Office Manager till Quick Office Telefonplan – kontorshotell i Stockholm
Quick Office Workspace förstärker teamet i Stockholms kommun och söker en Office Manager till kontorshotellet vid Telefonplan. Rollen kombinerar front desk, kontorsdrift, community management och lättare ekonomi – perfekt för dig med servicebakgrund som vill ta ett bredare operativt ansvar nära verksamhetens kärna.
Det här gör du i rollen
- Bemanna receptionen och vara första intrycket för medlemmar och besökare.
- Koordinera mötesrumsbokningar, catering och dagligt flöde så att allt löper smidigt.
- Hantera hyresgästärenden och administration kopplat till avtal och inflytt/utflytt.
- Genomföra dagliga rundor, hålla gemensamma ytor i toppskick och säkerställa trivsel (t.ex. kaffe, diskmaskin, post och paket).
- Ansvara för mindre inköp och styling av kontorsrum.
- Bidra till merförsäljning samt visa lokalerna för potentiella kunder.
- Sköta månads- och kvartalsfakturering, följa upp kundreskontra och hantera leverantörsfakturor.
- Delta i viss avtalsskrivning.
- Planera och genomföra gemenskapsbyggande aktiviteter, som kundfrukostar och nätverksevent.
Profil och kvalifikationer
- Dokumenterad servicevana, gärna från hotell, restaurang eller konferens.
- Strukturerad, proaktiv och trygg i att arbeta självständigt i ett högt tempo.
- Mycket god förmåga att skapa ordning, relationer och goda kundupplevelser.
- Kommunicerar obehindrat på svenska och engelska i tal och skrift.
Villkor och förmåner
- Arbetstid: måndag–fredag kl. 08.00–17.00 (1 timmes lunch).
- Friskvårdsbidrag och en kultur med stark gemenskap.
- Dynamisk bransch med utrymme för idéer, initiativ och professionell utveckling via community-evenemang.
- Start: omgående eller enligt överenskommelse.
Varför är tjänsten intressant för Executive Assistants?
Office Manager på ett kontorshotell i Stockholm är en utmärkt språngbräda för EA-/VD-assistenter som vill bredda sin operativa palett:
- Ledningsnära service: Du tränar på att prioritera, koordinera och leverera med hög kvalitet – dagligen.
- Affärsnära inslag: Lättare sälj, avtal och fakturering stärker din affärsförståelse.
- Stakeholder management: Du bygger långsiktiga relationer med medlemmar och leverantörer.
- Event- och communitykompetens: Du planerar aktiviteter som driver engagemang och nätverkande.
- Kontorsdrift och facilitetshantering: En merit för assistenter som stödjer hela organisationen.
Så vässar du din ansökan
- Lyft fram konkreta exempel på hur du skapat struktur, förbättrat rutiner eller höjt kundnöjdhet.
- Visa på mätbara resultat inom administration, ekonomi (t.ex. fakturering/reskontra) eller merförsäljning.
- Beskriv hur du hanterar toppar i belastning och hur du prioriterar mellan reception, drift och event.
- Betona kommunikativa styrkor på svenska och engelska, samt vana av boknings- och faktureringssystem.
- Bifoga referenser som kan intyga servicegrad, noggrannhet och självständighet.
Plats och sammanhang
Tjänsten är placerad på Quick Office Telefonplan i Stockholms kommun – ett kontorshotell som erbjuder flexibla arbetsytor och en aktiv medlemsgemenskap. Miljön gynnar nätverkande, vilket gör rollen både relationsbyggande och affärsnära.
Ansökan
Rekrytering sker omgående/efter överenskommelse. Är du en strukturerad serviceprofil som vill arbeta som Office Manager i Stockholm och bidra till ett växande kontorshotell? Sök snarast då urval kan ske löpande.
Nyckelord (SEO)
Office Manager Stockholm, kontorshotell, Quick Office Telefonplan, reception och kontorsdrift, medlemsvård, community management, mötesrumsbokning, fakturering, avtal, Executive Assistant karriär, ledningsstöd.
