Fem vanliga misstag när du bokar talare

Att arrangera kick-offer, konferenser eller andra events är ofta en arbetsuppgift som tillfaller ledningsassistenten. Följaktligen likaså att boka upp en talare, föreläsare eller moderator till arrangemanget. 

– Det är skillnad på att boka EN talare och att boka RÄTT talare, säger Johan Dahl, själv föreläsare och tillika sekreterare i Talarföreningens NSA Sweden som arbetar för att lyfta hela talarbranschen för både kunder, publik och leverantörer. Johan var med i grundandet av föreningen och har massor av exempel på när det blivit fantastiskt bra likaväl som när det har blivit riktigt tokigt.

– Våga ta hjälp och våga vara tydlig som beställare, fortsätter Johan. Alla seriösa talare, talarförmedlingar och eventarrangörer vill ju skapa en upplevelse som ger önskad effekt och sitter på massor av värdefull erfarenhet.

Executiveeffect listar här med hjälp av Talarföreningen NSA Sweden fem vanliga misstag som ofta sker i samband med bokning av talare för att du som arrangör och beställare kan undvika några av de vanligaste fallgroparna.

1. Otydligt syfte och mål

”Om du inte vet vart du ska spelar det ingen roll vilken väg du tar”. Ofta anlitas talare för att ”inspirera” eller att ”prata om digitalisering”. Risken med otydlighet i beställningen är att föreläsningen eller eventet inte blir så mycket mer än ett tomtebloss som knappast leder till några bestående resultat.

Ju tydligare syftet och målet är definierat desto bättre för alla inblandade:

• Lättare för dig som beställare att välja rätt talare eller moderator
• Enklare för talaren att anpassa sitt innehåll och genomförande så att det ger önskad effekt
• Bättre resultat av insatsen
  

Tips: Lägg tid och engagemang på att tydligt formulera syfte och mål och säkerställ att talaren/moderatorn verkligen anser sig vara rätt person för uppgiften.

2. Bristande förberedelser gentemot föreläsaren

Den professionella talaren/moderatorn vill ha reda på så mycket relevant information som möjligt för att kunna leverera så bra som möjligt. Självklart har talaren ett ansvar att ta reda på förutsättningarna samtidigt som även beställaren har ett ansvar att beskriva förutsättningarna så bra som möjligt.

Tips: Ha (minst) ett förberedande möte där du går igenom förutsättningar och förväntningar från såväl dig som beställare som från publiken.

3. Bristande förberedelser gentemot åhörarna

Detta är vanligast när det handlar om uppdrag åt en organisation eller ett företag där åhörarna själva inte gjort ett aktivt val att delta; personaldagar, kick-offer, kundevents, konferenser etc. och bristen är att inte ”sälja in” föreläsningen eller föreläsaren – varför har vi engagerat den här personen?

Tips: Var ute i god tid med inbjudningar, förklara vad syftet är och presentera de som ska stå på scen.

4. Ingen eller bristande presentation på scen

Detta gäller främst föreläsare som får en knapphändig eller felaktig introduktion på scen. Eller ingen alls. Det här är ofta moderatorns uppgift så har ni anlitat en professionell moderator är problemet löst. En bra introduktion skapar energi och förväntningar och gör att budskapet sjunker in bättre hos publiken.

Tips: Anlita en moderator och i annat fall – be talaren skicka förslag på introduktionstext i förväg.

5. Ingen eller dålig uppföljning

Tyvärr glöms uppföljningen helt bort ibland och ofta är den för dålig för att ge bästa effekt av föreläsningen. Att förlita sig på att en föreläsning av helt egen kraft ska skapa varaktiga förändringar är nog att överskatta effekterna, däremot kan föreläsningen eller seminariet vara startskottet, gnistan som antänder, inspirationen som behövs för att skapa förändringarna osv. så kraften ska inte heller underskattas.

Tips: Se till att redan i planeringsstadiet ha med uppföljningen – hur ska den gå till, när ska den göras och vem ansvarar? 

Källa: Talarföreningen – NSA Sweden

Vill du  komma i kontakt med Talarföreningen och Johan Dahl når du honom på 0709-10 43 00 eller [email protected]. www.talarforeningen.se, www.jdu.se.