Vad är skillnaden mellan eventsystem och eventplattformar?
Ett eventsystem kan hjälpa dig med allt från eventkommunikation och deltagarhantering till betalningslösningar för såväl digitala som fysiska evenemang. Med ett eventsystem kan du samla allt som har med ditt event att göra på ett och samma ställe, till exempel biljetter och uppföljning efter genomfört event. Vissa eventsystem erbjuder även möjligheten att distribuera digitala sändningar.
En eventplattform är plattformen från vilken du sänder dina virtuella event. De har besökarens upplevelse i fokus och innehåller ofta olika funktioner som möjliggör interaktion mellan deltagare. Ett eventsystem kan användas som ett stöd i samband med virtuella evenemang för till exempel deltagarhantering.
Hur vill du att ditt event ska uppfattas av dina deltagare? Det är en fråga som både Mats och Mats tycker är en bra utgångspunkt när du står inför att välja eventsystem. Likaså att bestämma vad syftet är med ditt event och hur du önskar kommunicera med dina deltagare.
– Jag förvånas av att väldigt påkostade event, när det kommer till innehåll, ofta kommunicerar med sina deltagare på ett sätt verkligen kan förbättras, säger Mats Nyberg på Trippus. Till exempel genom pdf:er i olika mejl och förtryckta drinkbiljetter. Om du digitaliserar ditt event genom att samla allt i en app, inklusive kommunikationen med deltagarna, blir helhetsupplevelsen så mycket bättre.
Deltagarhantering – vilken information behöver du?
Att i ett tidigt skede få in den information du behöver om dina deltagare påverkar och underlättar eventplaneringen. Därför menar Mats Nyberg att det är viktigt att välja ett eventsystem som låter dig samla in det som du kan ha nytta av – allt från matpreferenser och telefonnummer för sms-kommunikation till bokning av olika seminarier.
– För både din egen och dina deltagares skull rekommenderar jag att du väljer ett eventsystem som erbjuder en webbbaserad mötesapp. Då finns allt samlat på ett och samma ställe. Dessutom är det enkelt att kommunicera via appen och möjligt att uppdatera all information i realtid, säger Mats Nyberg.
Digitala och hybrida event – fullgod motsvarighet till fysiskt möte
Om ditt event är digitalt eller hybrid, hur ska du tänka då vid val av plattform? Mats Mileblad på vVenues tycker att du ska söka efter en lösning som låter upplevelsen vara en fullgod motsvarighet till ett fysiskt möte. Det vill säga att varumärkesupplevelsen ska stå i fokus, nätverkandet ska fungera lika bra som vid ett fysiskt arrangemang och partners ska kunna kopplas samman på ett naturligt sätt så att affärsnytta uppstår.
Det är behoven som ska styra formatet, anser Mats Mileblad. Vissa evenemang passar fortfarande bäst fysiskt, medan andra går till och med bättre som helt digitala, exempelvis utifrån en hållbarhets- och tillgänglighetsperspektiv.
– vVenues är ett bolag som skapades under pandemin, där vi snabbt blev tvungna att ersätta hundratals fysiska events med digitala. Efter att ha sökt av den globala marknaden utan att hitta något som motsvarade våra egna krav, valde vi att bygga en plattform på egen hand, säger Mats Mileblad.
“En bra plattform levererar för både den fysiska och digitala publiken”
– Idag finns det inget behov att kompromissa, en bra plattform levererar för både den fysiska och digitala publiken, säger Mats Milebald. Allra viktigast är naturligtvis att välja en plattform som är tillräckligt dynamisk för att ert varumärke ska stå i fokus. Kom ihåg att målgruppen har blivit långt mer kräsen och att en halvbra livesändning via en enkel webblösning inte kommer trollbinda publiken under flera timmar.
Mats Nyberg på Trippus instämmer kring att deltagarna idag förväntar sig såväl en proffsig som digital upplevelse. Liksom de flesta idag har större delen av sitt liv i mobilen, kan man förvänta sig att även event följer samma spår.
– Återigen, fråga er vad ni vill ha ut av ert eventsystem och hur ni vill uppfattas av era deltagare – och ta gärna hjälp! Det är mina bästa tips till alla eventarrangörer, avslutar Mats Nyberg.
Av: Camilla Martinez Mares
Unik guide framtagen av Eventeffect med översikt av aktörerna på den Svenska marknaden och systemens funktioner
Ta del av Eventeffects stora guide: Eventsystem 2022
