BW Technologies söker Senior Executive Assistant & Founder Operations i Stockholms kommun
Det entreprenörsledda bolaget BW Technologies rekryterar nu en Senior Executive Assistant & Founder Operations till Stockholm. Rollen är ledningsnära, affärsorienterad och utformad för dig som vill arbeta bredare än i en traditionell assistentfunktion – med direkt exponering mot grundarna, komplexa affärsprocesser och europeiska initiativ inom AI- och datacenterinfrastruktur.
Om BW Technologies: AI- och datacenterinfrastruktur i Europa
BW Technologies verkar i skärningspunkten mellan AI, energi och datacenter. Företaget samarbetar med internationella datacenteroperatörer, energibolag, investerare, banker och strategiska rådgivare i kommersiellt betydande projekt. Organisationen är liten, snabbfotad och arbetar med många parallella processer – en miljö som passar dig som trivs nära besluten och uppskattar korta ledtider.
Om rollen Senior Executive Assistant & Founder Operations
Du arbetar direkt med bolagets två grundare med uppdrag att skapa struktur, säkra uppföljning och frigöra tid för affärsutveckling, förhandlingar och strategiska vägval. Rollen är en central nod mellan founders, kunder, partners och rådgivare – med stor insyn i verksamheten och tydligt mandat att driva på processer.
Nyckelansvar och arbetsuppgifter
- Kalender- och mötesplanering, resekoordinering och prioriteringsstöd.
- Förberedelser inför möten: bakgrund, frågelistor, beslutsunderlag och kommunikationsöversikter.
- Deltagande i utvalda möten samt dokumentation av beslut, ansvar och nästa steg.
- Ägarskap för action lists och deadline-uppföljning tvärs team och motparter.
- Professionell uppföljning mot kunder, partners och rådgivare.
- Koordinering av affärsprocesser: avtal, dokument, datarum, signeringar och versionshantering.
- Löpande uppdatering av CRM, projektverktyg och interna system.
- Framtagning av presentationer, mötessammanfattningar, rapporter och enklare analyser.
- Kvalitetssäkring av kommunikation på svenska och engelska.
- Proaktiv identifiering av frågor för beslut eller eskalering – inget får falla mellan stolarna.
- Bidrag till utveckling av interna arbetssätt, processer och system.
Rollen kan över tid även omfatta koordinering av styrelsearbete, investerarkommunikation, rekryteringar och särskilda strategiska projekt.
Vem BW Technologies söker
Du har flera års erfarenhet av att stötta VD, partner, grundare eller annan senior beslutsfattare i en internationell och professionell miljö. Tänkbara bakgrunder inkluderar:
- Investment banking, private equity eller finansiell rådgivning.
- Management consulting.
- Advokatbyrå eller bolagsjuridik.
- Fastigheter, energi eller infrastruktur.
- Internationellt tillväxtbolag eller founder-led organisation.
Erfarenhet av datacenter eller AI-infrastruktur är meriterande men inte ett krav.
För att lyckas i rollen
- Du är extremt strukturerad och har en exceptionell uppföljningsförmåga.
- Du arbetar självständigt, ligger steget före och behöver inte detaljinstruktioner.
- Du har starkt affärsmässigt omdöme och kan bedöma vad som är viktigt, känsligt och brådskande.
- Du är trygg med seniora motparter och driver processer med integritet och tydlighet.
- Du hanterar många parallella frågor och prioriterar snabbt vid ändrade förutsättningar.
- Du skriver utmärkt på svenska och engelska och är van vid konfidentiell information.
- Du är prestigelös och växlar obehindrat mellan strategiskt och operativt arbete.
- Du är skicklig i PowerPoint och Excel, bekväm med digitala projektverktyg och moderna AI-verktyg.
Du trivs i en entreprenöriell miljö med stundtals högt tempo och ofullständiga processer.
Varför den här Executive Assistant-rollen sticker ut
- Mer ansvar än i en traditionell EA/VD-assistentroll – verkligt operativt och affärsnära.
- Arbete direkt med founders och nära de mest avgörande besluten.
- Exponering mot stora europeiska AI-, energi- och datacenterprojekt.
- Möjlighet att påverka hur organisation, system och arbetssätt formas.
- Internationell kontext och komplexa processer som utvecklar ditt ledningsstöd.
Erbjudande och villkor
- Plats: Stockholm.
- Omfattning: Heltid.
- Start: Enligt överenskommelse.
- Resor kan förekomma.
- Språk: Mycket god svenska och engelska i tal och skrift.
- Ersättning: Konkurrenskraftig, baserat på erfarenhet och profil.
Ansökan
Skicka ditt CV och en kort motivering till varför du vill ha rollen. Bifoga gärna ett konkret exempel där du:
- skapade struktur i en komplex situation,
- drev uppföljning mellan flera seniora intressenter, eller
- identifierade ett problem och agerade innan din chef behövde göra det.
Tips från Executiveeffect: så maxar du din ansökan
- Visa din uppföljningsförmåga: länka till eller beskriv ett systematiskt arbetssätt (t.ex. hur du använder action lists, CRM och projektverktyg för att säkra deadlines).
- Lyft affärsnyttan: konkretisera hur din insats frigjort tid för affärsutveckling eller kortat ledtider i beslutsprocesser.
- Demonstrera verktygskompetens: inkludera exempel på presentationer/analysupplägg (PowerPoint, Excel) och hur du använder AI-verktyg i vardagen.
- Ge exempel på integritet: beskriv hur du hanterat konfidentiell information och känsliga ärenden.
- Formulera dig skarpt på båda språken: lämna en svensk och en engelsk kortpitch som speglar din kommunikationsnivå.
Sammanfattning
För erfarna Executive Assistants och VD-assistenter som vill ta nästa steg in i en ledningsnära och affärskritisk roll erbjuder BW Technologies i Stockholm en sällsynt kombination av ansvar, internationell exponering och möjlighet att påverka hur verksamheten växer. Med fokus på struktur, uppföljning och proaktivt ledningsstöd är detta en roll för dig som vill stå mitt i AI- och datacenterinfrastrukturens europeiska tillväxt – och samtidigt höja värdet av assistentfunktionen i praktiken.
