Executive Assistant till Family Office i Sverige – detta vet vi
Ett svenskt Family Office söker nu en Executive Assistant (EA) med ambitionen att kombinera högsta professionalitet med ett livsstilsnära uppdrag. Enligt annonsen, publicerad på LinkedIn, betonas en miljö där “excellence meets lifestyle” och där din skicklighet möter det extraordinära. Rollen riktar sig till erfarna assistenter som vill arbeta nära ägare och ledning i en diskret, snabb och förtroendeburen miljö.
Nyckelbudskap i annonsen
Formuleringar som “Where excellence meets lifestyle” signalerar en bred EA-funktion med både affärsnära och personliga inslag. Det är vanligt i family offices att uppdraget spänner över klassiskt ledningsstöd, koordination kring investeringar eller filantropi, samt hög servicegrad i kalender- och reseupplägg – ofta med känsliga eller konfidentiella ärenden.
Typiska ansvarsområden för en Executive Assistant i ett Family Office
- Proaktivt ledningsstöd: kalender- och möteskoordinering, dokument- och beslutsunderlag, uppföljning av action points.
- Kommunikationsnav: gatekeeping, korrespondens och relationer med investeringspartners, rådgivare och andra nyckelintressenter.
- Rese- och eventlogistik: komplexa resor, bokningar, säkerhets- och sekretesshänsyn, privata och affärsmässiga arrangemang.
- Projekt- och processstöd: struktur för pågående initiativ, rapportering, enklare research och analys.
- Diskretion och compliance: hantering av konfidentiell information, sekretessavtal och ordning på avtal/dokumentation.
- Styrelse- och mötesadministration: agenda, protokoll, underlag och kontakt med externa rådgivare (juridik, finans, skatt).
Notera att exakta arbetsuppgifter, placering och omfattning framgår i originalannonsen.
Kompetenser och erfarenheter som ofta efterfrågas
- Flerårig erfarenhet som Executive Assistant/VD-assistent på C-nivå, gärna i finans-, entreprenörs- eller konsultmiljö.
- Mycket stark integritet, sekretessmedvetenhet och omdöme.
- Exceptionell förmåga att prioritera, planera och arbeta proaktivt.
- Hög kommunikativ förmåga på svenska och engelska, i tal och skrift.
- Goda kunskaper i moderna verktyg (t.ex. Microsoft 365, Google Workspace, rese- och utläggssystem).
- Serviceorienterad, lösningsfokuserad och bekväm med ett högt tempo och växlande uppgifter.
Vem trivs i rollen?
Du som är trygg i EA-yrket, gillar helhetsansvar och trivs i en diskret miljö där förtroende, snabbhet och precision är centralt. Balansen mellan affärsmässigt ledningsstöd och livsstilsnära uppgifter kräver flexibilitet, fingertoppskänsla och förmåga att skapa struktur där förutsättningar ändras snabbt.
Ansökan och process
Ansökan sker via originalannonsen på LinkedIn. Kontrollera alltid där för aktuella uppgifter om kravprofil, ansökningsdeadline, anställningsform och placering i Sverige. Säkerställ att ditt CV och personliga brev speglar integritet, diskretion, dokumenterad förmåga att hantera komplex kalender- och reseplanering samt erfarenhet av att stötta C-level/ägare.
Tips från Executiveeffect: så sticker du ut som Executive Assistant
- Sätt siffror på effekten: visa hur du förbättrat ledningsstöd, reducerat risker eller skapat tid för chefer.
- Visa sekretessvana: korta case (utan känsliga detaljer) där du skyddat information och löst känsliga situationer.
- Proaktivitet i praktiken: beskriv hur du förutser behov, skapar processer och förebygger problem.
- Tech-styrka: lista verktyg du behärskar och hur de effektiviserat arbetssätt (t.ex. automatisering av rapportflöden).
- Stakeholder management: exempel på hur du byggt förtroende med rådgivare, investerare eller styrelseledamöter.
Exempel på mätbara meriter att lyfta
- Samordnade två C-level-kalendrar och minskade möteskonflikter med 35 % genom förbättrad prioriteringsmodell.
- Införde ny resepolicy och förhandlade leverantörer, vilket sänkte resekostnader med 18 % år över år.
- Byggde styrelseportal och standardiserade mötesunderlag; minskade förberedelsetid med 25 %.
- Implementerade säker dokumenthantering enligt policy; noll incidenter under 24 månader.
Intervjufrågor att förbereda
- Hur prioriterar du när tre kritiska uppgifter krockar samtidigt?
- Ge ett exempel på när du hanterat en känslig situation med hög sekretess.
- Hur skapar du struktur i snabbföränderliga miljöer?
- Beskriv hur du arbetar proaktivt med en chefs kalender och kommunikation.
- Hur säkerställer du kvalitet och integritet i kontakter med externa rådgivare?
Vad är ett Family Office?
Ett family office förvaltar intressen för en förmögen familj eller ägare, ofta med fokus på investeringar, förmögenhetsförvaltning, filantropi och ibland livsstilsnära service. För en Executive Assistant innebär det ofta nära samarbete med ägare/VD, höga krav på sekretess och en vardag som kombinerar affärskritiska uppgifter med skräddarsytt stöd.
Sammanfattning
Det här är en möjlighet för erfarna Executive Assistants i Sverige som vill arbeta på högsta nivå inom ett family office. Rollen kräver dokumenterad proaktivitet, diskretion och förmåga att skapa mätbar effekt i ledningsstödet. Gå till originalannonsen på LinkedIn för fullständig information och ansökning.
Observera: Denna artikel är en redaktionell bevakning av en pågående rekrytering. Executiveeffect är inte involverad i urval eller rekryteringsprocess. För senaste uppdateringar hänvisas till den ursprungliga jobbannonsen.
