En nyckelroll i koncernledningens hjärta
Wise Admin (f.d. The Pace) har fått i uppdrag att rekrytera en erfaren Executive Assistant till ITAB Groups kommande Group CEO. Rollen är placerad i första hand vid huvudkontoret i Jönköping, med möjlighet till placering i Stockholm för rätt kandidat. Det här är en möjlighet för en senior VD‑assistent/executive assistant som vill arbeta nära koncernledningen i en internationell verksamhet – och vara med och forma effektiva ledningsrutiner i en växande organisation.
ITABs resa: stark europeisk retailpartner
ITAB Group stärker sin position som ledande retail solutions‑partner i Europa, en utveckling som påskyndats av förvärvet av HMY. Koncernen arbetar tätt med detaljhandeln för att driva försäljning, fördjupa kundengagemang och öka operationell effektivitet – med ambitionen att samskapa butiksmiljöer som knyter människor till de varumärken de älskar.
I detta skede söker ITAB en Executive Assistant som stödjer den tillträdande koncernchefen (tillträde 1 maj 2026). Uppdraget är centralt för att skapa struktur, tydlighet och tempo i ledningsarbetet – över funktioner, marknader och länder.
Uppdraget: mer än klassisk administration
Som Executive Assistant blir du en förlängning av Group CEO i det dagliga arbetet och en integrerad del av koncernledningskontexten. Du bygger relationer, driver informationsflöden och säkrar att ledningsforum fungerar sömlöst från planering till uppföljning. Rollen kan innebära resor för att stötta relationsbyggande och fördjupa affärsförståelse.
Exempel på ansvar och leveranser
- Äga CEO:s agenda och koordinera med ledningens kalendrar för smidig synkronisering.
- Strukturera relevanta delar av CEO:s inbox och prioritera ärenden.
- Bygga årsplan/kalender för lednings- och exekutiva forum med rätt frekvens, deltagare och tydlig möteslogik.
- Driva hela mötesprocessen: agenda, material, logistik, minnesanteckningar, åtgärdsspårning och uppföljning.
- Förbereda CEO inför centrala forum genom att kvalitetssäkra underlag, lyfta prioriteringar och stödja beslut och dialog.
- Stödja informationsflöden mellan Group Management, Market Business Units och Group Functions.
- Koordinera strategiprocesser, förändrings- och utvecklingsinitiativ samt exekutiva interaktioner – inklusive styrelserelaterade frågor vid behov.
- Planera resor, interna konferenser och ledarskapsaktiviteter.
- Hantera konfidentiell information med högsta integritet och diskretion.
Vem är du som lyckas i rollen?
Du är en senior Executive Assistant eller motsvarande, trygg i komplexa miljöer och van att skapa ordning, tempo och förutsägbarhet. Du ligger steget före, är proaktiv, serviceorienterad och lugn under press – med förmåga att snabbt bygga förtroende hos erfarna beslutsfattare.
Kvalifikationer
- 5–10+ års erfarenhet som Executive Assistant/VD‑assistent eller liknande senior administrativ roll nära högsta ledningen, gärna i internationell och komplex (matris)organisation.
- Dokumenterad förmåga att skapa struktur, driva effektiva ledningsrutiner och hantera sekretess.
- God vana av Microsoft 365/Office – trygg från dag ett och lär dig snabbt nya arbetssätt/verktyg.
- Flytande engelska i tal och skrift (koncernspråk). Svenska är meriterande; ytterligare europeiska språk är en fördel.
- Eftergymnasial utbildning eller motsvarande relevant yrkeserfarenhet.
Placering och arbetssätt
Företrädesvis Jönköping (ITABs huvudkontor) för snabbare onboarding, starkare relationer och effektivt stöd i vardagen. Stockholm kan vara möjlig bas för rätt kandidat, men med regelbunden närvaro i Jönköping och deltagande i nyckelforum.
Varför ITAB och varför nu?
Det här är en högpåverkansroll för dig som vill forma exekutiva arbetssätt i en globalt verksam, växande koncern. ITAB hjälper detaljhandeln att omsätta varumärkesupplevelse till effektiva fysiska miljöer – genom design, butiksinredning, kassalösningar, retailteknik, flödeslösningar, belysning och digital in‑store. För en erfaren EA innebär det att få arbeta nära affären, med helhetsinsikt och reellt inflytande på ledningsmognad och beslutsprocesser.
Rekryteringsprocess via Wise Admin
ITAB samarbetar med Wise Admin i denna rekrytering. Ansökan sker via wise.se med CV eller LinkedIn‑profil. Urval sker löpande och tjänsten kan tillsättas före sista ansökningsdatum. Frågor besvaras av ansvarig rekryteringskonsult Stephanie Grammenidis Hagman ([email protected]). Wise Admin arbetar med kompetensbaserad rekrytering för en potentialfokuserad och inkluderande matchning – sök gärna oavsett bakgrund, ålder och erfarenhet.
Passar dig som
- vill kombinera klassiskt EA‑hantverk med ledningskoordinering och förbättrade arbetssätt på koncernnivå,
- trivs i en internationell miljö med högt tempo och många intressenter,
- ser värdet i att vara navet för informationsflöde, mötesekonomi och prioriteringar.
Snabbfakta om rollen
- Titel: Executive Assistant to Group CEO
- Företag: ITAB Group
- Plats: Jönköping (företrädesvis) eller Stockholm med regelbunden närvaro i Jönköping
- Språk: Engelska (koncernspråk); svenska meriterande
- Start: Enligt överenskommelse; CEO tillträder 1 maj 2026
- Rekryteringspartner: Wise Admin (f.d. The Pace)
- Metod: Kompetensbaserad rekrytering
Sök nu
Om du är en erfaren Executive Assistant/VD‑assistent som vill arbeta strategiskt nära Group CEO i en internationell koncern med tydlig tillväxtagenda – skicka in din ansökan via wise.se. Intervjuer sker löpande.
Sökord
Executive Assistant Jönköping, Executive Assistant Stockholm, VD‑assistent, ledningsassistent, ledningsstöd, Group CEO, ITAB Group, Wise Admin, The Pace, retail solutions, kompetensbaserad rekrytering.
