Karriärchans i Solna: Junior Executive Assistant & Reception Coordinator hos Verisure
Verisure rekryterar en serviceinriktad, strukturerad och proaktiv Junior Executive Assistant & Reception Coordinator till Executive Office i Solna. Rollen kombinerar front desk/reception, ledningsstöd, kontorskoordinering och eventadministration – en utmärkt start för dig som vill bygga grunden för en framtida karriär som Executive Assistant.
Varför rollen sticker ut för dig som assistent
- Nära ledningen: Daglig exponering mot seniora chefer, viktiga besökare och Verisures nordiska verksamhet.
- Brett uppdrag: Växla mellan reception, möteslogistik, rese- och kalenderstöd, event och kontorsflöden.
- Lärande i jobbet: Coachas av erfaren Lead Executive Assistant och samarbetar med Facilities Manager och nyckelfunktioner som HR, Kommunikation och Finans.
- Tydlig utvecklingstrappa: Perfekt för 1–3 års erfarenhet som vill växa in i en bredare Executive Assistant-roll.
Om uppdraget
I rollen bidrar du till att kontoret i Solna upplevs välkomnande, professionellt och välorganiserat – varje dag. Du säkerställer att ledare och kollegor kan fokusera på rätt prioriteringar genom att skapa struktur, förutse behov och lösa praktiska frågor med hög service och sekretess.
Exempel på arbetsuppgifter
- Vara första kontaktpunkt i receptionen och ge ett varmt, professionellt bemötande till medarbetare, ledning, gäster och externa partners.
- Samordna besöksflöden: registreringar, behörigheter, gästlogistik och förberedelse av mötesrum.
- Stötta Executive Office och Lead EA med kalenderkoordinering, möteslogistik och resebokningar.
- Planera catering och leverantörskontakter inför ledningsmöten, aktiviteter och företagsevenemang.
- Hålla gemensamma ytor, reception och mötesrum i toppskick samt säkra effektiv kontorskommunikation.
- Ta fram mötesmaterial, agendor och presentationer samt följa upp åtgärdspunkter.
- Bidra vid onboarding av nya medarbetare och ledare i samverkan med relevanta team.
- Hantera dokumentation, distributionslistor, signaturflöden, arkivering och leverantörsadministration.
- Agera utrymningsledare och vara insatt i rutiner för arbetsmiljö, hälsa och säkerhet.
- Sköta utlägg, inköp och fakturahantering kopplat till Executive Office.
- Arbeta diskret och med gott omdöme i kontakt med konfidentiell information och seniora intressenter.
- Identifiera förbättringar och bidra till smartare rutiner och högre servicegrad över tid.
Profil och kvalifikationer
Rollen passar dig som gillar att skapa ordning, leverera hög service och trivs i en snabbrörlig miljö där lagarbete och tillit är centralt. Du är lösningsorienterad, detaljfokuserad och trygg i professionella kontakter.
- 1–3 års erfarenhet av administration, reception, kundservice, hospitality, office coordination eller ledningsstöd.
- Trygg i professionell front-of-house-miljö och van att hantera flera prioriteringar samtidigt.
- Mycket god förmåga i Microsoft 365 (Outlook, Teams, PowerPoint, Word, Excel).
- Stark servicekänsla, integritet och diskretion i hantering av känslig information.
- Kommunikativ på svenska och engelska, bekväm i kontakt med seniora ledare och externa parter.
- Positiv, hjälpsam och samarbetsorienterad – med vilja att lära och utvecklas mot en bredare EA-roll.
Om Verisure i korthet
Verisure är en ledande aktör inom professionellt övervakade säkerhetstjänster med dygnet-runt-respons i Europa och Latinamerika. Bolaget skyddar miljoner kunder i 18 länder och har sina rötter i Sverige sedan över 35 år. I Norden är Verisure marknadsledande i samtliga fyra länder och fortsätter att växa med starkt fokus på varumärke, kundförtroende och samhällsnytta.
Så här maxar du din ansökan
- Visa ledningsstöd i praktiken: Beskriv hur du har koordinerat komplexa kalendrar, resor och möten – gärna med mätbara resultat.
- Front-of-house-skicklighet: Ge exempel på hur du skapat en välkomnande reception och förstärkt gästupplevelsen.
- Struktur och detaljfokus: Konkretisera rutiner du infört för dokumenthantering, fakturor, onboarding eller mötesflöden.
- Microsoft 365: Lyft konkreta case där du effektiviserat arbetsflöden med Outlook, Teams, PowerPoint, Word och Excel.
- Diskretion och omdöme: Illustrera hur du hanterat konfidentiell information och stöttat seniora stakeholders.
- Säkerhet och arbetsmiljö: Nämn kunskap/erfarenhet av utrymningsledning eller HSE-rutiner om du har det.
Ansökan och nästa steg
Intresserad av att bygga din Executive Assistant-karriär i en synlig och utvecklande roll? Läs mer och ansök via Verisures karriärsida eller deras officiella kanaler. Kontrollera alltid villkor och ansökningsdatum i originalannonsen.
Observera: Denna artikel sammanfattar en extern jobbannons. Innehållet kan uppdateras av arbetsgivaren – verifiera alltid detaljer innan du ansöker.
