Chefssekreterare till Uppsala kyrkogårdar – nyckelroll nära ledningen i samhällsviktig verksamhet
Svenska kyrkan Uppsala rekryterar en chefssekreterare till Uppsala kyrkogårdar. Tjänsten placerar dig mitt i ledningsstödet för en komplex och samhällsbärande organisation, med ansvar för diarieföring, ärendehantering, mötesprocesser och löpande administration. För dig som är Executive Assistant eller erfaren ledningsassistent med vana från offentlighet och sekretess är detta ett uppdrag där din struktur, din integritet och din förmåga att göra rätt sak i rätt tid verkligen kommer till sin rätt.
Om arbetsplatsen: Uppsala kyrkogårdar och kyrkogårdsförvaltningen
Under samlingsnamnet Uppsala kyrkogårdar förvaltas både begravningsverksamheten och skötseln av kyrkogårdarna i Uppsala pastorat – Helga Trefaldighet, Gamla Uppsala, Gottsunda, Vaksala och Uppsala domkyrkoförsamling. Uppdraget omfattar bland annat Gamla kyrkogården, Berthåga, Vaksala, Gamla Uppsala samt Hammarby och Ulleråker.
Utöver drift och skötsel ansvarar förvaltningen även för krematoriet på Berthåga och den lagstyrda begravningsadministrationen, där man på statens uppdrag utövar myndighetsansvar. Verksamheten växlar säsongsvis mellan cirka 50 och 120 medarbetare och leds av fem chefer. Hållbar förvaltning, kostnadseffektivitet och hänsyn till miljö, biologisk mångfald och kulturarv är vägledande.
Uppdraget: centralt administrativt stöd till kyrkogårdschef och gruppchefer
I rollen som chefssekreterare blir du navet i den administrativa processen. Du stödjer främst kyrkogårdschefen och gruppchefer, men bistår även övriga funktioner när det behövs. Tjänsten ger stort utrymme att utveckla arbetssätt, kvalitetssäkra dokumentation och säkerställa att möten och beslutsunderlag håller hög standard.
- Diarieföring och ärendehantering, inklusive korrekt registrering och spårbarhet enligt gällande rutiner och regelverk
- Protokollföring, beredning av möteshandlingar och uppföljning av beslut
- Mötes- och kalenderkoordinering i en dynamisk verksamhet med flera chefer och många intressenter
- Utredning av enklare frågor inom begravningslagen och angränsande regelverk samt framtagning av beslutsunderlag
- Service i expeditionen och professionella kontakter med allmänhet, anhöriga och samarbetspartners
- Operativt ”göraläge” i vardagen – från finlir i dokument till praktiska förberedelser som får möten och flöden att fungera
Kravprofil: erfaren administratör med systemvana och språksäkerhet
- Mycket goda kunskaper i diarieföring och ärendehantering i Public360, gärna från offentlig verksamhet
- Eftergymnasial utbildning inom administration, offentlig förvaltning eller juridik – eller motsvarande erfarenhet
- Flera års erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete nära chefer/ledning
- Utmärkt svenska i tal och skrift, med förmåga att skriva tydligt, korrekt och mottagaranpassat
Meriterande erfarenheter
- Bakgrund inom begravningsadministration
- Juridisk utbildning eller dokumenterad vana att tolka och tillämpa lagar och riktlinjer
- Kännedom om Svenska kyrkans organisation och arbetssätt
Personliga egenskaper som väger tungt
Du är strukturerad, noggrann och initiativtagande, trivs i ett högt tempo och växlar obehindrat mellan strategisk ordning och praktisk genomförandekraft. Du är diskret, serviceinriktad och visar gott omdöme i alla kontakter. Lika bekväm med att reda ut en juridisk detalj som att skapa bästa förutsättningarna för ett effektivt möte. Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.
Varför rollen är intressant för Executive Assistants
- Myndighetsnära administration: Här kombineras klassiskt ledningsstöd med offentlig rätt och formalia – perfekt för dig som vill fördjupa din kompetens i regelstyrd ärendehantering.
- System- och processutveckling: Du får mandat att utveckla rutiner för diarieföring, mötesprocesser och beslutsuppföljning med Public360 som nav.
- Brett stakeholderarbete: Kontaktytor mot ledning, medarbetare, anhöriga och externa samarbeten skärper din kommunikativa precision och integritet.
- Mening och samhällsnytta: Arbetet rör livets mest centrala skeenden och kräver professionalism, empati och hög kvalitet i varje steg.
Så söker du – sista ansökningsdag 15 november 2026
Ansökan tas emot via formulär. Urval sker löpande och tjänsten kan tillsättas före sista ansökningsdag. Ansökningar via andra kanaler, exempelvis e-post, beaktas inte.
Frågor om tjänsten
- Kontakt: Lars Nyström, kyrkogårdschef – [email protected]
- Facklig företrädare (Vision): Annika Fransson – [email protected]
Sammanfattning
Svenska kyrkan Uppsala söker en chefssekreterare till Uppsala kyrkogårdar med stark kompetens i Public360, diarieföring, ärendehantering och mötesadministration. För dig som är EA/ledningsassistent med intresse för juridik, offentlig förvaltning och kvalitetssäkrade processer är detta en möjlighet att ta en central och meningsfull roll nära ledningen – i en verksamhet där precision, omtanke och effektivitet måste gå hand i hand.
