Chalmers rekryterar administrativ koordinator till nya institutionen för miljö- och energivetenskaper (ENV)
Chalmers tekniska högskola i Göteborg utlyser en central roll för dig som vill kombinera kvalificerat ledningsstöd med registratur och processutveckling. Som administrativ koordinator på den nybildade Institutionen för miljö- och energivetenskaper (ENV) blir du navet i arbetet med mötesstyrning, beslutsunderlag, diarieföring och förbättring av administrativa rutiner – med tydligt mandat att driva digitalisering och införa AI-baserade arbetssätt.
Det här gör du i rollen
- Planerar och samordnar möten för institutionsledningsgruppen och institutionsrådet.
- Koordinerar underlag, protokollför och följer upp beslut och åtgärder.
- Ger administrativt stöd i prefektens beslutsfattande och signering, inklusive framtagande av beslutsunderlag.
- Samordnar institutionens remisshantering.
- Är huvudregistrator med ansvar för diarieföring, arkivering och dokumenthantering i nära samverkan med Chalmers centrala registratur.
- Planerar och samordnar institutionsövergripande arrangemang; bidrar vid behov i frågor som rör IT, inköp, lokaler och service.
- Utvecklar, dokumenterar, inför och följer upp gemensamma administrativa rutiner och arbetssätt.
- Driver förbättringsarbete tillsammans med administrativ chef och kollegor – med fokus på digitalisering och AI-stöd i administrativa processer.
Kvalifikationer
Obligatoriska krav:
- Relevant eftergymnasial utbildning eller motsvarande arbetslivserfarenhet.
- Flerårig erfarenhet av kvalificerat administrativt ledningsstöd.
- Dokumenterad förmåga att utveckla och förbättra administrativa processer.
- Mycket god förmåga att skriva tydliga, välstrukturerade texter.
- Mycket god svenska och engelska i tal och skrift.
- God digital kompetens samt förmåga att planera och följa upp flera parallella ärenden noggrant och strukturerat.
Meriterande:
- Erfarenhet från universitet/högskola eller annan komplex organisation.
- Mötesberedning, protokollföring, beslutsunderlag och remisshantering.
- Planering och samordning av större möten, konferenser och evenemang.
- Registratur, diarieföring, arkivering och kvalificerad dokument-/informationshantering.
- Erfarenhet av digitalisering och införande/användning av AI-lösningar i administration.
Personliga egenskaper
- Självständig, strukturerad och kvalitetsmedveten.
- Hög integritet i hantering av information och god förmåga att prioritera.
- Service- och samarbetsorienterad med gott omdöme och lösningsfokus.
- Initiativrik i att identifiera förbättringar och omsätta idéer i praktiken.
- Relationsbyggare som trivs med många kontaktytor.
Varför Chalmers? Förmåner och arbetsmiljö
Chalmers värdeord – öppenhet, respekt, delaktighet, mångfald och kvalitet – präglar arbetsmiljön. Du erbjuds:
- Flexmöjlighet och distansarbete utifrån verksamhetens behov.
- Upp till sju veckors semester per år.
- Kollektivavtal med föräldralön, sjukpenningtillägg, löneväxling, pension, flextid m.m.
- Friskvårdsbidrag och en friskvårdstimme per vecka på betald arbetstid.
Anställningsform och start
- Tillsvidareanställning, heltid.
- Önskat tillträde i januari eller enligt överenskommelse.
- Provanställning kan tillämpas.
Så ansöker du
Sista ansökningsdag är 8 november. Urval sker löpande. Bifoga dina handlingar som PDF och märk dem med namn:
- CV
- Personligt brev (1–2 sidor)
- Övrigt (valfritt: intyg, betyg m.m.)
Bakgrundskontroll kan ingå i processen. Frågor besvaras av:
- Camilla Kolm, administrativ chef – [email protected]
- Madelene Olsson, HR-partner – [email protected]
Varför är rollen intressant för executive assistants och ledningsassistenter?
- Strategiskt ledningsstöd: Nära prefekt och institutionsledning med tydligt mandat i mötesstyrning och uppföljning.
- Kärnkompetenser i fokus: Protokoll, diarieföring, beslutsunderlag, remisser och evenemangssamordning.
- Påverkan på arbetssätt: Möjlighet att bygga processer från grunden i en etableringsfas.
- Digital acceleration: Driv digitalisering och implementera AI i administrativa flöden – meriterande för framtida karriärsteg.
- Akademisk kontext med samhällsrelevans: Stöd nära forskning och utbildning för en hållbar framtid.
Om institutionen för miljö- och energivetenskaper (ENV)
ENV bedriver tvärvetenskaplig forskning och utbildning inom miljö och energi med nära samverkan med samhälle, industri och akademi – nationellt och internationellt. Institutionen bygger upp ett modernt verksamhetsstöd bestående av administratörer, ekonomer, ett centrum (SLC) och administrativ chef, där gemensamma arbetssätt nu utvecklas och förankras.
Nyckelord (SEO)
Administrativ koordinator, ledningsstöd, registratur, diarieföring, protokollföring, remisshantering, möteskoordination, processutveckling, digitalisering, AI i administration, Chalmers, Göteborg, institutionen för miljö- och energivetenskaper, högskola, executive assistant, ledningsassistent.
