Möt Sofia Biltinge: ”Min arbetsdag kan ändras på en minut”

Vi börjar året med att besöka Sofia Biltinge, Executive Assistant på Sandvik, ett av Sveriges största bolag. Den idag globala industrikoncernen grundades i Gävle redan 1862 av köpmannen och konsuln Göran Fredrik Göransson. Idag omsätter de runt 123 miljarder, finns i 170 länder och har 41 000 anställda. Men tillbaka till vårt möte med Sofia, som sitter på Sandviks huvudkontor i centrala Stockholm.

Du är 2025-års första EA-profil att bli intervjuad! Hur känns det? 😉

– Tack för frågan att få bli intervjuad! Det känns jättebra. Jag läser varje nyhetsbrev från er så det är verkligen spännande att själv få vara med i ett.

Låt oss börja med att du tar oss med och berättar vem som döljer sig bakom ditt namn!

– Jag är född i Mjölby i Östergötland, men flyttade därifrån efter gymnasiet. Då ville jag iväg och se annat, och flyttade först till Malung sen USA och senare till England där jag både pluggade och jobbade. Efter flera år
landade jag i Stockholm och har bott här i 20 år nu. Jag har två fantastiska barn, 14 och 17 år, och till dem är ”oavlönad EA” på halvtid!

Berätta hur din roll ser ut på Sandvik?

– Jag har jobbat på Sandvik som EA i olika positioner sedan 2015 och 2021 började jag som Executive Assistant till vår VD. Jag stöttar även vår CFO och General Counsel. Min arbetsdag kan ändras på en minut, trots att jag kan ha planerat den i detalj – och det är ju både charmen och utmaningen med rollen. Men i stora drag går dagen ut på att se till att vår VD får all den support han behöver, och samtidigt se till att alla närmast runt honom får den informationen de behöver för att kunna stötta honom på bästa sätt. Det finns många Key Stakeholders!

Jag har haft flera olika chefer och jag tycker att rollen som Executive Assistant ändras betydligt beroende på vem du jobbar för. Rent generellt tycker jag att rollen har blivit mer digitaliserad och mindre administrativ. Sen kan rollen ändras och utvecklas beroende på chefens behov också så klart.

Hur kom det sig att du blev vd-assistent? Var du en ”EA” redan som barn?

– Det roligaste jag visste att göra när jag var barn var att leka post- och bankkontor! Jag är född på 70-talet och då, före Internet, fanns det en massa blanketter, kuvert och annat som kunde sorteras, fyllas i och organiseras – så ja, jag tror faktiskt att jag föddes som en administratör.

Du utbildade dig i Oxford, England. Hur kom det sig och vad var det viktigaste du lärde dig?

– Jag tog en omväg till att bli vd-assistent och utbildade mig till att bli hotellchef genom att först plugga i Göteborg, och senare göra en påbyggnadsutbildning i Oxford. Därefter följde några roliga jobbår på 5-stjärniga hotell i London. En lärdom som jag tagit med mig från turistindustrin är att vara noggrann och lyhörd – ibland säger folk en sak, men menar egentligen något annat. Det gäller att vara lite detektiv och läsa av omgivningen.

När vi pratar utbildning – har du utbildat dig vidare för att bättre klara av din nuvarande roll? Och hur har du tagit dig an AI?

– Under pandemin fanns det gott om tid för mig att göra korta onlineutbildningar. Inget som behöver stå på CV:t, men som jag mest gjorde för att hänga med i den snabba utvecklingen. Det fanns många bra utbildningar på Youtube och Linkedin att välja på.

Jag har också gått Företagsuniversitetets Executive Assistant – Master Class för att fördjupa mig i vissa områden som till exempel Project Management. AI är ett område som växer så snabbt att det nästan känns som att kursen är inaktuell innan man gått klart den!

Jag har haft Co-Pilot via Sandvik under de senaste två åren. Jag fick vara med i ett program vi kallar Early Adopters så att jag tidigt kunde använda och lära mig hantera verktyget i jobbet. Jag gick också Executiveeffects AI-utbildning förra året som gav mig en bättre koll på till exempel promptning.

Och avslutningsvis, om du fick vara EA åt vem som helst (levande eller död), vem skulle det vara och varför?

– Jag hade turen att vara i England under Svennis-åren när han blev Englands första utländska förbundskapten någonsin, och senare tog över som huvudtränare för Manchester City. Det gick väldigt bra för landslaget och även för Manchester City, så det var jättekul att vara svensk i London då! Så jag säger Sven-Göran Eriksson – han verkade vara en rak, schysst och stöttade person så det hade varit väldigt roligt och givande tror jag.

Mer om:

Till Sofia Biltinge på LinkedIn.

Sandvik är en världsledande global, högteknologisk industrikoncern som tillhandahåller lösningar som förbättrar produktivitet, lönsamhet och hållbarhet inom tillverknings-, gruv- och infrastrukturindustrierna. De levererar utrustning, verktyg, tjänster och digitala lösningar för skärande metallbearbetning, gruvdrift, bergavverkning, krossning och sortering. Koncernen hade 2023 omkring 41 000 medarbetare och intäkter på cirka 127 miljarder SEK i runt 170 länder. Här kan du läsa mer.

Av: