Family Office söker Executive Assistant i Sverige
Ett svenskt family office söker nu en Executive Assistant. Enligt annonsen på LinkedIn betonas en miljö där hög professionalism möter en kvalitativ livsstil – en tydlig signal om att rollen kombinerar affärskritiskt ledningsstöd med ett genomtänkt helhetsperspektiv på vardagen runt beslutsfattare.
För dig som arbetar närmast ledningen är detta ett tillfälle att verka i en diskret, snabbfotad och värderingsdriven miljö där förtroende, precision och framförhållning är helt avgörande.
Varför family office kan vara nästa steg för en erfaren Executive Assistant
Family offices är privata organisationer som förvaltar en familjs/investerarens tillgångar, bolag och livspussel. Som Executive Assistant får du ofta ett bredare mandat än i traditionella bolag – med inslag av både affärsrelaterade och personliga uppdrag. Detta kräver integritet, omdöme och en dokumenterad förmåga att skapa struktur i komplexa situationer.
Typiska ansvarsområden i en family office-miljö
- Proaktiv kalenderstyrning, prioritering och tidsoptimering för huvudperson(er) och närmaste ledning.
- Reseplanering end-to-end (komplexa itinerarier, visum, säkerhet, ombokningar i realtid).
- Mötesproduktion: agenda, underlag, beslutslogg, uppföljning och stakeholder-hantering.
- Diskret korrespondens och gatekeeping mot investerare, rådgivare, banker och partners.
- Projekt- och ärendeledning över affärs- och privatlivsgränser (leverantörer, event, fastigheter).
- Ekonomirelaterat stöd såsom utlägg, avstämningar och underlag till rådgivare (enligt policy).
- Risk- och konfidentialitetshantering, inklusive NDA-flöden och säker dokumenthantering.
Kvalifikationer arbetsgivare ofta efterfrågar
- Flera års erfarenhet som Executive Assistant/VD-assistent eller motsvarande nära ledningsstöd.
- Mycket god svenska och engelska i tal och skrift; vana att skriva och redigera affärskorrespondens.
- Avancerad nivå i kalender-, mötes- och produktivitetsverktyg (t.ex. Google Workspace eller Microsoft 365).
- Bevisad integritet och förmåga att hantera känslig information.
- Stark prioriterings- och problemlösningsförmåga, med hög servicegrad och tempo.
- Flexibilitet utanför kontorstid när verksamheten kräver det.
Så optimerar du din ansökan
- Skräddarsy CV och personligt brev med tydliga resultat: tidsbesparingar, effektiviserade processer, framgångsrika projekt och hur du skyddat ledningens fokus.
- Lyft dina erfarenheter av sekretess, högrisk- eller högt tempo-miljöer samt hur du agerar som betrodd rådgivare.
- Visa på proaktivitet: ge exempel på hur du förutsett behov och löst hinder innan de uppstod.
- Beskriv hur du hanterar tvärfunktionellt samarbete med banker, jurister, förvaltare och externa leverantörer.
- Addera certifieringar eller relevanta kurser (t.ex. projektledning, cybersäkerhet för assistenter, avancerad Excel/Sheets).
Nyckelord att använda i CV och på LinkedIn
Executive Assistant, VD-assistent, ledningsstöd, gatekeeper, kalenderstyrning, reseplanering, konfidentialitet, stakeholder management, projektledning, prioritering, due diligence support, möteslogistik, workflows, processförbättring.
Intervjuförberedelser: frågor du kan få
- Berätta om en situation där du skyddade ledningens tid och integritet under hög tidspress.
- Hur prioriterar du när fem saker är “akuta” samtidigt?
- Exempel på hur du styrt komplexa resor med tvära kast och ändrade riskförutsättningar.
- Hur arbetar du proaktivt med risk- och sekretessperspektiv i vardagen?
- Vilka verktyg och metoder använder du för spårbar uppföljning efter möten?
Marknadsläge och villkor
Lön och villkor varierar beroende på erfarenhet, ansvarsspann och krav på tillgänglighet. Roller i family office-miljö ligger ofta i den övre delen av spannet för Executive Assistants, särskilt när mandat och påverkan är stora. Förmåner kan inkludera flexibilitet, diskretionära bonusar och investering i kompetensutveckling – men säkerställ alltid detaljer i dialog med arbetsgivaren.
Vad innebär “excellens möter livsstil” i praktiken?
Formuleringen i annonsen indikerar en kultur där topprestanda kombineras med hållbarhet över tid: balans mellan tempo och omtanke, hög standard i leverans men med lugn och struktur, och ett långsiktigt perspektiv på relationer, etik och kvalitet.
Så går du vidare
- Granska den ursprungliga LinkedIn-annonsen för uppdaterade krav, ort och ansökningsinstruktioner.
- Förbered referenser som kan intyga din konfidentialitet och leveransförmåga nära ledning.
- Uppdatera din LinkedIn-profil med mätbara resultat och ovan nämnda nyckelord.
- Planera ett kort “value pitch” på 60–90 sekunder som visar hur du frigör ledningstid och minskar operativ friktion.
Om Executiveeffect
Executiveeffect är Sveriges oberoende nyhetssajt och kunskapsresurs för dig som arbetar närmast ledningen. Vi bevakar jobbmarknaden, delar expertråd och verktyg som stärker din roll som Executive Assistant/VD-assistent. Vill du fördjupa din kompetens och ditt ledningsstöd? Utforska våra guider, intervjuer och medlemsresurser.
Källa: LinkedIn (jobbannons för Executive Assistant till family office i Sverige).
