Executiveeffect
  • Start
    • Affärsresor
    • Expertråd
    • Inspiration
    • Kontor
    • Ledningsmöten
    • Livsstil
    • Möteskultur
    • Personlig utveckling
    • Rekrytering
    • Styrelsearbete
    • Säkerhet
  • Member
  • Utvalda mötes- & eventlokaler
  • Profiler
  • Krönikor
  • Karriär
    • Lediga Jobb
  • Verktyg
  • EVENTLEVERANTÖRER
  • Partners
    • IMA – International Management Assistants 
    • Scandinavian XPO
    • Robot Event
    • 7A
    • Koncept & Event
    • Trippus
    • OneMotion
    • Elite hotels
    • Fotografiska
    • Bio & Bistro Capitol
    • Aktiva event
    • Citykonferensen
    • Båsenberga Hotell & Konferens
    • AVEQIA
    • Golfbaren
    • Volvo Studio
    • Liberty International
    • Convendum
    • Ventla
    • Style Scandinavia
    • Mindley
    • Spritmuseum
    • Maxim
  • Annonsera
  • Om oss
Skip to content

2021-05-29 | Verktyg

Så kan du effektivisera med hjälp av en virtuell assistent

En virtuell assistent kan avlasta ditt företag med allt från administration och marknadsföring till fakturering och projektledning. Genom att delegera skapar du utrymme för att fokusera på kärnverksamheten, och lägga fokus på det som får företaget att växa. Utan att anställa har du en digital hjälp som hjälper dig på ett effektivt sätt.

Så kan du effektivisera med hjälp av en virtuell assistentVirtuell assistent: Malin Björnell driver Ulla-Bella

Malin Björnell startade eget som virtuell assistent för snart tre år sedan. Idag driver hon Ulla-Bella som hjälper företag att effektivisera sin vardag.

– En virtuell assistent är en person som jobbar med allt det som är runt kärnverksamheten. De flesta virtuella assistenter jobbar på distans, med allt från försäljning, administration, projektledning till sociala medier och ekonomi. Jag jobbar främst på distans men ibland är jag med på kundmöte, säljkonferens, eller kickoff. Det beror på hur uppdraget ser ut, säger Malin Björnell.

Många söker virtuell assistent 

Men vilka söker en virtuell assistent? Hos Malin Björnell kommer kunderna från en rad olika branscher. Även om kundernas erbjudande och branscher skiljer sig åt så är behoven liknande. Den typiska kunden är ett bolag med färre än trettio anställda, där behovet av en assistent finns men det finns inte jobb eller ekonomi för en heltidstjänst på området. Då anlitar de Malin och får avlastning med det som behövs.

– Efterfrågan har ökat senaste året, det är fler förfrågningar som kommer in. Många företag har fått mycket att göra och behöver hjälp innan de kan anställda, eller så har de tyvärr behövt låta personal gå men har fortfarande arbetsuppgifter de behöver hjälp med, säger Malin.

En virtuell assistent jobbar digitalt, ofta i planeringsverktyg och kommunikationsverktyg som kunden tar del av. Genom digitala kommunikationsverktyg underlättar kommunikationen mot kund och Malin jobbar även med avstämningar utifrån kundens behov. Många virtuella assistenter jobbar med abonnemang eller tidbank, där timmarna disponeras utifrån behov. Företaget kan fokusera på kärnverksamheten med vetskapen om att det administrativa tas om hand, vilket sparar både tid och energi. Men vad ska man tänka på när man anlitar en virtuell assistent?

– Jag tycker man ska tänka igenom vad man verkligen behöver hjälp med, titta på vilka arbetsuppgifter man kan bli av med för att kunna frigöra tid till annat, se över var man själv är en flaskhals och fundera över hur det går att lösa. Fundera över vad som dränerar på energi och om det är något som tar lång tid som någon annan hade kunnat göra fortare. Sen tycker jag även det är viktigt att man som kund lägger in några extra timmar i uppstarten, för den tiden får man igen senare, säger Malin.

Virtuell assistent pris – så mycket kostar det 

Att anlita en virtuell assistent är kostnadseffektivt eftersom jobbet utförs av en person som är van vid administration. De flesta virtuella assistenter jobbar per timme men vissa jobbar även mot fast pris. Timpriset varierar, men kostar ungefär från 500 kr/timmen exklusive moms och uppåt. Malin rekommenderar att ta in en virtuell assistent när man har möjlighet att täcka minst tio timmar i månaden. På så sätt finns det möjligt för den virtuella assistenten att få en inblick i företaget för att kunna effektivisera processer. Men när vet man att det är det dags att ta in en virtuell assistent i företaget?

– När man känner att man börjar växa och få snurr på företaget, det går bra men man vill inte anställa, eller när man har behövt dra ner på resurser men behovet av viss hjälp kvarstår. Då kan man ta in en virtuell assistent några timmar i veckan tills man är redo att anställa. Många väntar tyvärr tills det gått lite för långt, när man halkat efter med mycket eller tappat kontrollen över processen, säger Malin.

Många kunder tycker det är svårt att förstå vad de kan eller vill delegera men Malin menar att man kan få hjälp med det mesta. Malin jobbar själv med andra virtuella assistenter för att kunna möta kundens behov och som företag får man utgå från behoven när man letar efter en virtuell assistent.

– Många säger att de inte vet vad de vill delegera, man tror att om jag inte gör allt så funkar det inte. Men det leder till att man jobbar för mycket, trots att det finns så mycket saker man kan få hjälp med, avslutar Malin.

Anlita en virtuell assistent – tänk på detta

  • Undersök vilka arbetsuppgifter som kan delegeras
  • Hitta en assistent du trivs med, personkemin är viktig
  • Lägg till på uppstarten för att kunna effektivisera så mycket som möjligt
  • Ta hjälp i tid, innan arbetsuppgifterna halkat efter

10 virtuella assistenter i Sverige

https://www.1ea.se/

https://kejvirtuellassistent.se/

https://mayweassist.newzenler.com/hem

https://mvirtuell.se/

https://rithaconsulting.se/index.html

https://www.thepace.se/

https://tsaconsulting.se/

https://ulla-bella.se/

https://vaesresurs.se/

Av: Lovisa Wallin

Redaktionen [email protected]

Läs mer:

5 AI-verktyg som hjälper dig jobba smartare

5 AI-verktyg som hjälper dig jobba smartare

Från bildgenerering till transkribering och översättning – här är fem AI-verktyg som du kan testa direkt. Spara tid, imponera i presentationer och låt tekniken göra grovjobbet åt dig efter att ha spanat in våra tips till dig!

10 tips: Så använder du Excel för att effektivisera ditt arbete

10 tips: Så använder du Excel för att effektivisera ditt arbete

Som executiveassistent är det avgörande att arbeta effektivt och noggrant. Microsoft Excel erbjuder en rad funktioner som kan underlätta ditt dagliga arbete. Här är några tips för att dra nytta av Excel på bästa sätt:

12 Affärsresebyråer att ha koll på inför nästa upphandling

43 Affärsresebyråer att ha koll på inför nästa upphandling

Att ha en bra affärsresebyrå som partner kan underlätta livet för dig som Executive Assistant. Inför nästa upphandling, se till att läsa på och jämföra olika aktörer för att se vilken som passar ert företag bäst. Executiveeffect listar 43 resebokare att ha koll på.

Jens Edgren - Veckans Mindley profil

Jens Edgren – Veckans Mindley profil

Annons

Jens Edgren är veckans profil på Mindley. Med en unik kombination av djup erfarenhet inom försäljning, coaching och beteendeförändring, hjälper han säljare och chefer att nå snabbare och mer hållbara resultat.

Annonsplatta gron
IMA banner

BESTÄLL VÅRT KOSTNADSFRIA NYHETSBREV

Jag godkänner EventEffect Nordics personuppgiftspolicy *Personuppgiftspolicy

300x250 studio puck

Tillgängliga nätverk

  • International Management Assistants (IMA) Sweden
  • Inhouse - Nätverket för Executive Assistants
  • The Pace - Nätverk för executive assistants
  • EGN - Nätverk för executive assistants
  • Chefssekreterarna Skåne
  • Cassto
  • Dialog - Kompetensnätverket för Executive Assistants
  • Handelskammarens Nätverk för VD-assistenter

Krönika

Retorikexperterns 10 tips – så får du dina mottagare att lyssna och delta

Kan AI förstå ironi? Och vad har det med retorik att göra? 

Krönika

AI kan härma, men inte känna – och just där ligger den avgörande skillnaden. Retorik och kommunikation handlar om nyanser, känslor och samspel, något tekniken aldrig helt kan ersätta. Retorik- och röstexpert Per Furumo reflekterar över AI:s begränsningar och vad det betyder för mänsklig interaktion. 

Därför är självledarskap avgörande för VD:ar

Därför är självledarskap avgörande för VD:ar

Krönika

Självledarskap är inte längre en individuell färdighet – det är en nyckel för framtidens ledarskap. I denna krönika skriver Louise Key-Hedberg om insikter från rapporten Ledarspaning 2025 och om hur VD:ar ser självledarskap som avgörande för hållbara organisationer.

Vad är du utan ditt jobb? AI kanske snart ger dig svaret

Vad är du utan ditt jobb? AI kanske snart ger dig svaret

Krönika

Är du någonsin på en middag där det första som händer är att någon frågar: ”Vad jobbar du med?” Det är en oskyldig fråga på ytan, men bakom den ligger en samhällsnorm som kopplar din identitet till din produktivitet. Vi är våra jobb, våra titlar, våra leveranser. Och det är kanske därför vi känner oss så hotade av AI.

Årskrönika: ”Detta kan ni EA:s förvänta er av vår bransch!"

Årskrönika: ”Detta kan ni EA:s förvänta er av vår bransch!”

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025? Kajsa Tamsen är partner på Inhouse och vi bad henne skriva en årskrönika åt er. Varsågoda – låt er inspireras och ta del av den här!

Årskrönika: Emmy Sundberg

Årskrönika: ”Att våga gå före kräver mod”

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025? Emmy Sundberg är Director of Meetings & Private Events på Fotografiska Stockholm, och vi bad henne skriva en årskrönika åt er. Varsågoda – låt er inspireras och ta del av den här!

Årskrönika: ”Vi ska spegla era förväntningar”

Årskrönika: ”Vi ska spegla era förväntningar”

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025? Mikael Björkqvist är CMO på matlagningsstudion AVEQIA, och vi bad honom skriva en årskrönika åt er. Varsågoda – låt er inspireras och ta del av den här!

Årskrönika: Pär Haga

Årskrönika: ”Ta på dig rollen som innovatör!”

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025? Pär Haga är CEO och co-founder på Boardeaser, en plattform med digitala verktyg för styrelse och ledning, och vi bad honom skriva en årskrönika åt er. Varsågoda – låt er inspireras och ta del av den här!

Årskrönika: Framtidsäkra din karriär steg för steg

Årskrönika: Framtidsäkra din karriär steg för steg

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025 när det kommer till din egen karriär och yrkesroll? Stefan Haglund är vd på Företagsuniversitetet och vi bad honom skriva en årskrönika åt er. Varsågoda – låt er inspireras och ta del av den här!

Årskrönika: 2025 innebär både nya krav och nya möjligheter

Årskrönika: Nytt år med nya krav och nya möjligheter

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025 när det kommer till möten och evenemang? Henrik Vallentin är CEO på Event Logic, en webbaserad plattform som förenklar planering, upphandling och hantering av möten, event och konferenser. Ta del av hans årskrönika skriven för dig som EA. Trevlig läsning!

Årskrönika: Det attraktiva kontoret

Årskrönika: Det attraktiva kontoret

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025 när det kommer till möten och evenemang? Oscar Ohlsén är koncernchef på Carotte Group, som erbjuder soft facility services med fokus på mat, möten och upplevelser. Ta del av hans årskrönika skriven för dig som EA här. Trevlig läsning!

Utbildning

- Distansutbildningar

AKTUELLT ERBJUDANDE

Lediga Jobb

Mest läst

Intim och charmig festlokal Vardagsrummet på Gamla Stadshotellet i Uppsala, perfekt för mindre tillställninga

De 10 bästa festlokalerna i Uppsala för en minnesvärd tillställning

Letar du efter en festlokal att hyra i Uppsala? Här hittar du en mängd spännande alternativ som passar både små och stora tillställningar. I vår lista finns allt från charmiga, intima lokaler till rymliga festvåningar, där flera erbjuder möjligheten att ta med egen dryck och mat, vilket kan hålla kostnaderna nere. Vare sig du föredrar ett centralt läge eller en ...
Travel Team blir Way – nytt namn, bredare tjänster

Travel Team blir Way – nytt namn, bredare tjänster

Efter 22 år som Travel Team tar företaget nu steget in i en ny era med ett nytt namn och en bredare tjänsteportfölj. Way är det nya namnet som speglar företagets utveckling inom affärsresor, konferenser, kongresser och event.
VD-assistentens vanligaste arbetsuppgifter och ansvarsområden

VD-assistentens vanligaste arbetsuppgifter och ansvarsområden

Även om arbetsuppgifterna för VD-assistentens på ledningsnivå varierar på olika arbetsplatser, så finns det vissa ansvarsområden, färdigheter och profilegenskaper som är mer förekommande.
12 Affärsresebyråer att ha koll på inför nästa upphandling

43 Affärsresebyråer att ha koll på inför nästa upphandling

Att ha en bra affärsresebyrå som partner kan underlätta livet för dig som Executive Assistant. Inför nästa upphandling, se till att läsa på och jämföra olika aktörer för att se vilken som passar ert företag bäst. Executiveeffect listar 43 resebokare att ha koll på.
Mötesexperten Fredrik Bauer: Kan ett infomöte vara effektivt?

Mötesexperten Fredrik Bauer: Kan ett infomöte vara effektivt?

De flesta arbetsplatser har informationsmöten av olika slag. Möten som ofta upplevs tråkiga och som sällan förmedlar ny information på ett effektivt sätt. I en ny krönika från Executiveeffects återkommande gästskribent Fredrik Bauer reflekterar han över fenomenet och ger förslag till förändring.

Expertråd

Välkommen Mötesbaren den 15 maj – Magnus Helgesson föreläser om: Attityder som gör skillnad

Välkommen Mötesbaren den 15 maj – Magnus Helgesson föreläser om: Attityder som gör skillnad

Event

Den 15 maj bjuder vi in dig som läser Executiveeffect till ett unikt evenemang där kunskap och nätverkande möts i en härlig miljö. Lyssna till föreläsningen: Attityder som gör skillnad – med toppföreläsaren Magnus Helgesson, få en exklusiv rundtur i Solvallas nyrenoverade mötesytor och avslutande mingel.

Monica Ohlson, Executive Assistent till generalsekreterare och styrelse på Barncancerfonden och Niklas Cerovina, Vice President Assistant på Tetra Pak Packaging Solutions AB

Erfarenhet mötte nyfikenhet – mentorsprogrammet utvecklande för båda

Karriär

Monica Ohlson på Barncancerfonden och Niklas Cerovina på Tetra Pak Packaging Solutions var båda nyfikna på vad ett mentorsprogram skulle innebära för deras professionella utveckling, hon i egenskap av mentor, han som adept. De har båda precis avslutat mentorsprogrammet som ingår i EA-nätverket IMA Swedens medlemskap och här berättar de om varför de anmälde sig, vad de båda tagit med sig och varför de tycker att fler borde våga kasta sig ut på en liknande resa.

Göteborgs gastronomiska scen 2025

Göteborgs gastronomiska scen 2025

Inspiration

Göteborgs gastronomiska scen fortsätter att utvecklas med över 40 nya inslag under 2025. Bland nyheterna finns en världsunik spritbar, ett ångbåtscafé i älven, hemtrevliga bakfickor och kreativa krogar som introducerar innovativa koncept. Denna lista, framtagen av Göteborg & Co AB, presenterar ett urval av de mest spännande nyöppningarna och viktiga matevenemangen att hålla koll på just nu.

När "rätt" inte räcker – ny bok uppmanar till omdömets revansch

När ”rätt” inte räcker – ny bok uppmanar till omdömets revansch

Aktuellt

I en tid där regelverk och processer ofta prioriteras över sunt förnuft, presenterar Klas Hallberg och Per Kristensson sin nya bok Rätt räcker inte – Att göra nytta på riktigt. Boken, som släpptes den 2 maj 2025, riktar sig till ledare, chefer och alla som vill navigera bortom byråkratins begränsningar och återupprätta det mänskliga omdömet.

Så bygger du en effektiv och ansvarsfull styrelse

Styrelseskola: Så bygger du en effektiv och ansvarsfull styrelse

Styrelsearbete

Advokatfirman Treschow & Partner, ledd av grundaren Frida Treschow, har lanserat en serie pressmeddelanden under titeln ”Styrelseskola”. Denna serie syftar till att ge företag och deras ledningsstöd en djupare förståelse för styrelsens roll, ansvar och hur man bygger en stark och kompetent styrelse.

Travel Team blir Way – nytt namn, bredare tjänster

Travel Team blir Way – nytt namn, bredare tjänster

Aktuellt

Efter 22 år som Travel Team tar företaget nu steget in i en ny era med ett nytt namn och en bredare tjänsteportfölj. Way är det nya namnet som speglar företagets utveckling inom affärsresor, konferenser, kongresser och event.

Solvalla i ny skepnad: Nu en toppmodern mötesarena

Solvalla i ny skepnad: Nu en toppmodern mötesarena

Hallå där...

Med nyrenoverade mötesytor och en ambition att bli en arena för möten och event, öppnar Solvalla upp för nya möjligheter. Den 15 maj är det smygpremiär för de nyrenoverade lokalerna när Mötesbaren gästar anläggningen, vilket ger bokare och mötesproffs en första titt på den omvandlade arenan.

Pia Thedéen, Nya Ledarskapet

Webbinarium – Hjärnsmart ledarskap för ökat fokus, resultat och välmående

Event

Den 20 maj är du varmt välkommen till denna digitala lunch med oss. Vi tar fram lunchlådan, kopplar upp oss och låter Pia Thedéen, vd på Nya Ledarskapet lära oss hur vi kan bli bättre på att skapa resultat och samtidigt må bra. Nya Ledarskapets utbildningar baseras på forskning framtagna i samarbete med Karolinska Institutet och du kommer få handfasta tips som kan hjälpa dig att förbättra hur du leder dig själv och andra. Varmt välkommen att anmäla dig! Webbinariet är kostnadsfritt.

Så ser du till att ditt event blir en succé – med tre enkla ledord

Så ser du till att ditt event blir en succé – med tre enkla ledord

Inspiration

Att planera ett lyckat event är mer än att boka en lokal och bjuda in talare. Det handlar om att skapa en upplevelse som engagerar deltagarna på flera nivåer. Genom att fokusera på tre centrala ledord – Känna, Lära och Göra – kan du designa ett evenemang som inte bara informerar, utan också inspirerar och aktiverar dina gäster.

Tyst kunskap – den osynliga väven i organisationen

Tyst kunskap – den osynliga väven i organisationen

Arbetsplats

Att vara ledningsassistent (Executive Assistant, EA) är en roll som kräver medvetenhet och reflektion, och kan utvecklas till en strategisk position där du aktivt bidrar till organisationens framgång. Genom att förstå och navigera tyst kunskap, informella ledare och dolda agendor kan du stärka din roll och skapa värde på flera nivåer.

 

Executiveeffect.se - Oberoende nyheter, expertråd, inspiration och verktyg för ​dig​ som jobbar närmast ledningen i företag och organisationer.
Eventeffect Nordic AB, Vasagatan 28, 111 20 Stockholm
Vi följer GDPR och använder cookies. Läs mer här.

Eventeffect.se | Passioneffect.se | Saleseffect.se | Influencereffect.se | Bestplacesinsweden.com