Quant rekryterar Executive Assistant & HQ Office Manager i Stockholm
Quant, en global ledare inom industriellt underhåll, söker en erfaren Executive Assistant & HQ Office Manager till huvudkontoret på Kungsholmen i Stockholm. Rollen är central i bolagets ledningsstöd och kontorsdrift och innebär dagligt samarbete med främst CEO och CFO samt praktiskt stöd till styrelseordförande och styrelse.
Om Quant
Quant har i över 30 år hjälpt industriföretag att realisera potentialen i sitt underhållsarbete genom säkerhetskultur, kostnadsoptimering och förbättrad anläggningsprestanda. Företaget har cirka 2 000 medarbetare på omkring 50 anläggningar globalt, med huvudkontor i Stockholm.
Ansvarsområden: Executive Assistant
- Proaktivt ledningsstöd till CEO, CFO och strategiska initiativ.
- Avancerad kalender- och möteskoordinering över flera tidszoner.
- Resebookning, reseräkningar och löpande tidsplanering.
- Produktion av presentationer och mötesunderlag för ledning och styrelse.
- Praktiskt stöd till styrelseordförande och styrelse.
- Tätt samarbete med kollegor i Sverige och internationellt.
- Ekonomirelaterade uppgifter såsom fakturahantering.
- Onboarding och offboarding på huvudkontoret.
- Planering av events, workshops och teamaktiviteter.
Ansvarsområden: HQ Office Manager
- Daglig kontorsdrift för en välkomnande och effektiv arbetsmiljö.
- Bokning och skötsel av mötesrum, catering och kontorsmaterial.
- Första kontaktpunkt för besökare, leverantörer och servicepartners.
- Relationer med hyresvärd, säkerhet, städ och övriga leverantörer.
- Introduktioner och säkerhetsgenomgångar för personal och gäster.
- Säkerställa efterlevnad av interna policyer och rutiner.
- Hantering av enklare fastighetsärenden och eskalering vid behov.
Profil och krav
- Minst 5 års erfarenhet som Executive Assistant, Project Coordinator eller Office Manager i en krävande miljö.
- Mycket goda språkkunskaper i svenska och engelska; fler språk är meriterande.
- Avancerad nivå i Microsoft 365 (PowerPoint, Word, Excel, Teams).
- Strukturerad, detaljorienterad och pålitlig med stark förmåga att prioritera.
- Vant användande av digitala verktyg, inklusive rese- och utläggsplattformar.
- Serviceinriktad, lösningsfokuserad och proaktiv lagspelare som också kan arbeta självständigt.
Det här erbjuder Quant
- En internationell och växande miljö med stor påverkan nära högsta ledningen.
- Möjlighet att utveckla arbetssätt och växa professionellt.
- Samarbetsdriven kultur, moderna IT- och digitala verktyg.
- Placering i hjärtat av Kungsholmen, Stockholm.
Varför rollen är intressant för erfarna VD-assistenter
För EAs och ledningsassistenter som vill kombinera kvalificerat ledningsstöd med operativt kontorsansvar erbjuder tjänsten en bred och affärsnära roll. Den internationella kontexten, mötes- och resekoordinering över tidszoner samt styrelsenära arbete ger både bredd och djup i uppdraget. Här finns också utrymme att standardisera processer, stärka säkerhets- och möteskultur och driva förbättringar i HQ-miljön.
Plats och rapportering
Tjänsten är placerad på Quants huvudkontor på Kungsholmen i Stockholm och innebär nära samarbete med CEO, CFO och övriga i Management Teamet, samt kontakter med internationella kollegor och externa leverantörer.
Så förbereder du en träffsäker ansökan
- Lyft fram erfarenhet av C-level-stöd, tidszonskoordinering och styrelsearbete.
- Visa exempel på strukturkapande och förbättring av kontorsprocesser och policyer.
- Beskriv din vana att arbeta i Microsoft 365 och med T&E-verktyg.
- Konkretisera hur du hanterat konfidentiell information, prioriteringar och snabba förändringar.
Observera: Sammanfattningen bygger på företagets jobbannons. Kontrollera alltid detaljer och ansökningsprocess i originalannonsen hos Quant innan du söker.
Relaterade sökord
Executive Assistant, HQ Office Manager, VD-assistent, ledningsstöd, styrelsestöd, kontorsansvar, kalenderhantering, resebokning, fakturahantering, Microsoft 365, Teams, Kungsholmen, Stockholm, Quant, industriellt underhåll.
