Med glimten i ögat brukar hon säga att hon är ”chef över chefen”. Vi besöker Mia Frost, Executive Assistant åt generaldirektören på Sjöfartsverket och här berättar hon om sitt ”Happy Place”, sina fem tips på att hålla sig uppdaterad i EA-rollen och om dagen då Sydkorea kom på besök.

Förr låg industrin mitt i stadens kärna och tryckeri- och textilindustrin blomstrade. Idag finns här universitet, museer, konsert och kongresslokaler och ett bra utbud av restauranger.

I Norrköping har man verkligen lyckats ge de gamla fabrikerna nytt liv istället för att riva dem och Executiveeffect besöker denna vårdag Mia Frost. Hon är Executive Assistant åt generaldirektör Erik Eklund på Sjöfartsverket, som ligger i den gamla industrilokalen Lithografen på Östra Promenaden några minuter från Norrköpings centralstation.

Mia Frost tar emot på hans kontor. Hon berättar att rummet är bokningsbart för alla på kontoret när GD är ute och reser och det nyttjas flitigt.

Lithografen och GD Erik Eklunds rum på Sjöfartsverket i Norrköping.

I dagarna firar du sju år i din roll här. Berätta!

– Ja, det stämmer. Jag började här 29 april 2019 som support till vår generaldirektör samt stöd för vår styrelse och ledningsgrupp. Jag brukar med glimten i ögat säga ”jag är chef över chefen”. Det innebär de vanliga uppgifterna som resor, kalender, mejl och reseplanering men också att hantera interna och externa kontakter som myndigheter, branschen och hamnar.

Du har tidigare varit inom näringslivet. Största skillnaderna?

– Beslutsvägarna är längre nu då vi är politiskt styrda även om Sjöfartsverket är ett affärsverk med egen finansiering och den operativa styrningen hanteras av generaldirektören. När jag började här minns jag att det var mycket att lära kring vad man får göra och inte får göra. Och diarieföring! Det tog mig nog ett år innan jag fick ordning på det!

Vad är du mest stolt över i din roll?

– Vi är regeringens och riksdagens experter på sjöfartsrelaterade frågor och jag är stolt över att vara en del av en verksamhet som finns här för Sverige 24/7.

Vad är nyckeln till ditt och Eriks goda samarbete?

– Professionalism är helt avgörande, men jag har också en personlig och rolig relation till min chef och frihet att påverka min roll och min vardag. Vi är ett bra team, om jag själv får säga 😊.

Sjöfartsverket verkar i en miljö där mycket handlar om säkerhet och beredskap. Hur märks det?

– Det märks både internt och i samverkan med andra myndigheter där säkerhetsaspekten alltid är högt upp på allas agendor.

Hur håller du dig uppdaterad i din roll?

– Jag är med i två nätverk, IMA samt GD-sekreterarföreningen, som lärt mig mycket kring själva myndighetsarbetet. I Norrköping träffas jag kontinuerligt med mina motsvarigheter på Luftfartsverket, Transportstyrelsen, Kriminalvården, Migrationsverket och SMHI. De är aldrig längre bort än ett mejl eller telefonsamtal!

Sedan förra året är jag mentor åt en adept och wow vad mycket dessa samtal även givit mig! Det får mig att reflektera över mitt eget arbete.

Sen har jag ett bollplank i Johan Lindahl, som driver Framgångsrik Försäljning här i Norrköping. Vi pratar ledarskap och individens ansvar och ger varandra ärlig feedback och inspirerar varandra i ett högt samtalsklimat.

Och så är jag en podd-slukare! Givet är Executive Assistant-podden men jag fick ett tips i veckan av min chef så just nu lyssnar jag på Chefssnack.

Sen deltar jag på utbildningar som arrangeras av mina nätverk där både innehållet och erfarenhetsutbytet är viktiga.

Ta oss med ”Behind the scenes” – någon uppgift du löst mot alla odds?

– Kanske inte en omöjlig uppgift, men ett bra exempel bara från häromdagen. Vi hade ett stort internationellt besök från Sydkorea där avtalet om en ny isbrytare skulle signeras. Kommunikationsavdelningen ville snabbt hitta en passande gåva – gärna något unikt och, enligt regelverket, inte heller för dyr.

Jag tog ett snabbt varv med kollegorna inom isbrytning och ett telefonsamtal senare hade vi landat i en lösning som både kändes personlig och genomtänkt.

Det är över 50 år sedan Sverige senast beställde en ny isbrytare, så det kändes fint att få vara en liten del av något historiskt.

Om vi släpper jobbet – vem är Mia privat?

– Jag bor på Vikbolandet med min man Michael, vår gemensamma dotter Jennifer och vår katt, ragdollen Nami. Familjen består också av bonusbarn och barnbarn, och djur – särskilt hästar, som är ett stort intresse.

Träning är också en viktig del av mitt liv. Jag och min dotter har hittat ett gym i Norrköping – L.Avenue Training – med fokus på kvinnor. Det har verkligen blivit mitt Happy Place där jag hämtar energi.

Och som tanke-experiment och avslutning – om du fick vara EA åt vem som helst vem skulle du välja och varför?

– Då hade det varit kul att vara EA åt någon inom showbiz så som min favoritartist Miss Li. Eller Pernilla Wahlgren, som ju ser ut att alltid ha fullt upp!

Mer om:

Till Mia Frost på LinkedIn

Sjöfartsverket är en statlig myndighet med ansvar för att göra sjöfarten säker, tillgänglig och hållbar. Myndigheten ansvarar bland annat för farleder, lotsning, sjö- och flygräddning samt isbrytning.

Verksamheten bedrivs dygnet runt och omfattar hela Sveriges kust och stora delar av våra inre vattenvägar. Sjöfartsverket har omkring 1 200 anställda och huvudkontor i Norrköping, med verksamhet på flera orter runt om i landet.

Myndigheten finansieras till stor del via avgifter från sjöfarten och spelar en central roll i Sveriges infrastruktur och krisberedskap.