Eccera IT Professionals Sverige söker Executive Assistant till CEO Office i Stockholms kommun
Eccera IT Professionals Sverige rekryterar nu en Executive Assistant till CEO Office hos en stor hotellkedja i centrala Stockholm. Rollen är ledningsnära och kräver en strukturerad, serviceinriktad och självgående person som trivs i ett högt tempo, kan prioritera skickligt och hanterar konfidentiell information med hög integritet.
Om rollen: ledningsnära stöd med breda kontaktytor
Som Executive Assistant ger du administrativt och organisatoriskt stöd för att säkerställa en effektiv vardag i CEO Office. Du arbetar nära Chief of Staff samt i tätt samarbete med CEO och CFO, och ansvarar för möteslogistik kring både ledningsgrupp (Executive Committee, EC) och styrelse. Miljön är snabbfotad och präglas av många interna och externa kontaktytor.
Ansvarsområden i korthet
- Avancerad kalenderhantering för CEO Office: planering, bokningar och hantering av schemakonflikter
- Koordinering av korrespondens via e‑post, telefon och post
- Resebokningar och reseadministration, inklusive dialog med resebyrå och uppföljning av resepolicy
- Uppföljning av avtal och leverantörer kopplade till resor tillsammans med inköpsansvarig
- Administration såsom utläggs- och tidrapportering för CEO
- Planering, koordinering och logistik för möten och event, med helhetsansvar för EC- och styrelsemöten
- Hantering av flera parallella prioriteringar med hög leveransförmåga och noggrann uppföljning
- Bidrag i olika projekt och ad hoc‑uppgifter vid behov
Vem är du? Profil och kvalifikationer
- Mycket god organisatorisk förmåga och exceptionell detaljkänsla
- Vana att prioritera och arbeta mot deadlines i en krävande, agil miljö
- Proaktiv, lösningsorienterad och ansvarstagande
- Hög integritet och trygg hantering av konfidentiell information
- Flytande svenska och engelska i tal och skrift
- Goda kunskaper i Microsoft Office‑paketet
- Erfarenhet från liknande roll, exempelvis Executive Assistant eller Office Manager
Varför rollen sticker ut för Executive Assistants
- Strategisk exponering: Nära samarbete med CEO, CFO och Chief of Staff
- Styr- och ledningsnära ansvar: Helhetslogistik för EC och styrelsemöten
- Process- och leverantörsnära arbete: Resepolicy, avtal och inköp i fokus
- Direktrekrytering: Anställning direkt hos kunden i centrala Stockholm
Karriärperspektiv: så maximerar du värdet i rollen
- Visa på strukturkapital: Beskriv hur du byggt robusta flöden för kalender, resepolicy och möteslogistik
- Lyft stakeholder management: Konkreta exempel på hur du koordinerat lednings-/styrelseforum med många intressenter
- Integritet och diskretion: Redogör för rutiner kring sekretess och säker informationshantering
- Datadrivet arbetssätt: Mät och följ upp ledtid, kostnad per resa, möteseffektivitet och no‑show‑kvoter
Om rekryteringen
Tjänsten är en direktrekrytering, vilket innebär anställning direkt hos kunden – en stor hotellkedja med placering i Stockholms innerstad. Rekryteringsprocessen hanteras av Eccera IT Professionals Sverige.
Nyckelord (SEO)
Executive Assistant, CEO Office, VD‑assistent, ledningsstöd, styrelsemöten, Executive Committee, EC, kalenderhantering, resebokningar, resepolicy, Chief of Staff, CFO, hotellkedja, Stockholm, centrala Stockholm, direktrekrytering, Eccera IT Professionals Sverige, administrativt stöd, Office Manager.
