Immedica Pharma AB söker Office Manager till huvudkontoret på Torsplan, Stockholms kommun
Det snabbväxande läkemedelsbolaget Immedica Pharma fortsätter att bygga sin stödfunktion nära ledningen och rekryterar nu en Office Manager på 75 procent till huvudkontoret i Stockholm. Rollen rapporterar till CFO, Simon Falk, och passar dig som trivs i en bred, serviceorienterad position där kontorsdrift, koordinering och kulturbyggande står i centrum.
Om rollen
Som Office Manager blir du navet i det dagliga kontorsarbetet på Immedicas HQ. Du ansvarar för att skapa en välkomnande, professionell och effektiv kontorsmiljö för medarbetare och besökare. Arbetet sker nära funktioner över hela organisationen och innebär täta kontakter med leverantörer, hyresvärd och interna intressenter. Tjänsten är deltid (75 procent) med möjlighet att på sikt växa till heltid.
Huvudsakliga arbetsuppgifter
- Driva och kvalitetssäkra den dagliga kontorsdriften och arbetsplatsmiljön
- Ansvara för inköp och lager av kontorsmaterial samt kontakten med externa leverantörer och servicepartners
- Samverkan med hyresvärd och etablering av nya arbetsplatser i takt med tillväxt
- Välkomna besökare och stötta mötesbokning, internmöten och interna event
- Praktisk kontorsadministration och support till medarbetare i vardagsnära frågor
- Bidra till en engagerande kontorskultur och interna aktiviteter
- Allmän administration och koordinering tvärs över organisationen
- Rese- och logistikbokningar vid behov
Vem söker Immedica?
Immedica ser gärna att du har erfarenhet som Office Manager, koordinator eller administrativ assistent. Du har ett tydligt servicefokus, är proaktiv och lösningsinriktad samt trivs i ett snabbföränderligt sammanhang.
- Stark organisatorisk och administrativ förmåga samt vana att hantera flera uppgifter parallellt
- Mycket goda kommunikativa färdigheter på svenska och engelska, i tal och skrift
- God systemvana, särskilt i Microsoft Office
- Meriterande: erfarenhet från internationellt bolag och/eller hospitality, kundservice eller detaljhandel
Arbetsmiljö och kultur
Immedica beskriver sin kultur som entreprenöriell, samarbetsinriktad och förtroendeskapande. Här uppskattas personer som tar ägarskap, är strukturerade och proaktiva, och kan växla mellan detaljfokus och helhetsperspektiv. Kontoret på Torsplan är navet – du förväntas arbeta på plats och bo inom pendlingsavstånd.
Omfattning och placering
- Deltid: 75 procent med möjlighet att växa till heltid över tid
- Placering: Immedicas huvudkontor på Torsplan, Stockholms kommun
- Arbete på plats (onsite)
Rekryteringsprocess och ansökan
Immedica eftersträvar en rättvis och strukturerad rekryteringsprocess med fokus på relevanta kompetenser och beteenden, och arbetar aktivt för att minska bias. Ansök senast 18 juni. Urval sker löpande, så skicka in din ansökan så snart som möjligt.
Varför är rollen intressant för EAs, VD-assistenter och ledningsstöd?
- Nära ledningen: Direkt rapportering till CFO och nära samverkan över funktioner
- Bred exponering: Kontorsdrift, leverantörsstyrning, mötes- och resekoordinering samt interna event
- Påverkan: Direkt effekt på medarbetarupplevelse, arbetsplatskultur och operativ effektivitet
- Karriärsteg: Möjlighet att växa ansvarsområdet i takt med bolagets expansion och potentiellt öka tjänstgöringsgrad
Så visar du rätt profil i din ansökan
- Ge konkreta exempel på hur du skapat en friktionsfri kontorsmiljö (t.ex. processer, rutiner, serviceavtal)
- Beskriv hur du hanterat leverantörer, budgetramar och KPI:er (t.ex. SLA, svarstider, NPS/medarbetarfeedback)
- Lyft erfarenhet av möteslogistik, interna event och resepolicy – gärna med mätbara resultat
- Visa din systemvana i Microsoft 365/Office och andra relevanta verktyg
- Betona din tvåspråkighet svenska/engelska i professionella sammanhang
Om Immedica
Immedica Pharma är ett läkemedelsbolag med huvudkontor i Stockholm, inriktat på kommersialisering av behandlingar för sällsynta sjukdomar och områden med stort medicinskt behov. Bolaget har cirka 180 medarbetare i Europa, Nordafrika, Mellanöstern och USA och stöttar patienter i över 50 länder.
Snabbfakta
- Roll: Office Manager (kontorsansvarig/administrativ koordinator)
- Omfattning: Deltid 75% (möjlighet till heltid över tid)
- Placering: Torsplan, Stockholms kommun
- Rapporterar till: CFO, Simon Falk
- Sista ansökningsdag: 18 juni (löpande urval)
Nyckelord (SEO)
Office Manager Stockholm, kontorsansvarig, administrativ assistent, executive assistant, VD-assistent, ledningsstöd, life science jobb, läkemedelsbolag, Torsplan, deltid 75%, kontorsdrift, leverantörskontakter, möteskoordination, resebokningar, Microsoft Office, rekrytering Stockholm.
