Boka en konferenslokal kan väl vem som helst göra? tänker du kanske. Jo, så klart. Och ibland är det just så enkelt. I alla fall för mindre möten och de som vi internt i branschen kallar ”Kalukamöten” (kaffe-lunch-kaffe). De kan man enkelt boka själv, till och med online dygnet runt. Men större möten och konferenser kräver något annat. Det kräver att du har koll på hundratals detaljer och det kräver kunskap och tid. Massor av tid.
Att ”bara” boka en lokal för företagets årliga konferens, är faktiskt inte så lätt som det låter. Du ska inte bara veta datum, tid, syfte, budget, ha koll på olika typer av sittningar, agenda och vilka aktiviteter som stärker budskapet som du vill förmedla. Du ska också skicka inbjudningar, hålla koll på avbokningsregler och datum, deltagarlistor, teknisk utrustning, allergier, talare och vem som lämnat återbud. Du kanske även har ansvar för att planera innehållet, reka lokalen och anläggningen, välja rätt mötesmodell och leda en workshop. Du fattar. Det är alltså väldigt mycket mer än man kan tro att hålla reda på inför möten som överstiger 20 deltagare. Inte minst tar det mycket längre tid än man kan tro.
– Tidigare fanns det vd-assistenter eller sekreterare som var proffsiga på projektledning av den här typen och som kunde mötesanläggningarna utan och innan. Idag finns det sällan dedikerade personer som sköter events- och möten på ett företag, utan uppgiften delegeras ofta till någon som aldrig bokat ett möte förut. Och än mindre har någon erfarenhet av att projektleda ett. Tyvärr blir resultatet ofta därefter, säger Bibi Rydbacken, marknadschef på Svenska Möten.
Därför väljer många företag att outsourca mötesbokningen till en Mötespartner. Varför?
- Genom att upphandla eller skriva avtal med en Mötespartner får personen som får i uppgift att boka företagets möten och konferenser mycket hjälp, stöd och guidning genom hela processen.
- En Mötespartner kan sina anläggningar och kan opartiskt matcha rätt företag med rätt anläggning beroende på syftet. Bokaren får några alternativ och jämförbara offerter att välja bland och sparar därmed dyrbar arbetstid på att göra research och sammanställa offertförfrågningar från flera olika anläggningar. Platsen gör skillnad!
- Förutom snabb hjälp och stöd till bokarna, får företag som tar hjälp av en Mötespartner dessutom överblick och kontroll över organisationens alla möten och hur stora resurser som läggs på möten och konferenser.
- Genom en Mötespartner kan du, förutom möteslokaler, också boka aktiviteter, talare, moderatorer, artister, transporter eller mer avancerad projektledning och deltagarhantering. Enklare möten kan du snabbt själv boka online med en smidig bokningsmodul på det egna intranätet.
- En Mötespartner kan samla alla fakturor från de olika parterna, ex. anläggningen, artisten, bussbolaget och talarförmedlingen. När alla fakturor kommer från en och samma leverantör kommer ekonomiavdelningen att tacka dig. Och för dig blir det superenkelt att kontrollera totalkostnaden för alla möten!
- En Mötespartner kan också hjälpa dig att ta ett grepp om ditt företags möteskultur. För företag som arbetar aktivt med denna fråga, innebär det en massiv besparing i form av effektivare arbetstid och nöjdare medarbetare.
- Att använda en Mötespartner är kostnadsfritt för dig som kund. Det är istället anläggningen som betalar en provision till bokningsbolaget. Säkerställ att bokningsbolaget inte tar ”mutor” i form av att acceptera erbjudanden om högre provisioner för att rekommendera vissa anläggningar, som kanske inte alls är den bästa för dina syften. Kräv transparens!
Det finns alltså allt att vinna på att samarbeta med en Mötespartner – och ingenting att förlora! Genom att kanalisera dina mötesbokningar till en partner får du full kontroll över ditt företags möten, samtidigt som du sparar tid och pengar. Så eftersom en Mötespartner bevisligen tillför ett stort värde, bör frågan snarare vara: Varför har inte ALLA en Mötespartner?
Källa: Svenska Möten
