Maandag Nordic söker Office Manager & Operations Coordinator i Stockholm
Maandag Nordic fortsätter växa i Sverige och rekryterar nu en Office Manager & Operations Coordinator till Stockholmskontoret. Rollen är ett operativt nav nära ledningen med fokus på struktur, processförbättring och tvärfunktionellt stöd till rekrytering, sälj och marknad. För er i Executive Assistant-, VD-assistent- och ledningsstöd-roller erbjuder detta en chans att kliva in i en bred operationsfunktion där ägarskap, initiativ och förbättringsarbete premieras.
Fakta i korthet
- Start: september 2026
- Anställningsform: 12 månaders kontrakt, möjlighet till förlängning
- Arbetstid: 32 h/vecka, möjlighet till heltid framöver
- Plats: Stockholm, på plats
- Arbetsspråk: svenska (professionell nivå) och engelska (flytande)
- Ansökan: skicka CV och ansökan på engelska
Om rollen: operativt nav nära ledningen
Uppdraget kombinerar office management, operations, business support, HR-administration och kontinuerlig processförbättring. Du arbetar nära Managing Director och fungerar som möjliggörare för rekryterings-, sälj- och marknadsteam – med tydlig påverkan på hur organisationen utvecklas.
Ansvarsområden
- Operations & Business Support: framtagning av presentationer, rapporter och mötesunderlag; samordning av månadsrapportering och måluppföljning; driva effektiviseringsinitiativ och förbättra arbetssätt.
- Kontrakt & konsultadministration: upprätta och administrera kundavtal, konsultavtal och anställningsdokumentation; säkerställa snabb och korrekt hantering (ambition: kontrakt inom 24 timmar efter matchning); tidrapporter, utlägg, bonusar och fakturaflöden.
- Onboarding, HR & compliance: designa och förbättra on-/offboarding för konsulter och interna medarbetare; samordna utrustning, behörigheter och introduktioner; stödja HR i Nederländerna i svenska personalfrågor; hantera personalakter, förmåner, löneunderlag och efterlevnad av svensk arbetsrätt.
- System & office management: admin för ATS och CRM; bygga workflows, mallar och konfigurationer; driva digitalisering; sköta leverantörer, utrustning och kontorsdrift; koordinera interna möten och aktiviteter.
Vem Maandag Nordic söker
- Eftergymnasial utbildning inom t.ex. ekonomi, HR, affärsadministration, juridik, service management eller liknande.
- Erfarenhet som Office Manager, Operations Coordinator, Executive Assistant, Business Support, HR-/rekryteringskoordinator eller liknande.
- Vana från mindre/entreprenöriella, snabbväxande miljöer där ägarskap och processförbättring ingår i rollen.
- Mycket god administrativ förmåga, digital mognad och snabb systemsinlärning.
- Professionell svenska och flytande engelska samt grundläggande förståelse för svensk arbetsrätt.
- Förmåga att prioritera, driva självständigt och leverera med hög service- och kvalitetskänsla.
Meriterande
- Bakgrund från bemanning, konsult-, rekryterings- eller professional services-branschen.
- Erfarenhet av konsult-/contractoradministration, löneunderlag, avtal och medarbetardokumentation.
- Systemvana: ATS, CRM, ERP samt att skapa mallar, workflows och automationer.
- Grundläggande HTML-kunskap.
- Nederländska eller erfarenhet av nederländsk organisation.
Personliga egenskaper
- Proaktiv, ser risker/möjligheter i förväg och tar initiativ.
- Entreprenöriell, trivs i tillväxt där processer ännu formas.
- Tar ägarskap och slutför, med hög noggrannhet i tempo.
- Serviceorienterad med stark intern och extern kundfokus.
- Utmanar nuvarande arbetssätt och föreslår bättre alternativ.
- Nyfiken, snabb på att lära nya system och verktyg.
- Strukturerad multitasker och trygg kommunikatör med integritet.
Varför rollen är särskilt relevant för Executive Assistants
- Nära samarbete med Managing Director och tvärfunktionella team ger direkt exponering mot affären.
- Kombinationen av ledningsstöd, processägarskap och systemadministration (ATS/CRM) passar EAs som vill kliva djupare in i operations.
- Tydligt mandat att effektivisera – från kontraktshantering och onboarding till rapportering och digitalisering.
- Möjlighet att mäta och visa effekt: kortare ledtider (t.ex. kontrakt inom 24 h), förbättrade workflows och ökad regelefterlevnad.
Om Maandag Nordic
Maandag Nordic är en del av nederländska Maandag® Group med 35+ års erfarenhet av att matcha professionella med meningsfulla uppdrag. Den nordiska verksamheten startade i Sverige för två år sedan och har sedan dess byggt en växande konsultaffär inom IT och Engineering, med stöd av en stabil, internationell organisation verksam i bland annat Nederländerna, Belgien, Polen, Dubai och Sverige.
Förmåner enligt annonsen
- Konkurrenskraftig lön baserat på erfarenhet och kompetens.
- Betald semester och god arbetsmiljö som främjar samarbete och innovation.
- Hälsoförmåner för att stödja välmående.
Tips till din ansökan (Executiveeffect rekommenderar)
- Visa konkreta exempel på processförbättringar (gärna med siffror: ledtider, felminskning, automatiseringar).
- Beskriv hur du administrerat ATS/CRM och skapat mallar, workflows och e-posttemplar.
- Lyft erfarenhet av kontraktshantering och hur du säkrar snabb, korrekt dokumentation (målbild 24 h).
- Redogör för din roll i onboarding/offboarding samt hur du arbetat med svensk arbetsrätt och compliance.
- Demonstrera dubbla språket: professionell svenska och affärsengelska i skrift och tal.
- Nämn samarbeten på ledningsnivå och hur du hanterar konfidentiell information.
Ansökningsprocess
En rekryterare från Maandag® bedömer inkomna ansökningar löpande. Skicka din ansökan och ditt CV på engelska. Tjänsten är på plats i Stockholm med start i september 2026 och omfattning 32 timmar per vecka med möjlighet till heltid framöver.
Sökord (SEO)
Office Manager Stockholm, Operations Coordinator, Executive Assistant, ledningsstöd, office management, HR-administration, onboarding, kontraktshantering, compliance, svensk arbetsrätt, ATS, CRM, processförbättring, konsultadministration, Maandag Nordic.
