Office Manager/Administratör till 100% och EPHI i Stockholm
Det nystartade mediebolaget 100% och tankesmedjan EPHI söker en Office Manager/Administratör till sitt kontor i Stockholm. Rollen är ledningsnära och passar dig som trivs i ett högt tempo, vill driva kontorsdriften effektivt och ge proaktivt chefsstöd – särskilt relevant för dig med erfarenhet som executive assistant eller VD-assistent.
Om arbetsgivarna: 100% och EPHI
100% är ett svenskt, oberoende mediebolag med marknadsliberal profil och fokus på video och rörligt innehåll. EPHI (Environment and Public Health Institute) är en marknadsliberal tankesmedja som arbetar med miljö- och hälsofrågor, med bas i Stockholm och Bryssel.
Om rollen – ledningsnära Office Manager med brett ansvar
I rollen blir du navet i vardagen. Du säkerställer att kontoret fungerar smidigt, att den löpande administrationen flyter på och att kollegor får ett professionellt stöd. Du arbetar nära chefredaktören och kombinerar praktiskt ledningsstöd med operativ kontorsservice.
Centrala arbetsuppgifter
- Kontorsdrift: se till att det finns kaffe, förbereda möten (exempelvis vatten) och sköta kontorets växter.
- Chefsstöd/EA-uppgifter: kalenderhantering, e-posthantering, bokning av tåg- och flygresor samt ad hoc-stöd i vardagen.
- Administration: kvitto- och utläggshantering, hantering av info-mejl, uppdatering av sociala medier och webbplats samt research.
Vem passar som Office Manager här?
- Noggrann, självgående och lösningsorienterad – van att prioritera när mycket händer samtidigt.
- Serviceinriktad med hög integritet och förmåga att skapa förtroende på alla nivåer.
- Mycket goda språkkunskaper i svenska och engelska.
- Intresse för samhällsdebatt och omvärldsbevakning i Sverige.
- Meriterande men inget krav: erfarenhet från liknande roll (EA/VD-assistent/administratör).
Anställningsform och plats
- Heltid, tillsvidareanställning med sex månaders provanställning.
- Placering: Stockholm (Greater Stockholm Metropolitan Area).
- Tillträde enligt överenskommelse.
Så ansöker du
Skicka din ansökan via e-post till [email protected]. Vid frågor kontakta Albert L. Barnéus, COO, på [email protected] eller 076-133 89 09.
Varför rollen är intressant för Executive Assistants
- Kombinerar klassiska EA-ansvar (kalender, resor, korrespondens) med kontorsdrift och kulturbyggande.
- Nära samarbete med chefredaktör ger möjlighet att påverka processer och arbetssätt.
- Arbetsmiljö i gränslandet mellan media, opinionsbildning och policy – med internationell touch via Bryssel.
Tips till din ansökan
- Beskriv dina arbetssätt för kalender- och e-posthantering samt vilka verktyg du behärskar (till exempel Microsoft 365, Google Workspace, reseportaler).
- Ge konkreta exempel på hur du effektiviserat rese- och möteslogistik samt kvittohantering.
- Visa på erfarenhet av uppdatering av sociala medier och webb – gärna med mätbara resultat.
- Lyft din integritet och din förmåga att hantera konfidentiell information.
- Nämn hur du följer nyhetsläget och samhällsdebatten för att ligga steget före i ledningsstödet.
Nyckelord för sökningar
Office Manager Stockholm, administratör, executive assistant, VD-assistent, ledningsstöd, kalenderhantering, resebokning, kvittohantering, sociala medier, tillsvidareanställning, 100%, EPHI, mediebolag, tankesmedja, Greater Stockholm Metropolitan Area.
