JobBusters AB söker Executive Assistant i Greater Stockholm – konsultuppdrag hos samhällsviktig energimyndighet
JobBusters AB rekryterar en erfaren Executive Assistant/chefsassistent till en av Sveriges mest betydelsefulla myndigheter inom energibranschen. Uppdraget är placerat i Sundbyberg (Greater Stockholm Metropolitan Area) och ger dig möjlighet att bidra direkt till Sveriges energiomställning och ett robust kraftöverföringssystem.
Om uppdraget
I rollen stöttar du avdelningen för ledningsprojekt med kvalificerad administration, koordinering och ledningsstöd. Du arbetar nära chefer och nyckelpersoner i en komplex, samhällsbärande verksamhet där god styrning, dokumentation och säkerhet är centralt.
Centrala ansvarsområden
- Dokumentation och diarieföring i Signe och W3D3
- Mötes-, konferens- och reseplanering
- Protokollföring och koordinering av sektions- och styrgruppsmöten
- Fakturahantering och beställningar via självserviceportal
- Utbildningssamordning och upplägg i SABA
- Onboarding, offboarding och ändringsadministration för sektioner och chefer
- Administrativt stöd i projekt samt vid arbetsmiljö- och säkerhetsdelegeringar
- Redaktörskap för intranät samt framtagning av distributionslistor
- Hantering av säkerhetsklassning (SUA/SSB)
Kravprofil
- Eftergymnasial utbildning inom ekonomi, HR eller administration alternativt motsvarande erfarenhet
- Minst 8 års erfarenhet som chefsassistent/executive assistant med kvalificerad koordinering
- Minst 5 års erfarenhet av MS Office: Excel, Word, PowerPoint och Outlook
- Minst 5 års vana av att dokumentera/protokollföra styrgruppsmöten eller liknande beslutsforum
- Minst 5 års erfarenhet av kommunikation med interna och externa intressenter (projektledare, beställare, sakägare)
Anställningsvillkor och omfattning
- Omfattning: 80–100%
- Form: Tidsbegränsad anställning som konsult via JobBusters
- Arbetsmodell: Hybrid – 3 dagar/vecka på kontoret i Sundbyberg
- Lön: Enligt överenskommelse
- Start: 2026-01-06
- Slut: 2028-01-30 (möjlighet till förlängning)
- Förmåner: Kollektivavtal, tjänstepension, friskvårdsbidrag, Benifex m.m.
- Säkerhet: Säkerhetsprövning och registerkontroll krävs
Vem passar för rollen?
Du som trivs i en strukturerad, reglerad miljö med högt tempo och många intressenter. Du är proaktiv, detaljorienterad och van att agera nav i komplexa projektportföljer. Erfarenhet från offentlig sektor, energibransch eller andra säkerhetsklassade verksamheter är meriterande.
Varför detta är ett attraktivt steg för Executive Assistants
- Påverkan: Direkt bidrag till energiomställningen och Sveriges kritiska infrastruktur
- Ledningsstöd på riktigt: Nära beslutande forum med fokus på governance, risk och compliance
- Kompetensbredd: Från diarieföring och protokoll till intranät, utbildning och arbetsmiljö
- Karriärlyft: Långt uppdrag i Storstockholm med hybridupplägg och omfattande nätverk
Så maxar du din ansökan (tips från redaktionen)
- Tydliggör protokollvana: Beskriv forumens nivå (t.ex. styrgrupp/ledning), beslutstyper och ledtider från möte till justerat protokoll.
- Visa din informationsstyrning: Exemplifiera diarieföring, dokumentklasser och sekretesshantering. Har du arbetat i W3D3/Signe eller likvärdiga system – specificera.
- Kvantifiera koordinering: Antal möten/vecka, antal deltagare, internationella intressenter, rese- och konferenslogistik.
- Lyft säkerhetsförståelse: Beskriv erfarenhet av säkerhetsklassning, bakgrundskontroller eller arbete i skyddsvärda miljöer.
- Utbildning & intranät: Nämn SABA eller andra LMS, samt exempel på intranätredaktion (målgrupper, läsbarhet, KPI:er).
- Stakeholder-kommunikation: Ge exempel på hur du samordnat projektledare/beställare och löst prioriteringskonflikter.
- Anpassa CV: Spegla de obligatoriska kraven tidigt i dokumentet och i din profiltext.
Ansökan
Urval sker löpande. Säkerställ att din ansökan tydligt visar hur du uppfyller samtliga krav. Tjänsten är ett konsultuppdrag via JobBusters med placering i Sundbyberg, Greater Stockholm.
Nyckelord: Executive Assistant Stockholm, chefsassistent, administratör, energibranschen, diarieföring W3D3/Signe, SABA, styrgruppsprotokoll, säkerhetsklassning SUA/SSB, hybridjobb Sundbyberg.
