Chefsassistent till ME Övre buk, Karolinska Huddinge – en nyckelroll i vårdadministration nära ledningen
Region Stockholm söker en chefsassistent med bakgrund som medicinsk sekreterare till Verksamhetsområde Vårdadministration, med placering inom Medicinsk enhet (ME) Övre buk på Karolinska Universitetssjukhuset i Huddinge. Rollen är ett centralt ledningsstöd med brett administrativt ansvar i en högspecialiserad vårdmiljö.
Om arbetsgivaren och verksamheten
VO Vårdadministration samlar Karolinskas vårdadministrativa kompetens under Stab Produktion och omfattar cirka 600 medicinska sekreterare, administratörer och chefsassistenter. Uppdraget är att säkerställa en effektiv och kvalitetssäkrad administration över hela sjukhuset, samtidigt som processer och rutiner utvecklas löpande.
ME Övre buk är ett regionalt – och inom flera områden nationellt – centrum för utredning, vård och behandling av cancer och högspecialiserade benigna sjukdomar i matstrupe, magsäck, lever och pankreas. Enheten inkluderar även gastroenterologisk endoskopi som bedriver avancerad diagnostik, intervention och akut endoskopi för hela Karolinska.
Roll och huvudsakliga arbetsuppgifter
Som chefsassistent blir du en del av gruppen som stöttar sektionscheferna och säkrar struktur, tempo och kvalitet i den dagliga styrningen. Uppgifterna är varierade och innefattar:
- Mötesplanering, agenda, kallelser samt protokoll- och minnesanteckningar
- Planeringsdagar och intern samordning av aktiviteter
- Resebokningar och reserelaterad administration
- Inköp i inköpssystem, offertförfrågningar och enklare uppföljning
- Behörighetsadministration i relevanta system
- Onboarding av nyanställda och auskulterande läkare
- Planering kopplad till fellowship
- Dokumenthantering och styrning i Centuri
- Uppdatering av information på intern och extern webb (webbredaktörsarbete)
Kvalifikationer och meriter
- Krav: Utbildad medicinsk sekreterare
- Krav: Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, i tal och skrift
- Meriterande: Erfarenhet som chefsassistent inom hälso- och sjukvård
Personliga egenskaper som efterfrågas
- Driv och ansvarstagande med förmåga att självständigt driva processer
- Samarbetsinriktad, lyhörd och prestigelös – rycker in där det behövs
- Serviceinriktad med lugnt, uppmärksamt och lösningsorienterat bemötande
- Helhetsperspektiv och verksamhetsförståelse i beslut och prioriteringar
- Affärsmässighet med fokus på kostnader, intäkter och effektivitet
- Strukturerad, processorienterad och god planeringsförmåga
Förmåner och arbetsvillkor
- Stark laganda, hjälpsam kultur och arbetsglädje
- Nätverk och kollegiala träffar inom verksamhetsområdet
- Varierande arbetsuppgifter och utvecklingsmöjligheter
- Flextid
- Generöst friskvårdsbidrag och kostnadsfritt gym
- Möjlighet till distansarbete
- Karolinskas övriga generella förmåner
Ansökan och urval
Urval och intervjuer kan ske löpande. Ansökan ska innehålla CV och svar på urvalsfrågor inklusive en kort motivering till varför du passar för rollen. Svaren ersätter personligt brev. För befattningar med vård av barn och unga görs kontroll mot misstanke- och belastningsregistret. Provanställning kan förekomma. Endast ansökningar via systemet hanteras; kandidater med skyddade personuppgifter ombeds kontakta angiven kontaktperson för hantering utanför systemet. Region Stockholm arbetar aktivt för jämställdhet och jämlikhet och välkomnar sökande med olika bakgrund.
Varför rollen är intressant för executive assistants
- Ledningsnära roll i en högspecialiserad vårdmiljö med stor påverkan på flöden och processer
- Brett uppdrag: från mötes- och reseadministration till dokumentstyrning, webbpublicering och behörighetskontroll
- Tydlig möjlighet att driva förbättringar i vårdadministrativa rutiner och arbetssätt
- Regelbunden samverkan med chefer och vårdens nyckelroller – utmärkt för stakeholder management
- Exponering mot inköp och kostnadsmedvetenhet som stärker den affärsmässiga verktygslådan
Tips inför din ansökan
- Ge konkreta exempel på protokollföring, mötesledning och koordination av planeringsdagar
- Beskriv erfarenhet av systembehörigheter, dokumentstyrning (t.ex. Centuri) och webbpublicering
- Nämn vana av inköpssystem, offertarbete och resebokningar enligt policy
- Lyft hur du skapar struktur i komplexa miljöer och hur du prioriterar under tidspress
- Visa på skriftlig och muntlig kommunikativ styrka på både svenska och engelska
Plats och organisatorisk hemvist
Tjänsten är placerad i Huddinge inom Region Stockholm, på Karolinska Universitetssjukhuset. Du ingår i VO Vårdadministration och arbetar ledningsnära inom ME Övre buk, inklusive samverkan med gastrointestinal endoskopi.
Nyckelord för dig som söker
Chefsassistent, medicinsk sekreterare, vårdadministration, Karolinska Universitetssjukhuset, Region Stockholm, Huddinge, ME Övre buk, gastrointestinal endoskopi, mötesplanering, protokollföring, resebokning, inköp, offert, behörighetsadministration, onboarding, fellowship, Centuri, webbredaktör, ledningsstöd, processutveckling, flextid, friskvårdsbidrag, distansarbete.
