Nyckelroll för ledningsstöd: Verksamhetsadministratör till VO kirurgi och urologi, Akademiska sjukhuset
Akademiska sjukhuset i Uppsala rekryterar en verksamhetsadministratör till staben inom verksamhetsområde kirurgi och urologi. Rollen passar dig som vill arbeta nära ledningen i en komplex, samhällsviktig och kunskapsintensiv miljö – och som brinner för struktur, precision och proaktivt chefsstöd.
Om verksamheten
VO kirurgi och urologi samlar cirka 450 medarbetare och bedriver både öppen- och slutenvård. Verksamheten omfattar nio kirurgiska sektioner, fyra vårdavdelningar, en dagvårdsavdelning och fem mottagningar. Uppdraget spänner från länssjukvård till högspecialiserad vård för riks- och regionpatienter, inklusive internationella patienter, med stark koppling till forskning, utbildning och utveckling.
Ditt uppdrag – brett och verksamhetsnära
- Chefsstöd till verksamhetschef och biträdande verksamhetschef
- Bemanningsärenden för chefer och stab
- Ekonomistöd till verksamhetschef och controller
- Mötessekreterare: kallelser, protokoll, minnesanteckningar
- Textframställning, granskning och bearbetning av underlag
- Samordning och bevakning av ärenden för chef och verksamhetsområde
- Dokument- och ärendehantering inkl. diarieföring, lagring/arkivering
- Fakturahantering och beställningar
- Handlägga underlag vid patientklagomål, lex Maria och patientnämndärenden samt myndighetskontakter
- Administration av SharePoint-platser och andra IT-system
- Stöd i dokumenthanteringssystemet DocPlus
- Utdatabearbetning i SAS med framtagande av rapporter
- Dataskyddskontaktperson och HSA-administratör
- Uppdatering av verksamhetens hemsida
- Service och support till verksamheten tillsammans med övriga administratörer
Arbetet genomförs i nära samarbete med administratörsgruppen och kan periodvis omfatta schema- och bemanningshantering samt anställningsadministration.
System och verktyg du behärskar
- Microsoft 365/Office-paketet (mycket god nivå)
- SharePoint (administration och informationsstruktur)
- DocPlus (dokumentstyrning och kvalitetssäkring)
- SAS/utdatabaser och rapportframtagning
- Diarieföring, ärende- och fakturasystem inom offentlig verksamhet
- HSA-administration och grundläggande dataskyddsprocesser
Kvalifikationer
- Gymnasial utbildning eller likvärdig kompetens
- Dokumenterad erfarenhet av kvalificerat chefs-/ledningsstöd i komplexa organisationer
- Meriterande: erfarenhet av att driva egna projekt
- Mycket god svenska i tal och skrift samt vana vid mötesanteckningar och redaktionell bearbetning
- Mycket goda kunskaper i Office/SharePoint
Personliga egenskaper
- Trygg, prestigelös och serviceinriktad med god samarbetsförmåga
- Initiativtagande, självgående och lösningsorienterad
- Strukturerad, god prioriteringsförmåga och hög integritet
- Nyfiken på nya arbetsuppgifter, system och arbetssätt
Varför är rollen intressant för Executive Assistants?
- Nära ledningen: du blir navet mellan chefer, stab och vårdens kärnverksamhet
- Bred påverkan: från ekonomi- och bemanningsstöd till kvalitetsarbete och dataskydd
- Professionell utveckling: tillgång till forskning, utbildning och förbättringsdrivet arbetssätt
- Samhällsnytta: bidra till patientsäkerhet, regelefterlevnad och vårdkvalitet
Villkor och förmåner
- Tillsvidareanställning på heltid, tillträde enligt överenskommelse
- Provanställning 6 månader kan tillämpas
- Region Uppsala erbjuder förmåner som gör skillnad
- Regionen välkomnar mångfald och jämn könsfördelning
- Krigsplacering av tillsvidareanställda som planeringsåtgärd
- Registerkontroller kan förekomma för patientnära verksamheter
Tips till din ansökan
- Visa exempel på kvalificerat ledningsstöd i komplex/offentlig miljö och hur du säkrat kvalitet, sekretess och spårbarhet
- Bifoga arbetsprov: mötesprotokoll, PM eller rapporter där du ansvarat för struktur, språk och slutsatser
- Beskriv hur du byggt informationsflöden/arbetsytor i SharePoint och arbetat med dokumentstyrning i DocPlus eller liknande
- Lyft erfarenhet av SAS/Excel-analys för månadsuppföljning, nyckeltal och beslutsunderlag
- Ge konkreta exempel på ärendehantering kring patientklagomål, lex Maria eller myndighetsdialog
- Nämn förbättringsinitiativ eller projekt du lett som gett mätbar effekt
Kontakt och ansökan
Ansök via Region Uppsalas karriärsida. Urval och intervjuer sker löpande.
Frågor: Verksamhetschef Håkan Andréasson, 018-611 63 09, eller biträdande verksamhetschef Anna Hedman, 018-611 71 84. Fackliga företrädare nås via växeln 018-611 00 00.
Snabbfakta
- Arbetsgivare: Akademiska sjukhuset, Region Uppsala
- Tjänst: Verksamhetsadministratör, stab VO kirurgi och urologi
- Plats: Uppsala
- Omfattning: Heltid, tillsvidare
- Start: Enligt överenskommelse
Executiveeffect bevakar ledningsstöd i vården
Som oberoende kunskapsresurs för assistenter närmast ledningen följer Executiveeffect utvecklingen av chefs- och ledningsstöd inom vård och offentlig sektor. Den här rekryteringen visar hur rollen som verksamhetsadministratör blivit alltmer strategisk, datadriven och central för styrning, kvalitet och patientsäkerhet.
