Hur kändes det att bli nominerad till Executive Assistant of the Year?
– Jag blev otroligt förvånad och hade inte ens tänkt tanken att kunna bli nominerad. Men naturligtvis blev jag väldigt glad och smickrad.
Hur länge har du jobbat som Executive Assistant?
– Som assistent på varierande nivåer har jag jobbat i 25 år. Jag började direkt efter min utbildning till Internationell Chefssekreterare som teamassistent på McKinsey och har sedan dess haft lite olika titlar och assistentroller genom åren. De sista tio åren har jag suttit som assistent på koncernledningsnivå.
Vad enligt dig utmärker en riktigt vass Executive Assistant?
– Jag tror det i grunden är att man har den där äkta servicekänslan, den måste finnas hos en assistent hela tiden. En annan viktig sak är att vara otroligt noggrann. Naturligtvis missar man saker ibland, det är mänskligt, men om man är slarvig och inte dubbelkollar saker och ting så tappar man snabbt förtroendet från både sin chef och sina kollegor.
Vad är det viktigaste i samarbetet mellan en chef och en assistent?
– Absolut tillit. Att inte kunna lita på sin assistent, eller att inte kunna lita på sin chef, skapar en mycket dålig relation. Vi hamnar många gånger i en roll där vi hanterar mycket konfidentiell information som vi måste kunna hålla för oss själva. Om man då som chef inte kan lita på sin assistent begränsar det möjligheterna till ett riktigt bra samarbete, och gör också att man inte kan utnyttja den fulla potentialen av att ha en assistent. Naturligtvis tar det tid att bygga upp när man börjar att arbeta med en ny chef, men tillit är något som måste finnas i ett bra samarbete.
Hur ser din roll ut?
– I min roll idag är jag dels vd-assistent men även kontorsansvarig för vårt huvudkontor i Solna. Och då vi ska byta lokaler i maj månad så har även rollen som intern projektledare för flytten hamnat på mig. Jag har även ansvar för Travel Management, en roll som jag delar med en kollega.
Hur kan en vanlig dag se ut?
– En vanlig dag i rollen som vd-assistent innebär för närvarande mycket kalenderhantering. Då vi fick ny vd i november är det en del justeringar som måste göras och omprioriteringar som gör att kalendern ändras hela tiden. Och sedan, med tanke på att vi har en flytt framöver oss, så består dagen även av många beslut ska tas gällande ombyggnad, inredning, leverantörer och möbler.
Vad är roligast i din jobbvardag?
– Det är absolut att i rollen som vd-assistent hela tiden ha kontakt med så många olika delar av företaget. På det sättet får man en bred kunskap om vad vi gör och ett stort kontaktnät, man berör i princip alla avdelningar på ett eller annat sätt.
Vad du tycker är det mest utmanande i ditt jobb?
– Det mest utmanande är nog att det hela tiden sker förändringar som man måste anpassa sig till, speciellt när man sitter nära en koncernledning. Även om man ser sig själv som förändringsbenägen så är det väl klart att det tar på krafterna ibland när förändringarna avlöser varandra. Men samtidigt är det ju det som gör rollen så spännande.
Vilka anser du vara dina främsta styrkor i rollen?
– Den främsta styrkan jag har är nog att jag nästan alltid har en optimistisk syn på det mesta. Även om det kör ihop sig ibland så försöker jag tänka positivt och det tror jag hjälper mig i många situationer.
Vad händer under 2020? Något speciellt du ser fram emot?
– Det är väl att vi byter lokaler i maj månad och det ser nog alla på vårt kontor fram emot.
