Pophouse Entertainment söker Office Coordinator i Stockholm
Pophouse Entertainment rekryterar en Office Coordinator till sitt Stockholmskontor. Rollen är helt på plats och passar dig som vill vara navet i en kreativ, snabbfotad miljö där service, struktur och samarbete står i centrum. Som Office Coordinator blir du den självklara kontaktpunkten för kontors- och arbetsplatsfrågor, samtidigt som du stödjer Executive Assistant och bidrar till en välkomnande och effektiv arbetsdag för alla.
Varför tjänsten är intressant för dig nära ledningen
För dig som arbetar som executive assistant, VD-assistent eller ledningsstöd erbjuder den här rollen ett naturligt nästa steg eller ett parallellt spår inom workplace operations. Du får kombinera intern service med mötes- och eventkoordinering, leverantörsstyrning och arbetsmiljöansvar. Att rollen rapporterar nära och stöttar Executive Assistant innebär tät koppling till ledningens prioriteringar och möjlighet att öka assistentfunktionens påverkan på kultur, effektivitet och upplevelse.
Ansvarsområden i korthet
- Driva och övervaka den dagliga driften av kontoret – allt ska fungera friktionsfritt.
- Ta emot gäster och säkerställa en professionell, varm besöksupplevelse.
- Planera och koordinera möten, interna och externa aktiviteter samt event som konferenser och sociala sammankomster.
- Säkerställa att kontorsmiljön är organiserad, funktionell och representativ för varumärket.
- Inköp, lagerhållning och påfyllnad av kontorsmaterial, förbrukningsvaror och förtäring.
- Samverkan med leverantörer, servicepartners och fastighetsförvaltning.
- Praktiskt stöd till medarbetare i vardagliga kontorsrelaterade frågor.
- Administrativt och koordinerande stöd till Executive Assistant vid behov.
- Bidra till kultur och engagemang genom sociala initiativ och förbättringar av arbetsplatsen.
- Agera lokal arbetsmiljörepresentant och delta i företagets Health & Safety Committee.
Vem Pophouse söker
Du är proaktiv, serviceinriktad och trivs i roller där människor, logistik och ordning möts. Du tar initiativ, hanterar förändring med gott humör och håller hög kvalitet även när tempot är högt.
- Minst 3 års erfarenhet från hospitality, restaurang eller service. Meriterande med erfarenhet av office coordination/office management/administration.
- Flytande svenska och engelska i tal och skrift.
- Strukturerad, lösningsorienterad och relationell – du skapar trivsel och förtroende.
Om Pophouse Entertainment
Pophouse investerar i och utvecklar varumärken inom underhållning med särskilt fokus på musikkataloger. Bland katalogerna finns bland andra Avicii, Swedish House Mafia, Cyndi Lauper och KISS. Med projekt som ABBA Voyage kombinerar bolaget kreativ konceptutveckling med teknik och upplevelsedriven affär – och fortsätter att tänja på gränserna för hur musik och underhållning kan upplevas.
Praktiskt om tjänsten
- Plats: Stockholm.
- Arbetssätt: Helt på plats (office-based).
- Ansökan: Se arbetsgivarens annons för hur du ansöker och fullständig information.
Executiveeffects analys: kompetenser som gör skillnad i rollen
- Workplace operations: Etablera tydliga rutiner för reception, mötesrum, post/leveranser och incidenthantering. Mät beläggning, servicegrad och svarstider för att visa effekt.
- Event- och möteslogistik: Arbeta med körscheman, gästlistor, AV-checkar och riskbedömning. Utvärdera varje aktivitet med NKI/NPS och lärandepunkter.
- Leverantörsstyrning: Sätt SLA:er med städ, IT, catering och fastighet. Följ upp kostnader och kvalitet månadsvis för att optimera budget och upplevelse.
- Arbetsmiljö (H&S): Ha uppdaterade rutiner för skyddsronder, incidentrapportering, brandskydd och första hjälpen. Säkerställ utbildning och kommunikation.
- Kommunikation och kultur: Skapa en tydlig informationsyta (digital anslagstavla/kanal) för kontorsrutiner, policies och sociala aktiviteter. Bygg delaktighet.
- Digital verktygslåda: Standardisera bokningssystem för rum/arbetsplatser, ärendehantering för service requests och enkätverktyg för feedback.
- Partnerskap med EA/ledning: Ha gemensam kalenderöversikt för nyckelhändelser, sätt veckorytm för avstämning och beslutslogg för snabba förbättringar.
Vem bör söka?
Du som idag arbetar som kontorskoordinator, office manager, executive assistant eller i en stark servicefunktion och vill kombinera människor, planering och varumärkesupplevelse i en dynamisk miljö. Erfarenhet från hospitality är extra värdefull när besöksupplevelse och atmosfär prioriteras, och din tvåspråkighet i svenska/engelska är central i en internationell kontext.
Så maxar du din ansökan
- Visa på konkreta förbättringar: exempelvis sänkta leverantörskostnader, höjd mötesrumstillgänglighet eller förbättrad NKI för arbetsplatsservice.
- Lyft H&S-arbete: beskriv hur du strukturerat skyddsronder, utbildningar och incidentuppföljning.
- Ge exempel på event: kort case med mål, logistikupplägg, riskhantering och utfall.
- Beskriv din servicefilosofi: hur du skapar en varm, professionell gäst- och medarbetarupplevelse.
- Lista systemvana: mötesrumsbokning, helpdesk/ärendehantering, FM-verktyg, budgetuppföljning och enkätplattformar.
Nyckelord (SEO)
Office Coordinator, kontorskoordinator, office manager, executive assistant, VD-assistent, ledningsstöd, workplace operations, arbetsmiljö, Health & Safety, eventkoordinering, leverantörsstyrning, kontorsdrift, Pophouse Entertainment, Stockholm, heltid på plats.
