande tips från Svenska Möten läs här!
