Erevena rekryterar Executive Assistant i Stockholms län – nyckelroll nära ledningen i Nordics
Erevena, en marknadsledande global executive search-firma inom tech- och innovationssektorn, söker nu en Executive Assistant (EA) med placering i Sverige, företrädesvis i Stockholms län. Rollen rapporterar till två Partners med ansvar för de nordiska marknaderna och är central för sökuppdragens operativa framdrift, teamets effektivitet och affärsutveckling. För dig som arbetar närmast ledningen är detta ett karriärsteg där struktur, kommunikation och affärsmässighet får stort genomslag.
Om rollen: EA som nav i Erevenas nordiska sökuppdrag
Som Executive Assistant blir du en integrerad del av Erevenas Search-team och fungerar som den administrativa motorn i uppdrag från start till mål. Du koordinerar möten med kunder och kandidater, säkrar att dokumentation och CRM-data håller hög kvalitet och skapar smidiga flöden för ett team med högt tempo och snabba prioriteringsskiften.
Rollen omfattar även Office Manager-uppgifter kopplat till Nordics, inklusive utlägg och fakturahantering (Pleo och rapportering i Xero) samt visst ansvar kopplat till Erevenas plattform för Hogan Assessments. Du blir dessutom en aktiv medlem i företagets Platform Team, lett av COO Jon Irvine.
Centrala ansvarsområden
Teamkoordinering och ledningsstöd
- Koordinera alla kund- och kandidatmöten, intervjuer och resor – ofta med kort varsel.
- Proaktiv kalenderstyrning och prioritering för Partners och Principals.
- Uppdatera team- och sektormaterial och säkra rätt lagring på gemensamma plattformar (t.ex. Shared Drive, Canva, Ezekia).
- Stötta rekrytering och onboarding av nya teammedlemmar; boka avstämningar, utvecklingssamtal och reviews.
Searchprocess och kundkommunikation
- Hålla ihop hela sökuppdraget och bevaka deadlines från kickoff till uppföljning.
- Producera och kvalitetssäkra presentationsmaterial, briefar, kandidat- och referensrapporter.
- Hantera NDAs och formalia vid behov samt agera länk mellan ekonomi och partner för obetalda fakturor.
- Initiera teamdebrief, säkerställa marknadsunderlag efter uppdrag och skicka kundfeedback-enkäter.
Databas och CRM (Ezekia)
- Säkerställa realtidsuppdaterad, korrekt och komplett data för kund-, bolags- och uppdragsregister.
- Bifoga relevanta dokument (brief, strategi, rapporter, offerter, NDAs) till uppdrags- och kandidatposter.
- Följa upp dataluckor och kategorisering samt statusflöden (prognos, aktiv, offer, completed, cancelled).
Affärs- och sektorsutveckling
- Förbereda pitchmaterial och uppdatera teamets credentials i Canva.
- Samordna med ekonomi kring villkor och DocuSign samt hålla koll på avtalssigneringar.
- Driva partnerns BD-plan med diarieförda uppföljningar mot nyckelkunder och kandidater.
- Koordinera events, nätverksträffar och kundluncher tillsammans med marknad.
Vem Erevena söker
- Minst 3 års erfarenhet som Executive Assistant/VD-assistent i snabb B2B- eller professional services-miljö.
- Bor i Sverige och är flytande i engelska; ytterligare europeiskt språk är meriterande.
- Mycket god förmåga att prioritera, hantera många parallella spår och behålla lugnet under press.
- Hög integritet och diskretion med vana vid konfidentiellt material.
- Avancerad MS Office-kompetens och trygg CRM-användning (merit: Ezekia).
- Vana från globala, mångkulturella och fler-valutamiljöer samt dokumenterad process- och förbättringsdriven ådra.
Kärnkompetenser som efterfrågas
- Trust: bygger tillit, visar empati och diskretion.
- Feedback: tar emot och ger konstruktiv feedback; utvecklingsorienterad.
- Accountability: levererar enligt överenskommelse och hanterar tid och motgångar med lösningsfokus.
- Communication: stark skriftlig och muntlig förmåga, lyhörd och anpassningsbar.
- Judgement: god informationsvärdering och beslutsförmåga.
- Resilience: återhämtar sig snabbt och står stadigt i förändring.
- ESG och Firm Contribution: bidrar till hållbarhet, inkludering och initiativ utöver den dagliga rollen.
Varför Erevena? Karriär i skärningspunkten mellan tech och ledarskap
Erevena är en etablerad global aktör inom executive search för snabbväxande techbolag och deras investerare. Bolaget har sedan 2003 hjälpt VC-stödda startups och scaleups att bygga styrelser, C-nivå och ledning inom bland annat AI, fintech, cybersäkerhet och IoT. Huvudkontoret ligger i London och företaget har kontor i bland annat Stockholm, Oslo, Köpenhamn, Paris, Dubai och Helsingfors.
Kulturen präglas av inkludering, utveckling och samarbete. Erevena erbjuder hybridarbete, tydliga karriärvägar, internationella möjligheter och lärande i vardagen. Alla medarbetare inbjuds att bli delägare, och bolaget driver rådgivande råd och initiativ för att påverka firmans fortsatta utveckling. Jämställdhet, mångfald och tillgänglighet är grundprinciper i både interna arbetssätt och i branschen man verkar i.
Plats, rapportering och arbetssätt
- Plats: Sverige (Stockholms län).
- Rapporterar till: två Partners med Nordics-ansvar.
- Arbetssätt: hybrid och internationell exponering i nära samarbete med kollegor och kunder i flera länder.
Så maxar du din ansökan
- Visa exempel på hur du hållit ihop komplexa sök- eller projektflöden med många intressenter.
- Beskriv din metodik för datakvalitet i CRM (gärna Ezekia-erfarenhet) och dokumentstyrning.
- Lyft finans- och administrativ vana: utlägg, fakturor och verktyg som Pleo, Xero och e-signering.
- Ge konkreta case på proaktiv kalenderstyrning, resebokningar och internationell koordinering i högt tempo.
- Synliggör hur du arbetar med feedback, prioriteringar och integritet i konfidentiella ärenden.
Ansökan
Intresserad av ett Executive Assistant-jobb i Stockholm med nära ledningsstöd och internationell räckvidd? Läs den fullständiga jobbannonsen och ansök via Erevenas officiella kanaler. Notera att rollen kan kräva tillfällig backup för andra EAs inom bolaget.
Executiveeffect bevakar kontinuerligt nya karriärmöjligheter för executive assistants, VD-assistenter och ledningsstöd i Sverige. För fler nyheter, guider och verktyg – följ oss och ta del av vårt medlemskap.
