För dig som jobbar som Executive Assistant, eller på annat sätt ansvarar för företagets möten och konferenser, är helheten ofta den största utmaningen. Det räcker inte att hitta en bra lokal. Programmet ska hålla tidsmässigt, tekniken ska fungera och måltiderna ska passa gruppen. Därtill kommer specialkost, tillgänglighet, transporter och de sociala delarna som ska hjälpa deltagarna att trivas tillsammans.
Inför årets slut kan planeringen bli ännu mer omfattande, när både en konferens och en julavslutning ska få plats i kalendern. Ett alternativ är att kombinera dem på samma resa. Då kan möten, julbord, resor och övernattningar planeras som en helhet.
Möten, boende och måltider på samma plats
En konferensresa med Tallink Silja Line samlar flera av arrangemangets delar inom ett och samma upplägg. Gruppen reser från Stockholm till Tallinn eller Helsingfors på en 40-timmarskryssning med två nätter ombord och en dag på destinationen.
Möteslokaler, hytter, restauranger och underhållning finns ombord. Det minskar behovet av transporter mellan exempelvis hotell, konferensanläggning och restaurang och gör det lättare att bygga ett program där deltagarna kan gå direkt från möte till måltid eller gemensam aktivitet.
Upplägget skräddarsys efter gruppens syfte och behov tillsammans med en kontaktperson hos Tallink Silja Line. Det kan omfatta konferenslokaler och teknik, boende i privata hytter, konferensservering, gemensamma middagar samt aktiviteter ombord eller på destinationen.
Så kan en 40-timmars konferensresa se ut
En av fördelarna med formatet är att restiden blir en del av arrangemanget. Ett möjligt program kan börja med incheckning och ett första mötespass efter ombordstigning. Därefter samlas grupperna för middag och får tid att umgås utanför den ordinarie arbetsmiljön.
Nästa dag kan programmet fortsätta med en konferens eller en workshop på morgonen. Under dagarna i Tallinn eller Helsingfors kan gruppen välja mellan egen tid, en gemensam aktivitet eller ett studiebesök kopplat till konferensens syfte. På återresan finns utrymme för uppföljning, middag, underhållning och mer informella samtal.
Det exakta programmet anpassas efter gruppens mål. En ledningsgrupp kan behöva avskilda arbetsmöten och gott om tid för diskussion, medan en större kickoff kan lägga större vikt vid gemensamma aktiviteter, middag och underhållning.
Från mindre ledningsgrupp till stort företagsevent
Tallink Silja Line tar emot grupper på mellan 10 och 1 000 personer. Ombord finns mindre grupprum samt större konferenslokaler, med möjlighet att kombinera flera utrymmen när arrangemanget kräver det.
Det gör att samma reseformat kan användas för allt från ledningsmöten och workshops till större företagskonferenser och kick-off. Lokalerna kan kombineras med konferensservering, fika och gemensamma måltider.
Avsluta konferensen med julbord ombord
Under vintersäsongen kan konferensresan kombineras med julbord ombord. För företag som ändå planerar både en konferens och en julavslutning blir det ett sätt att samla två arrangemang i samma resa.
Julbordet kan fungera som en gemensam avslutning efter dagens möten. Övernattningen är redan ordnad och deltagarna behöver inte lämna fartyget eller ta sig vidare till en annan lokal efter middagen.
För att skapa en bra balans är det klokt att börja med resans affärsmässiga syfte. Vilka frågor ska behandlas? Vilka beslut ska fattas? Vad ska gruppen ha åstadkommit när resan är slut? När det är tydligt blir det enklare att placera mötespassen rätt och låta julbordet och de sociala aktiviteterna komplettera konferensen.
Fem frågor att besvara före bokningen
För att få ett första förslag på upplägg är det bra att ha svar på några grundläggande frågor:
- Vad är konferensens viktigaste mål?
- Hur många personer ska delta?
- Hur mycket effektiv mötestid behöver gruppen?
- Vilka behov finns kring teknik, specialkost och tillgänglighet?
- Ska tiden på destinationen vara fri eller innehålla en gemensam aktivitet?
Det är också bra att tidigt kontrollera företagets interna resepolicy och andra riktlinjer som påverkar arrangemanget. Ju tydligare förutsättningarna är från början, desto lättare blir det att ta fram ett program som fungerar för både verksamheten och deltagarna.
Stöd i planeringen uppskattas av arrangörerna
För den som ansvarar för bokningen kan en kontaktperson och ett sammanhållet upplägg vara lika värdefulla som själva utbudet ombord. I återkopplingen från tidigare gruppresor lyfts både stödet före avresa och hur de olika delarna av resan har fungerat tillsammans fram.
”Stort tack för ditt engagemang, hjälp, tips och råd inför vår gruppresa. En resa som nu är genomförd och som blev utomordentligt lyckad.” Kontaktperson för en konferensgrupp med 80 deltagare.
En annan arrangör beskriver upplevelsen så här: ”Resan var väldigt bra och allt funkade precis som det skulle.” Kontaktperson för en konferensgrupp med 30 deltagare.
Tallink Silja Line utsågs dessutom till Bästa Rederi vid Grand Travel Award 2026.
Ett samlat upplägg för konferens och julavslutning
En konferens till havs passar grupper som vill kombinera fokuserad mötestid med måltider, miljöombyte och social gemenskap. För dig som håller ihop arrangemanget innebär det att färre delar behöver bokas separat, samtidigt som programmet kan anpassas efter gruppens storlek, mål och önskemål.
Planerar du en konferens, kickoff eller julbordsresa? Kontakta Tallink Silja Line
