Wise Admin (f.d. The Pace) söker Office Manager på deltid i centrum av Stockholm
Wise Admin rekryterar nu en erfaren och självgående Office Manager till ett snabbväxande bolag inom bioteknik i centrala Stockholm. Uppdraget är ett konsultuppdrag på 50 procent med möjlighet att skala upp till heltid. Start sker omgående. För dig som är van att driva kontorsdrift och trivs nära ledningen är detta ett läge att ta ett synligt och affärsnära ansvar.
Snabbfakta: plats, omfattning och start
- Plats: Centrala Stockholm
- Omfattning: Konsultuppdrag, 50 procent (möjlighet till heltid på sikt)
- Start: Omgående
- Team och miljö: Cirka 70 medarbetare i en innovativ bioteknikmiljö
Om rollen: navet i kontorsdriften
I denna breda och självständiga roll blir du den operativa och representativa motorn i vardagen. Du säkerställer att kontoret flyter, att besökare och medarbetare möts av en professionell upplevelse och att ledningen får stöd när det behövs. Rollen kombinerar praktiskt genomförande med ledningsnära koordinering – perfekt för dig som vill göra mätbar skillnad i verksamheten.
Ansvarsområden
- Övergripande kontorsdrift: skapa struktur, ordning och effektiva processer
- Leverantörsstyrning: upphandling, avtal, kontakt och kvalitetsuppföljning
- Kontorsmiljö: säkerställa en ren, välfungerande och välkomnande arbetsplats
- Möten och arrangemang: planera och genomföra interna möten och sammankomster
- Ledningsstöd: administrativt och viss exekutiv support vid behov
- Kultur och trivsel: vara en trygg punkt och kulturbärare i organisationen
Profil: vem lyckas i rollen?
Du har tidigare arbetat som Office Manager, Executive Assistant eller i liknande bred administrativ roll, gärna med ansvar för ett större kontor.
- Strukturerad och lösningsorienterad, med förmåga att prioritera
- Prestigelös, serviceinriktad och trygg i självständigt arbete
- Professionell kommunikatör, van att hantera konfidentiell information
- Affärs- och verksamhetsnära mindset – både operativt och strategiskt
Varför detta är intressant för Executive/VD-assistenter
Rollen passar dig som vill bredda från klassiskt EA/VD-assistentuppdrag till helhetsansvar för kontorsdrift och intern upplevelse. Du får kombinera stakeholder management, leverantörsstyrning och internkommunikation med ledningsnära support – en meritmix som ofta efterfrågas i nästa steg mot operativt chefstöd eller office/operations leadership.
Om Wise Admin (f.d. The Pace)
Wise Admin är specialister på rekrytering och konsultlösningar inom administration och ledningsstöd. Som konsult erbjuds du marknadsmässig lön, friskvårdsbidrag, pensionsavsättning och kollektivavtal. Du blir del av ett sammanhang med utveckling, bollplank och uppdrag som gör skillnad – från dag ett.
Ansökan och kontakt
Ansök via annonsens ”Ansök nu” och bifoga ditt CV. Ansökningar via e-post hanteras inte. Urval sker löpande och tjänsten kan tillsättas innan sista ansökningsdag.
Frågor om rollen? Kontakta ansvarig konsultchef Emilie Runnegård: [email protected] eller Talent Acquisition Specialist Emma Rehn: [email protected].
Tips från Executiveeffect: så maxar du din ansökan
- Visa resultat: kvantifiera förbättringar i kontorsdrift (tillgänglighet, NKI/medarbetarfeedback, kostnadsbesparingar, SLA mot leverantörer).
- Lyft förändringsledning: exempel på inflytt, ombyggnationer, system- och processinföranden (t.ex. bokningssystem, inköpsrutiner).
- Beskriv event- och möteskompetens: skala, format, budget, intressenthantering och uppföljning.
- Betona integritet och sekretess: erfarenhet av ledningsstöd, styrelserelaterad administration och säker informationshantering.
- Nämn verktyg: Microsoft 365/Google Workspace, kontraktshantering, FM-verktyg, ärende- och inköpssystem.
- Adress i city kräver närvaro: förtydliga tillgänglighet på plats vid 50 procent och flexibilitet för upptrappning.
Nyckelord
Office Manager Stockholm, deltid Office Manager, konsultuppdrag administration, bioteknik, kontorsdrift, leverantörsstyrning, Executive Assistant, VD-assistent, ledningsstöd, arbetsplatsupplevelse, Wise Admin, The Pace.
