Vi har gått från fysiska event till digitala och nu när vi öppnar upp igen är det hybriderna som vinner mark. Men hur gör du för att både de på plats och de som är med på länk ska få ut det mesta av eventet? Executiveeffect ställer frågan till Jennifer Brattsell, COO och producent på produktionsbolaget Mediemerah.

Jennifer Brattsell vet vad hon pratar om när det kommer till såväl fysiska, digitala som hybrida eventproduktioner. De senaste åtta åren har det varit hennes vardag och hon har suttit på såväl byråsidan som nu, på produktionssidan.

Det nya normala ställer nya krav

Mediemerah AB grundades 2010 av Andreas Holmgren och var då ett klassiskt film- och tv-produktionsbolag. Men med pandemin har bolaget utvecklats från att tidigare erbjudit den tekniska lösningen i produktionen till att idag erbjuda helheten med allt från projektledning och koncept till teknik. Jag upplever att allt fler kunder vågar sig på digitala sändningar och hybrider och att de flesta väljer att jobba direkt med oss utan att gå via någon byrå, säger Jennifer.

Vilka kan ha nytta av att köra ett hybridevent?

Alla bolag, oavsett om de är stora eller små, vinner på att kunna erbjuda anställda och kunder möjligheten att kunna delta på event såväl fysiskt som digitalt. Som det har utvecklats har det blivit en konkurrensfördel att erbjuda digitala deltagarmöjligheter och du kan inte längre förvänta dig eller kräva att folk ska resa för att kunna delta.

Våga prova!

Man behöver inte vara rädd för att prova på hybrider eller digitala event, säger Jennifer. De går att skapa med ganska enkla medel som inte kostar en förmögenhet. Ett produktionsbolag har ofta egna studios där det går att hyra in sig, men det går också att bygga upp en studio hos kunden. Många kontor har plats nu när det fortfarande arbetas hemifrån. Då riggar vi en enklare studio med bildmix, ljud och ljus åt kunden. Eller så går det förstås att hyra in sig i någon konferenslokal. Det finns egentligen inget som inte går, säger Jennifer. Vi kan sända från i stort sett alla ställen!

Hur går processen till om man vill prova att arrangera ett hybridevent?

Det viktigaste är att kontakta ett produktionsbolag tidigt i processen, säger Jennifer. Ett produktionsbolag ska kunna komma med förslag och ge en prisbild så att kunden känner sig trygg. Det är viktigt att varje kund får en skräddarsydd lösning. Titta gärna på andra hybridevent och få inspiration men se till att skapa ditt eget och gör ingen copy paste, tipsar Jennifer.

Kontakta ett produktionsbolag tidigt i processen. Det sparar pengar i slutänden.
Ta fram syfte och mål ihop med produktionsteamet.
Våga låta dig utmanas, och inspireras, av produktionsteamet. De har erfarenheten!
Ha inte för många talare och kör inte för långa pass.

Vad är viktigt att tänka på för att lyckas med hybridevent jämfört med ett digitalt event?

Det är viktigt att inse att ett hybridevent består av två olika produktioner och för att leverera bästa upplevelsen för publiken på plats och de som deltar via länk måste du våga anpassa eventet. Bästa resultatet blir det oftast om uppläggen skiljer sig åt, menar Jennifer. Om de på plats tar en 20 minuters kafferast, vad ska då de som deltar digitalt göra när det kanske bara tar fem minuter för dem att fylla på kaffet hemma?

Det vi kan erbjuda då är till exempel en ”speedföreläsning” eller ett digitalt mötesrum där deltagarna kan prata med varandra eller kanske en inspirerande film!

Som produktionsbolag ska vi också hjälpa våra kunder så att deras talare och moderatorer presterar så bra som möjligt, fortsätter Jennifer. Vi kan bistå med hjälp så att de får balans mellan att involvera publiken på plats och de via länk. Hur gör man till exempel som talare när du inte kan känna av din digitala publik och få någon feedback eller reaktion från dem? Där är produktionsbolagets roll viktig! De på plats måste känna att det är fysiskt event, precis som de som tittar digitalt inte får känna sig bortglömda.

Hur mycket kostar det?

Det går faktiskt inte att säga vad en produktion kostar då varje kund har sina önskemål och varje produktion är unik, säger Jennifer. Däremot bör du som kund kunna få en offert från produktionsbolaget du kontaktar så du vet vad prislappen hamnar på och som du kan känna dig trygg med. Var inte rädd för att fråga även om du inte har en jättebudget! menar Jennifer. Vi har många kunder som börjat med en mindre produktion och som sen kör återkommande event då de märkt att det lönar sig i längden.

Några sammanfattande tips för att lyckas med hybrideventet

På er hemsida står det ”Vi brinner för att skapa kreativa och tekniska lösningar vilket leder till starka produktioner som når ut till rätt publik.” Vad är komponenterna för en stark och kreativ produktion? Ge några sammanfattande tips!

Ha ett tydligt mål och syfte med ditt hybridevent.
Ta in ett produktionsbolag tidigt i processen.
Se till att ta fram en skräddarsydd lösning ihop med produktionsteamet och kör ingen copy paste.
Våga bli utmanade och tänk nytt!

Av: Sophia Loader

Mer om Mediemerah.