Puzzel söker Office Mood Manager – arbetsträning i Stockholm (50 %)
Techbolaget Puzzel rekryterar en Office Mood Manager i Stockholm – en deltidsroll (20 timmar/vecka) som erbjuds som arbetsträning i samarbete med Arbetsförmedlingen eller Försäkringskassan. Uppdraget passar dig som vill bygga praktisk erfarenhet inom kontorskultur, eventkoordinering och HR-stöd. För Executive Assistants, VD-assistenter och ledningsassistenter är detta en möjlighet att stärka sin operativa och kulturella påverkan nära ledningen.
Om Puzzel – nordisk ledare inom kontaktcenter i molnet
Puzzel levererar molnbaserade kontaktcentersystem med omnichannel, workforce management och AI-drivna insikter. Bolaget, grundat i Norge, är marknadsledande i Norden och växer snabbt i Storbritannien, samt expanderade till Nederländerna och Finland under 2024. Ambitionen är att bli tydlig europeisk marknadsledare.
- Utsedd till Innovation and Growth Leader i 2025 EMEA Customer Experience Platforms Frost Radar
- Vinnare av 2024 CX Awards: “Best Mid-Market Contact Center Platform”
- Topprankad av Frost & Sullivan 2023 som mest innovativa europeiskt grundade CCaaS-leverantören (topp 3 globalt)
- Best Practices Company of the Year 2023 och konsekvent höga betyg på Glassdoor
- Flexa rankar Puzzel topp 20 i Europa för balans mellan arbete och privatliv (2025)
- Lönestruktur i samarbete med Mercer för marknadsmässig och rättvis ersättning
Rollen: skapa en välkomnande och energigivande arbetsplats
Som Office Mood Manager (tidigare benämning Office Manager) blir du navet i Puzzels kontorskultur – från vardagsrutiner och leverantörskontakter till sociala aktiviteter och miljö som stärker trivsel och produktivitet.
Operationella ansvarsområden
- Onboarding och offboarding-administration (checklistor, IT-kontakter, behörigheter)
- Kontaktperson för lokala leverantörer samt beställning av tjänster via hyresvärd/partners
- Hantering av inkommande fakturor (attestflöden och uppladdning)
- Samordning av företagshälsovård och regelbunden tillsyn av lokaler
- Översyn och beställning av kontorsmaterial samt administration av passerkort
- In- och utgående mejlhantering samt dagligt HR-stöd
Kultur och engagemang
- Planera och genomföra sociala aktiviteter: frukostar, AW, säsongsevent
- Bygga en trivsam atmosfär genom inredning, växter, ljus och musik
- Samla in medarbetarfeedback för kontinuerliga förbättringar
- Initiera små, effektfulla åtgärder som gör kontoret inbjudande
Vem söker Puzzel?
Måste-krav
- Initiativkraft och förmåga att arbeta självständigt
- Serviceinriktad och social – du trivs med att få andra att känna sig välkomna
- Strukturerad och noggrann, med förmåga att hantera flera uppgifter parallellt
- Mycket goda kunskaper i engelska (svenska är meriterande)
- Grundläggande MS Office-kunskaper (Excel är ett plus)
Meriterande
- Erfarenhet av eventplanering eller office management
- Kreativt öga för atmosfär och design
- Intresse för wellbeing och teambuilding
Plats, arbetstid och flexibilitet
Tjänsten utgår från Puzzels Stockholmskontor med närvaro på plats tre dagar per vecka. Omfattning: 50 % (20 timmar/vecka). Tidsupplägget är flexibelt – välj mellan t.ex. 3 dagar à 6 h 40 min, 4 dagar à 5 h eller 5 dagar à 4 h, beroende på vad som passar din träningsplan.
Personliga egenskaper och rapportering
- Proaktiv och självgående – du får saker att hända
- Kreativ och resursstark – du hittar smarta sätt att lyfta miljö och upplevelse
- Empatisk och lätt att närma sig – kollegor känner förtroende
- Positiv energi – du höjer stämningen och inspirerar andra
Du rapporterar till Nordics HR Manager och samarbetar nära med lokal ledning.
Det här får du med dig
- Praktisk erfarenhet av office management och arbetsplatskultur
- Utvecklade organisatoriska och kommunikativa färdigheter
- Kunskap i hur man planerar event och skapar engagemang på kontoret
- Stödjande teammiljö och möjlighet att bidra till positiv arbetsatmosfär
- Flexibla timmar anpassade till din arbetsträning
- Stärkt självförtroende och förberedelse för framtida anställning
Rekryteringsprocess och villkor
- Telefonavstämning med Talent Acquisition
- Första intervju med Nordisk HR-chef (rekryterande chef)
- Eventuell andra intervju för att besvara återstående frågor innan start
Puzzel kan inte sponsra arbetstillstånd – du behöver ha rätt att arbeta i Sverige. Även om du uppfyller cirka 75 % av kraven uppmuntras du att söka, då färdigheter kan läras. Arbetsträningen sker i samarbete med Arbetsförmedlingen eller Försäkringskassan.
Värderingar, mångfald och inkludering
Puzzel bygger på tre kärnvärden: Built on Trust, Stronger Together och Stay Hungry. Bolaget arbetar aktivt för att öka mångfald och jämställdhet:
- Global ledningsgrupp har gått från 100 % manlig (2023) till 4 män och 5 kvinnor
- Andelen kvinnliga nyrekryteringar: 23,6 % (2021) → 38,5 % (2023) → 41 % (2024); 34 % (2025) med fortsatt fokus på positiv trend över tid
- Samarbete med Flexa för bredare och mer diversifierade kandidatpooler
- Partnerskap med statliga initiativ i Norge och Sverige för praktik-/lärlingsspår samt undersökning av liknande satsningar i Storbritannien och Bulgarien
Varför rollen är intressant för EAs och ledningsassistenter
Office Mood Manager kombinerar klassiska office management-uppgifter med kulturbyggande och HR-stöd – tre områden där EAs ofta gör störst skillnad. Rollen tränar förmågan att driva leverantörsrelationer, följa upp processer (on-/offboarding), förbättra medarbetarupplevelsen och orkestrera interna event. Det gör tjänsten till en stark språngbräda mot titlar som Office Manager, People & Culture Coordinator eller Operations/Workplace Lead i tillväxtbolag.
Ansökan
Intresserad av en 50 % arbetsträning som utvecklar både din service- och ledningsstödskompetens? Kontrollera med Arbetsförmedlingen eller Försäkringskassan att du omfattas av arbetsträning och läs mer via Puzzels karriärsida eller den aktuella annonsen. Notera kravet på giltigt arbetstillstånd i Sverige.
Sökordsförslag (SEO)
Office Mood Manager, Office Manager, arbetsträning Stockholm, deltidsjobb 50 %, kontorsansvarig, HR-stöd, eventkoordinering, kontorskultur, Executive Assistant, ledningsassistent, VD-assistent, Puzzel.
