Volvo Group söker Executive Assistant i Göteborg – stöd till SVP för Electromobility Purchasing
Volvo Group utökar sitt ledningsstöd och rekryterar en Executive Assistant i Göteborg (alternativt Lyon) till Senior Vice President för Electromobility (EMOB) Purchasing. Rollen är central för ledningsgruppens effektivitet och kultur – du blir navet som håller ihop prioriteringar, information och aktiviteter i en global miljö där hållbar transport står i fokus.
Roll i korthet
Som Executive Assistant till SVP EMOB Purchasing fungerar du som ”hjärtat och limmet” i ledningsgruppen. Du arbetar proaktivt och självständigt, driver struktur och tempo, och säkerställer ett smidigt informationsflöde mellan Göteborg och Lyon. Uppdraget passar dig som vill kombinera strategiskt ledningsstöd med hands-on koordinering i en internationell kontext.
Huvudsakliga arbetsuppgifter
- Proaktivt ledningsstöd till SVP: hantera vardagsfrågor, följa upp planer och aktiviteter.
- Mötesledning: planera, strukturera agendor och föra mötesprotokoll för ledningsgruppen.
- Teamaktiviteter: organisera och leda interna event och avdelningsaktiviteter.
- Resor och administration: resebokningar, utlägg, avtalad minimiadministration och kalenderprioritering.
- Informationsflöde: säkerställa tydlig, snabb och korrekt kommunikation inom EMOB Purchasing.
- System och rutiner: ägarskap för administrativa arbetssätt och verktyg, inklusive Office 365/Teams, SharePoint, samt EBD och Origo.
- Onboarding: introducera nya medarbetare till arbetssätt, processer och digitala plattformar.
- Best practice: driva och implementera förbättringar och benchmarkade arbetssätt mellan enheter.
Vem är du?
- Erfaren Executive Assistant/VD-assistent med stark förmåga att prioritera, strukturera och ta ägarskap.
- Kommunikativ och lyhörd – du gör det enkelt för andra att förstå budskap och beslut.
- Mycket hög integritet och professionalism; van att hantera konfidentiell information.
- Digitalt vass: bred IT-mognad och särskilt trygg i Office 365, Teams och SharePoint.
- Internationell profil med avancerad engelska; svenska är meriterande.
- Nätverkare som trivs i samarbeten och bygger relationer internt och externt.
- Meriterande: kännedom om Volvo Groups organisation och administrativa rutiner.
- Relevant utbildning och erfarenhet från liknande roller i större organisationer.
Placering, resor och anställningsform
- Placering: Göteborg, Sverige eller Lyon, Frankrike.
- Stödjer SVP baserad i Lyon; del av ledningsgrupper i Lyon och Göteborg.
- Resor: förekommer vid behov (occasionally).
- Anställning: tidsbegränsad (temp contract).
Varför Volvo Group?
Volvo Group samlar nästan 100 000 kollegor globalt kring visionen att skapa effektiva, säkra och hållbara transportlösningar. Inom Volvo Group Purchasing präglas vardagen av innovation, lärande och ett starkt samarbete med leverantörsekosystemet. Här får du både påverka och utvecklas – med möjligheten att lämna samhället i bättre skick till nästa generation.
Så söker du
Volvo Group tar inte emot ansökningar via e‑post. Skicka din ansökan via företagets karriärsida. Urval sker löpande – vänta inte med att söka om du känner igen dig i kravprofilen.
Tips från Executiveeffect – så sticker du ut i din ansökan
- Visa konkret hur du effektiviserat ledningsmöten: exempel på förbättrade agendor, protokollmallar eller beslutsspårning.
- Beskriv hur du säkrat informationsflöde i globala team (t.ex. i Teams-kanaler, SharePoint-strukturer, nyhetsbrev i Viva/SharePoint).
- Lyft dina digitala arbetssätt: automatiseringar med Power Automate, formulär i Forms, dashboard i Excel/Power BI för uppföljning.
- Ge exempel på proaktivitet: hur du förutsett flaskhalsar, prioriterat chefens kalender och ställt om vid förändrade förutsättningar.
- Understryk integritet och diskretion med situationer där konfidentiella frågor hanterats korrekt.
Nyckelord för dig som söker
Executive Assistant Göteborg, VD-assistent, ledningsstöd, Electromobility (EMOB) Purchasing, Volvo Group Purchasing, ledningsgrupp, Office 365, Teams, SharePoint, internationellt ledningsstöd, temporär anställning.
