DHL Freight söker Office Management Coordinator i Solna – en nyckelroll för service, kontorsdrift och ledningsstöd
DHL Freight förstärker sitt huvudkontor i Solna med en Office Management Coordinator. Uppdraget är ett heltidsvikariat/konsultuppdrag via Bravura i 12 månader med start i slutet av februari 2026. Rollen passar dig som drivs av att leverera förstklassig service, hålla kontorsdriften i toppskick och vara en central kontaktpunkt för såväl kollegor som externa leverantörer.
Om uppdraget
Du anställs av Bravura och arbetar som konsult på DHL Freights huvudkontor i Solna. Arbetstiderna är dagtid, cirka 8:00–17:00. Uppdraget fungerar som en ömsesidig testperiod med trygghet motsvarande en anställning och ger värdefull erfarenhet hos en global marknadsledare i logistik.
Arbetsuppgifter: kontorsservice, reception och avtal i fokus
- Övergripande ansvar för service och drift av kontoret i Solna
- Reception och gästbemötande med hög professionalism
- Daglig ordning i konferensrum och kontorsytor
- Avtalshantering och utvärdering av leverantörer
- Fakturahantering och administration kopplad till kontorsdrift
- Kontaktperson internt samt mot externa parter (t.ex. parkeringsbolag)
- Större centrala inköp till huvudkontoret
- Planering och koordinering av events samt samarbete med externa eventleverantörer
- Beställning och iordningställande av mat och dryck inför större möten och konferenser
Kvalifikationer och personliga egenskaper
- Avslutad gymnasial utbildning
- Minst 1 års erfarenhet från service, gärna som receptionist eller inom kontorsservice
- Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, tal och skrift
- God datavana och trygghet i Officepaketet
- Meriterande: erfarenhet av eventkoordinering
Som person är du positiv, flexibel och professionell. Du trivs i en händelserik miljö, arbetar lösningsorienterat och proaktivt, är prestigelös och strukturerad samt tar initiativ och ligger ett steg före. Du har ett genuint servicefokus och samarbetar lätt med både kollegor och externa kontakter.
Varför rollen är intressant för Executive Assistants och ledningsassistenter
- Strategisk kontorsdrift: möjligheten att påverka serviceupplevelsen för hela huvudkontoret och skapa effektiva arbetssätt.
- Stakeholder management: nav mellan ledning, medarbetare och leverantörer – perfekt för dig som gillar koordinering och relationsbyggande.
- Event- och mötesexcellens: från planering till genomförande av möten och events som stärker affär och kultur.
- Avtal och inköp: chans att utveckla din kommersiella förståelse och kostnadskontroll genom avtal och leverantörsstyrning.
- Mätbar utveckling: sätt egna KPI:er (t.ex. intern NPS, SLA för serviceärenden, kostnadsoptimering per arbetsplats) för att visa värde i ledningsarbetet.
Om DHL
DHL är marknadsledande inom logistik och erbjuder tjänster inom internationell express-, flyg- och sjöfrakt, väg- och tågtransport, kontraktslogistik och internationella brevtjänster. Koncernen Deutsche Post DHL verkar i 220 länder med cirka 570 000 medarbetare. I Sverige har DHL omkring 4 000 medarbetare och 65 kontor, terminaler och stationer. Bolaget arbetar aktivt med hållbarhet, krishantering och utbildningsinsatser.
Plats, start och omfattning
- Plats: Solna, Stockholm
- Start: Slutet av februari 2026
- Omfattning: Heltid, 12 månader (vikariat/konsultuppdrag)
- Anställning: Konsult via Bravura
- Lön: Enligt överenskommelse
Tips till din ansökan
- Visa exempel på hur du har förbättrat kontorsservice, reception eller mötesflöden – gärna med resultat och KPI:er.
- Beskriv erfarenhet av avtalshantering, inköp eller leverantörsdialoger.
- Lyft case från eventkoordinering och hur du skapat smidiga processer för mat, logistik och teknik.
- Betona proaktivitet, detaljprecision och förmågan att prioritera i en dynamisk miljö.
- Nämn systemvana (Officepaketet) och språkkompetens på svenska och engelska.
Rekryteringen hanteras av Bravura. Sök tjänsten via deras annons och följ eventuella instruktioner om urvalsprocessen.
Sökord för dig som letar liknande roller
Office Management Coordinator, Office Manager, kontorsansvarig, reception, kontorsservice, kontorsdrift, eventkoordinator, leverantörsavtal, inköp, administration, Executive Assistant, ledningsassistent, Solna, Stockholm, DHL Freight.
