Chefsadministratör till Finspångs kommun – strategiskt administrativt stöd nära kommunledningen
Finspångs kommun rekryterar en chefsadministratör som blir ett administrativt nav nära kommunledningen. Rollen kombinerar kvalificerat ledningsstöd, ärendehantering och mötesadministration med ekonomiadministration inom offentlig sektor. För dig som är Executive Assistant, VD-assistent eller arbetar i ledningsstöd är detta ett tillfälle att ta en nyckelroll i en politiskt styrd verksamhet med tydligt uppdrag och hög påverkan.
Det här innebär rollen
Som chefsadministratör ger du kvalificerat stöd till både politisk ledning och tjänstepersonsledning. Du blir central i att skapa ordning, tempo och kvalitet i beslut och processer.
- Hantering och kontering av leverantörsfakturor samt skapande av kundfakturor
- Bokning av lokaler och samordning av möten
- Operativa inköp och beställningar
- Upprättande av anställningsavtal
- Planering och genomförande av sammanträden: kallelser, utskick av handlingar och protokollföring
- Utveckling av administrativa rutiner samt ärende- och beslutsprocesser ur ett helhetsperspektiv
Vem söker Finspångs kommun?
Du har minst ett års erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete i en nyckelroll, gärna i offentlig sektor.
- Dokumenterad vana av att ta fram kallelser och skriva protokoll
- Erfarenhet av ärendehanteringssystem
- Goda kunskaper i kund- och leverantörsflöden samt insikt i kommunal redovisning
- Meriterande: erfarenhet från politiskt styrd organisation, exempelvis kommun, som sekreterare/administratör
Personliga egenskaper som gör dig framgångsrik
- Serviceinriktad, trygg och kommunikativ i mötet med både förtroendevalda och kollegor
- Strukturerad och noggrann med förmåga att prioritera i perioder med högt tempo
- Initiativtagande, självgående och lösningsorienterad
- Kvalitetsmedveten och van att ha ordning och reda i dokumentation, ärenden och protokoll
Arbetsplats och förmåner
Finspång är en levande industriort med starkt näringsliv, kulturutbud och närhet till större städer. Kommunen bedriver ett tydligt utvecklingsarbete där FNs globala mål är integrerade i styrningen – med ambitionen att bidra till en hållbar framtid. Som medarbetare får du:
- En varierad vardag där ditt administrativa stöd gör verklig skillnad
- Förmånsportal via Benifex (Fördel Finspång), inklusive bland annat friskvårdsbidrag
- En arbetsplats som främjar öppenhet, samarbete och mångfald – samt rökfri arbetstid
Varför den här rollen är extra intressant för Executive Assistants
- Nära ledningsstöd: arbeta i gränslandet mellan politisk ledning och tjänstepersonsledning
- Styrning och formalia: mötesstruktur, kallelser, handlingar och protokoll enligt offentlig förvaltning
- Ekonomiadministration: kontering, kund- och leverantörsfakturor samt kommunal redovisning
- Process- och kvalitetsutveckling: förbättra ärende- och beslutsprocesser i hela organisationen
- Koordination med påverkan: samordna många intressenter och säkerställ framdrift i ärenden
Så fungerar ansökan och urval i offentlig sektor
- Ansökan diarieförs och blir allmän handling vid mottagande
- Sökande med skyddade personuppgifter ska kontakta annonsens kontaktperson för säker ansökningsprocess (ansök inte digitalt)
- Giltig identitetshandling ska visas före anställning
- Registerutdrag kan ingå för vissa verksamheter och ledande befattningar
- Kommunen har valt rekryteringskanaler och undanber kontakt från mediesäljare/rekryteringssajter
Executiveeffects tips inför din ansökan
- Tydliggör erfarenhet av ärendehanteringssystem, möteskallelser och formella protokoll
- Beskriv konkreta exempel där du förbättrat administrativa rutiner eller beslutsprocesser
- Visa din förståelse för offentlig förvaltning: diarieföring, offentlighetsprincipen och mötesformalia
- Lyft din kompetens inom leverantörs- och kundreskontra, kontering och kommunal redovisning
- Demonstrera förmåga att arbeta strukturerat i högt tempo med hög kvalitet och god kommunikation
Nästa steg
Läs hela annonsen och ansök via Finspångs kommuns rekryteringssystem. Denna artikel sammanfattar arbetsgivarens information och syftar till att hjälpa yrkesverksamma inom ledningsstöd, Executive Assistants och administratörer att bedöma matchning mot rollen som chefsadministratör i Finspång.
