Visa söker Operations and Office Management Coordinator i Stockholm
Visa rekryterar nu en Operations and Office Management Coordinator till sitt Stockholmskontor. Rollen – benämnd som Operations and Office Management Specialist i annonsen – kombinerar executive support, office management, säljstöd och intern eventplanering. För er som arbetar som Executive Assistant, VD-assistent eller ledningsassistent innebär det ett brett ledningsnära ansvar i en global miljö, med stor möjlighet att påverka både vardagen på kontoret och affärsstödet i regionen.
Om rollen
Uppdraget spänner över både operativt och strategiskt stöd. Du blir navet i kontorets dagliga drift, koordinerar administration och logistik, säkrar relationer till leverantörer och är kontaktpunkt för säkerhet och lokaler. Samtidigt stöttar du landschefer, ledningsgrupp och regionalt säljteam med kalender- och resehantering, rapporter, presentationer och internkommunikation. En central del är att planera och genomföra interna events – från kickoffs och kundmöten till medarbetaraktiviteter – inom budget och med hög kvalitet.
Exempel på arbetsuppgifter
- Executive support till Country Managers i Norge och Finland: kalender, resor (in- och utrikes), utlägg och reseadministration.
- Office management: reception, mötesbokningar, kontorsmaterial, koordinering med IT samt samordning av säkerhet och arbetsmiljö.
- Leverantörsstyrning: onboarding, avtal och relationer med hyresvärd, cateringleverantörer och tjänsteleverantörer.
- HR-koordination: onboarding av nya medarbetare i samarbete med HR och linjechefer.
- Säljstöd: merchandise-koordinering, beställningar och lagerhållning samt stöd i PO-, faktura- och P-card-flöden.
- Eventledning: planering, budgetuppföljning, logistik (resor/boende) och tvärfunktionellt samarbete för lyckade interna aktiviteter.
- Administrativt stöd till ledningsgrupp samt prioritering och problemlösning vid konkurrerande deadlines.
- Ekonomisk uppföljning: bevaka medelsstatus och initiera behov av ytterligare finansiering vid behov.
Kvalifikationer
- Dokumenterad erfarenhet av office management och/eller personlig assistans på ledningsnivå.
- Bevisad förmåga att planera och genomföra interna event.
- Mycket god struktur, detaljfokus och kapacitet att hantera flera spår parallellt.
- Trygg kommunikatör med hög servicekänsla och samarbetsförmåga, även under tidspress.
- Proaktiv, lösningsorienterad och van att arbeta självständigt i ett högt tempo.
- Avancerade kunskaper i MS Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint).
- Vana att arbeta i interna system såsom Ariba, Concur och iProcurement.
- Svenska och engelska är ett krav; norska och finska är meriterande.
- Professionellt, förtroendeskapande uppträdande samt hög integritet och diskretion.
Varför rollen passar Executive Assistants och ledningsassistenter
För EAs, VD-assistenter och ledningsassistenter som vill bredda sin påverkan är detta en roll där du kombinerar klassiskt ledningsstöd med ansvar för kontorsdrift, leverantörsstyrning och event. Du får arbeta nära affären, stödja nordiska chefer och vara en nyckelperson i att skapa smidiga processer och en välfungerande arbetsplats – kompetenser som ligger i hjärtat av modernt ledningsstöd.
Arbetsform och placering
Tjänsten är placerad i Stockholm och erbjuds i hybridform. Antal dagar på kontoret fastställs i dialog med rekryterande chef. Du samarbetar tätt med HR, Security/Facilities, IT, regionalt säljteam och andra administratörer inom Visa.
Tips inför din ansökan
- Lyft konkreta exempel på hur du har drivit office management, förbättrat leverantörsavtal eller stärkt arbetsmiljö och säkerhet.
- Beskriv mätbara resultat från interna events, t.ex. budgetutfall, deltagarnöjdhet eller processförbättringar.
- Visa systemvana med Ariba/Concur/iProcurement och hur du säkrat regelefterlevnad i inköp och utlägg.
- Betona erfarenhet av nordiskt samarbete och din förmåga att prioritera smart vid konkurrerande deadlines.
Om Visa
Visa är en global ledare inom betalningsteknik som möjliggör säkra transaktioner mellan konsumenter, handlare, finansiella institutioner och myndigheter i över 200 länder och territorier. Företaget arbetar för att göra betalningar enklare och mer inkluderande för alla. Visa är en EEO-arbetsgivare och välkomnar ansökningar från kvalificerade kandidater oavsett bakgrund, i enlighet med gällande lagstiftning.
Ansök så här
Intresserad av rollen som Operations and Office Management Coordinator i Stockholm? Läs mer och ansök via Visas karriärsida eller via den publicerade annonsen på LinkedIn. Urval sker löpande.
För dig som följer Executiveeffect
Executiveeffect bevakar kontinuerligt karriärmöjligheter för Executive Assistants, VD-assistenter och ledningsstöd. Följ vår jobbbevakning, guider och EA-barometern för fler insikter och verktyg som stärker din roll närmast ledningen.
