Ledningsnära assistentroll i Saabs digitaliseringsresa
Saab rekryterar en Assistant till Group Digitalisation i Solna. Rollen är ett ledningsnära stöd där du blir en central möjliggörare i företagets digitala transformation. För er som arbetar som Executive Assistant/VD-assistent eller ledningsassistent innebär detta en chans att kombinera klassiskt ledningsstöd med förändringsledning, internkommunikation och strukturbyggande i en internationell miljö.
Om rollen
I uppdraget stöttar du seniora ledare inom Group Digitalisation och skapar förutsättningar för fokus, tempo och kvalitet i vardagen. Du blir en betrodd partner i drift, planering och kommunikation, med ansvar för både operativa och strategiskt viktiga moment.
Centrala ansvarsområden
- Logistik och infrastruktur för ledarnas vardag och långsiktiga planering.
- Administration: mailboxar, dokumentation, telefon, resebokningar, kalendrar, reseräkningar och relaterad administration.
- Möten och forum: planera och facilitera workshops och presentationer (inbjudningar, agendor, protokoll) samt föreslå förbättringar.
- Internkommunikation: producera innehåll för intranät, möten och kanaler som stöttar digitaliseringsresan.
- Arbetssätt och struktur: utveckla och säkra effektiva interna processer inom Group Digitalisation.
Resor förekommer i tjänsten.
Din profil
- 5+ års erfarenhet som Assistant, Team Coordinator eller inom Business Operations, gärna i snabbväxande eller internationell miljö.
- Mycket goda färdigheter i kalenderhantering, eventkoordinering, reseplanering och dokumentation.
- Stark Microsoft 365-kompetens (Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, SharePoint).
- Erfarenhet av budget- och utläggshantering; Agresso eller liknande är meriterande.
- Utmärkta kommunikationsfärdigheter på svenska och engelska, trygg i känsliga sammanhang.
- Proaktiv, lösningsorienterad och tar fullt ägarskap för leveranser.
- Noggrann, strukturerad och processorienterad.
- Hög integritet och förtroendeskapande i komplexa stakeholdermiljöer.
- Intresse för att stötta teamet och trivas med arbete ”bakom kulisserna”.
- Praktisk vana av AI-verktyg och digitala produktivitetslösningar är en stark fördel.
Varför rollen är extra intressant för Executive Assistants
- Nära ledningen: tydlig påverkan på prioriteringar, fokus och genomförande i digitala initiativ.
- Mix av EA och change enablement: kombinerar klassisk EA-excellens med förändringskommunikation och strukturbyggande.
- Tech-nära arbetssätt: chans att vässa Microsoft 365, SharePoint och AI-stödda arbetsflöden.
- Internationell kontext: samarbete över gränser och funktioner inom en global koncern.
Om Saab och säkerhetsprövning
Saab är ett ledande försvars- och säkerhetsföretag med uppdraget att bidra till säkra och hållbara samhällen. Bolaget har cirka 26 100 medarbetare globalt och utvecklar avancerade lösningar inom bland annat flyg, sensorer och ledningssystem. Tjänsten omfattas av säkerhetsprövning enligt gällande regelverk; för säkerhetsklassade roller kan även krav på medborgarskap gälla.
Plats och process
- Placering: Solna.
- Rekrytering: pågår löpande och tjänsten kan tillsättas före annonsens slutdatum.
Tips inför din ansökan
- Visa konkreta exempel på hur du skapat struktur, kortat ledtider och förbättrat arbetssätt i ledningsstöd.
- Bifoga case eller korta stories om mötesdesign, workshopfacilitering och kommunikationsinsatser.
- Beskriv hur du använder AI-verktyg och Microsoft 365 för att effektivisera administration, dokumentation och rapportering.
- Förbered dig på frågor om integritet, diskretion och erfarenhet av att hantera känslig information.
Sammanfattning
Assistant – Group Digitalisation i Solna är en ledningsnära, affärskritisk roll för dig med stark EA-bakgrund som vill arbeta i kärnan av Saabs digitaliseringsarbete. Med fokus på struktur, kommunikation och proaktivt ledningsstöd blir du en nyckelspelare i att skapa tempo och tydlighet i förändring.
