Wise Admin rekryterar Office Assistant till Wilton Row i Stockholm. Driv kontorsservice, möteslogistik och gästbemötande. Utvecklas mot EA. Ansök via wise.se.

Office Assistant till Wilton Row – rekryteras av Wise Admin i Stockholm

Är du i början av din karriär inom service och vill ta nästa steg närmare ledningsstödet? Wise Admin (f.d. The Pace) rekryterar nu en Office Assistant till Wilton Row – ett Multi-family Office med centralt läge i Stockholm. Rollen är ett utmärkt insteg för dig som vill utvecklas inom service, administration och värdskap, med nära samarbete med företagets Office Manager/Executive Assistant.

Det här gör du som Office Assistant

Uppdraget är att säkra en högt fungerande och välkomnande kontorsmiljö med fokus på kvalitet och service i varje detalj. I praktiken innebär det att du:

Förbereder och ställer i ordning mötesrum, inklusive teknik och material.
Tar emot och välkomnar besökare på ett professionellt och varmt sätt.
Koordinerar och ordnar daglig lunch till möten och medarbetare.
Beställer matvaror, kontorsmaterial och profilerade produkter.
Planerar frukostar och fika samt säkerställer löpande påfyllnad.
Tar hand om posthantering: hämtning, sortering, skanning och bud.
Tar emot leveranser och säkerställer att de når rätt mottagare.
Ser till att kontoret är rent, välordnat och fullt utrustat.
Stöttar med utskrifter och signeringsflöden vid behov.

Vem passar i rollen?

Du som trivs i mötet med människor, gillar att lösa problem och har ett skarpt öga för detaljer kommer att lyckas här. Erfarenhet från serviceintensiva miljöer som hotell, restaurang, café, butik eller reception är särskilt meriterande. Då Wilton Row är ett Multi-family Office är integritet, diskretion och noggrannhet avgörande.

Vi tror att du är:

Service- och värdskapsorienterad med trygg och professionell framtoning.
Proaktiv, strukturerad och lösningsinriktad – du ser vad som behöver göras.
Socialt skicklig med förmåga att läsa av olika mottagare och situationer.
Initiativtagande och samarbetsinriktad, med ett pedantiskt sinne för detaljer.

Kvalifikationer

Minst gymnasieexamen.
Trygg datorvana och goda kunskaper i Office 365.
Bekväm med enklare mötes- och skärmteknik.
Mycket god svenska i tal och skrift.
God engelska (vardagsnivå räcker).
Körkort är meriterande.

Om Wilton Row

Wilton Row grundades 2016 och består i dag av cirka 27 medarbetare. Kulturen präglas av professionalism, värme och höga ambitioner – med långsiktighet, service och kvalitet som ledord. Kontoret ligger centralt i Stockholm i inbjudande lokaler, och arbetet sker på plats tillsammans med ett socialt och hjälpsamt team.

Ansökan och kontakt

I denna rekrytering samarbetar Wilton Row med Wise Admin. Ansök med CV eller din LinkedIn-profil via wise.se. Ansökningar via e‑post tas inte emot. Frågor? Kontakta ansvarig rekryteringskonsult: [email protected]. Intervjuer sker löpande och tjänsten kan tillsättas före sista ansökningsdatum.

Varför det här är relevant för Executive Assistants och ledningsstöd

Karriärstege: Rollen ger ett praktiskt insteg mot EA/VD-assistent genom nära samarbete med Office Manager/Executive Assistant.
Navfunktion: Du bygger kärnkompetenser inom möteslogistik, kommunikation och stakeholder management – kritiskt i ledningsnära roller.
Verktyg och arbetssätt: Office 365, mötesteknik och dokumentflöden utvecklar din digitala verktygslåda.
Kvalitet och sekretess: Träning i diskretion och precision i en miljö där förtroende är centralt.

Redaktionens snabbtips för din ansökan

Ge exempel på hur du har förbättrat mötesflöden, gästupplevelse eller kontorslogistik – gärna med enkla nyckeltal (t.ex. minskad ledtid, högre nöjdhet).
Visa din proaktivitet: beskriv situationer där du förutsåg behov och agerade innan någon bad om det.
Lyft din förmåga att hantera sekretess och känslig information, inklusive rutiner du följer.
Konkreta teknikkunskaper: nämn verktyg i Office 365 (Outlook, SharePoint, Teams) och mötesutrustning du behärskar.
Detaljskärpa: berätta hur du kvalitetssäkrar leveranser, dokument och mötesrum – gärna med checklistor eller standarder du använder.

Nyckelord

Office Assistant Stockholm, kontorsassistent, Executive Assistant, VD-assistent, Wise Admin, Wilton Row, service och värdskap, Office 365, reception och mötesservice, Multi-family Office, ledningsstöd.