Handelshögskolan i Stockholm rekryterar Executive Assistant med AI-fokus till GaPP. Kombinera ledningsstöd med AI-automation. Heltid i Stockholm. Löpande urval.

En AI-drivande Executive Assistant-roll i toppklass vid Handelshögskolan

Handelshögskolan i Stockholm (Stockholm School of Economics, SSE) rekryterar en Executive Assistant with a focus on AI-enabled operations till House of Governance and Public Policy (GaPP). Tjänsten riktar sig till erfarna VD-/ledningsassistenter som vill kombinera klassiskt ledningsstöd med att bygga smartare, AI-stödda arbetsflöden i en internationell och akademiskt driven miljö.

Om GaPP – House of Governance and Public Policy

GaPP är en tvärvetenskaplig plattform vid Handelshögskolan som bedriver forskning, utbildning och dialog inom governance och public policy. Uppdraget är att fungera som en bro mellan akademi och praktik och adressera samhällsutmaningar som spänner över säkerhet, resiliens, hälsa, migration, utbildning och ekonomisk utveckling.

Varför rollen sticker ut för Executive Assistants

Kombinerar beprövat ledningsstöd med AI och automatisering för att höja tempot och kvaliteten i exekutiva arbetsflöden.
Nära partnerskap med GaPP:s Director – med mandat att skydda tid, styra prioriteringar och förbättra processer.
Möjlighet att utforma promptbibliotek, införa godkända AI-verktyg och säkra mänsklig kvalitetssäkring av alla AI-stödda leveranser.
Exponering mot många interna och externa intressenter, ofta över flera tidszoner.
Betydande utrymme för initiativ, ansvar och professionell utveckling.

Huvudsakliga ansvarsområden

Avancerad kalender- och prioritetshantering över flera intressenter och tidszoner – inklusive konflikthantering och förberedelsetid.
Dagliga/veckovisa briefings, agendor, pre-reads och prioriteringslistor som säkerställer väl förberedda möten och beslut.
Koordinering av inrikes/utrikes resor: itinerarier, visum, utlägg, reservplaner.
Strukturerad kontakt- och intressenthantering (CRM), historik och uppföljning av aktiviteter och beslut.
Planering av middagar, konferenser, interna offsites och evenemang.
Intressentkartläggning och nätverksanalys som underlag för strategiska initiativ.
Identifiera, testa och införa godkända AI-verktyg för e-posttriagering, schemaläggning, sammanfattningar, research, utkast och administration.
Bygga och förvalta promptbibliotek samt workflow-automatiseringar.
Använda AI-stöd för mötesanteckningar, åtgärdsextrahering, påminnelser och datakvalitet – alltid med mänsklig tillsyn.
Hantera personuppgifter och konfidentiell information i linje med gällande integritets- och informationssäkerhetspolicys.

Kvalifikationer och profil

Akademisk examen eller motsvarande arbetslivserfarenhet.
Flera års erfarenhet som Executive Assistant, gärna på C-nivå eller motsvarande senior ledningsnivå.
Dokumenterad vana av komplex kalenderstyrning och intressentrelationer.
Erfarenhet av mötes-, projekt- och evenemangskoordinering samt reselogistik.
Praktisk erfarenhet av AI-verktyg för produktivitet, automation, research, utkast och informationshantering.
Trygg i CRM, kalenderplattformar, projektverktyg och digitala samarbetssviter.
Mycket god svenska och engelska i tal och skrift.

Meriterande

Erfarenhet från högre utbildning eller annan forsknings- och kunskapsintensiv miljö.
Internationell och tvärkulturell arbetserfarenhet.

Personliga egenskaper som efterfrågas

Proaktiv, uppmärksam och skicklig på att skapa struktur i miljöer med många parallella prioriteringar.
God omdömesförmåga och förmåga att fatta dagliga beslut inom givna ramar samt veta när frågor ska eskaleras.
Diskret och noggrann, med hög integritet även under högt tempo och förändring.
Tydlig och trygg i att skydda prioriteringar och kommunicera för en senior chef.
Nyfiken på hur AI kan effektivisera executive operations och van vid att tillämpa mänsklig tillsyn på AI-utdata.
Lugn, lösningsorienterad och bekväm med att pendla mellan strategi och hands-on-uppgifter.

Anställningsvillkor

Tjänsten är på heltid och tillsvidare, med sex månaders provanställning. Placeringsort är Stockholm. Start enligt överenskommelse. Arbetsgivaren tillämpar löpande urval och uppmuntrar tidig ansökan.

Varför det här är relevant för Executiveeffect-läsare

Den här rekryteringen visar hur EA/VD-assistent-rollen utvecklas mot att bli en AI-förstärkt operativ partner i ledningsarbetet. För läsare som vill öka sitt strategiska värde i ledningsgruppen ger tjänsten vid GaPP en unik möjlighet att kombinera traditionellt ledningsstöd med datadriven effektivisering, automation och kvalitetssäkrad exekvering.

Tips inför din ansökan

Visa konkreta exempel på hur du använt AI för e-posthantering, mötesanteckningar, automatiserade påminnelser, research eller rapportutkast – och hur du kvalitetssäkrat resultatet.
Beskriv hur du hanterat komplexa kalendrar över flera tidszoner, inklusive hur du skyddar fokus- och förberedelsetid.
Lyft sekretess- och säkerhetsarbete: rutiner för personuppgifter, informationsklassning och åtkomstkontroller.
Nämn verktyg du behärskar (CRM, projektstyrning, samarbetsplattformar) och hur du byggt effektiva processer runt dem.
Ge mätbara resultat: minskad ledtid, förbättrad möteskvalitet, högre följsamhet på åtgärder, reduktion av avvikelser.
Framhäv din tvåspråkighet (svenska/engelska) i exekutiva sammanhang.