Försvarshögskolan söker ledningssekreterare till Stockholm – strategiskt nav nära högskoleledningen
Försvarshögskolan (FHS) rekryterar en ledningssekreterare som vill arbeta tätt med högskoleledning och högskoledirektör i en miljö där akademi möter samhällsuppdrag. Tjänsten passar dig som idag arbetar som executive assistant, VD-assistent eller chefsstöd och vill ta nästa steg i en central, koordinerande roll med stor påverkan på ledningsarbetet.
Det här innebär rollen
- Planera, samordna och strukturera det dagliga ledningsarbetet för högskoleledning och högskoledirektör.
- Koordinera möten och aktiviteter, hantera kalendrar och reseplanering.
- Säkerställa underlag, presentationer och beslutsmaterial inför möten.
- Administrativt samordna ledningsmöten: bokningar, dagordningar, dokumentation och minnesanteckningar.
- Agera kontaktpunkt internt och externt samt prioritera inkommande ärenden till ledningen.
- Bidra i utvecklings- och samordningsinsatser och projektleda utvalda uppdrag inom ledningsstödet.
Plats i organisationen
Rollen är placerad i enheten för ledningsstöd inom kommunikationsavdelningen – ett administrativt nav med breda kontaktytor i hela lärosätet.
Kvalifikationer
- Minst 2 års erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete i liknande roll (ledningssekreterare, VD‑assistent eller chefsstöd).
- Minst kandidatexamen, exempelvis statsvetenskap, juridik eller närliggande område – alternativt likvärdig utbildning/erfarenhet.
- Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska.
- Goda kunskaper i Officepaketet och vana vid digitala system samt möten i exempelvis Zoom eller Teams.
Meriterande bakgrund
- Erfarenhet från offentlig sektor, särskilt universitet/högskola, i liknande roll.
- Erfarenhet av motsvarande funktion i näringslivet.
- Projektledning eller samordning – att driva/utveckla administrativa processer och koordinera möten och beslutsflöden.
Personliga egenskaper
- Strukturerad, serviceinriktad och kommunikativ med mycket god administrativ förmåga.
- Noggrann, hög arbetskapacitet och trygg i att hantera flera parallella uppgifter.
- Proaktiv, självgående och lösningsorienterad – ligger steget före i planering och koordinering.
- Mycket gott omdöme, integritet och stark samarbetsförmåga.
- Engagerad och bidrar till en kollegial, lärande och trivsam arbetsmiljö.
Anställningsvillkor och säkerhet
- Tillsvidareanställning på heltid med sex månaders provanställning.
- Tjänsten kan innebära säkerhetsprövning för placering i säkerhetsklass (registerkontroll och i vissa fall intervju hos Säkerhetspolisen).
- Anställningen kan omfatta krigsplacering. Vid redan befintlig krigsplacering görs bedömning och förhandling mellan berörda myndigheter.
- Tillträde enligt överenskommelse, individuell lönesättning och tillgång till FHS förmåner.
Så söker du tjänsten
Skicka CV och personligt brev via Försvarshögskolans rekryteringssystem (”Ansök” på annonssidan). I brevet beskriver du varför rollen lockar, vilka erfarenheter som är mest relevanta och hur du kan bidra som ledningssekreterare.
Sista ansökningsdag: 9 augusti 2026 (senast vid midnatt, CET/CEST). Vid lika eller i stort sett lika meriter kan FHS, för att främja jämn könsbalans, anställa den som tillhör underrepresenterat kön.
Frågor om tjänsten: Kommunikationschef Camilla Magnusson, [email protected]. Observera att svarstiden kan vara längre under juli–augusti på grund av semester.
Varför är tjänsten intressant för executive assistants och chefsstöd?
- Nära ledningsarbete i en komplex och samhällsviktig organisation – tydlig möjlighet att påverka struktur och beslutsflöden.
- Bred exponering mot akademi, förvaltning och externa intressenter – utvecklar din rådgivande och koordinerande förmåga.
- Utrymme för process- och projektutveckling – perfekt för dig som vill kombinera operativt stöd med förbättringsarbete.
- Meritvärde inom offentlig sektor/högre utbildning och stärkta kompetenser i säkerhetsmedveten administration.
Tips inför din ansökan
- Visa konkreta exempel på hur du effektiviserat mötes- och beslutsprocesser (agenda, underlag, protokoll/minnesanteckningar).
- Beskriv hur du prioriterar inkommande ärenden till ledning och hur du säkrar snabb, professionell återkoppling.
- Lyft erfarenhet av att driva förbättringar i administrativa flöden och att leda mindre projekt.
- Betona integritet, sekretesshantering och gott omdöme – särskilt relevant vid säkerhetsprövning.
- Nämn digital verktygsvana (Office, Zoom/Teams, ärende- eller beslutsstödsystem) och tvåspråkighet svenska/engelska.
Artikeln baseras på Försvarshögskolans officiella jobbannons. Välkommen att söka senast den 9 augusti 2026.
