Family Office söker Executive Assistant i Sverige
Ett svenskt family office rekryterar nu en Executive Assistant. Rollen annonseras via LinkedIn och beskrivs med sloganen: ”Where excellence meets lifestyle. Where your skills meet the extraordinary.” Det här är en möjlighet för dig som vill arbeta allra närmast ägare och ledning i en miljö där diskretion, fingertoppskänsla och hög leveransförmåga värderas lika högt som strukturerad projektledning och proaktivt ledningsstöd.
För Executive Assistants, VD-assistenter och ledningsassistenter som vill ta nästa steg i karriären erbjuder en tjänst i ett family office en särskild mix av strategisk exponering, affärsnära samarbete och personligt förtroende – ofta med ett brett ansvarsspann och högt tempo.
Vad är ett family office – och vad innebär det för rollen?
Ett family office är en organisation som förvaltar ett eller flera familjers tillgångar och intressen. Det kan vara ett single family office (för en familj) eller ett multi family office (för flera familjer). Utöver kapitalförvaltning kan verksamheten omfatta fastigheter, filantropi, entreprenörskap och ibland även livsstilsrelaterade frågor.
För en Executive Assistant betyder det ofta:
- Nära samarbete med ägare/VD, investeringsansvarig eller ledningsgrupp.
- Kombination av klassiskt ledningsstöd och projektkoordinering.
- Hög grad av konfidentialitet och integritet kring affärer och privatliv.
- Snabba förflyttningar mellan strategiska uppgifter och hands-on genomförande.
Kärnuppgifter: typiska ansvarsområden i en EA-roll på family office
- Kalender- och mötesstyrning för beslutsfattare, inklusive styrelse- och investeringsforum.
- Reselogistik, itineraries och realtidsstöd vid ändringar eller störningar.
- Dokumenthantering: pitch decks, investeringsunderlag, minnesanteckningar och uppföljning.
- Stakeholderhantering: kontaktpunkt mot rådgivare, banker, jurister och partners.
- Event- och roadshow-stöd: förberedelser, material, gästhantverk och logistik.
- Projektkoordinering: tidslinjer, leveranser, risker och statusrapportering.
- Diskret privataffärs- och livsstilsadministration vid behov, enligt överenskommen scope.
- Process- och systemförbättring: struktur, mallar, säkerhet och arbetsflöden.
Efterfrågade kvalifikationer och kompetenser
Annonsen är kortfattad, men baserat på etablerad praxis i family office-miljöer är följande kompetenser vanliga krav eller meriter:
- Dokumenterad erfarenhet som Executive Assistant/VD-assistent eller liknande ledningsstöd.
- Mycket god svenska och engelska, skriftligt och muntligt.
- Utmärkt integritet, sekretesshantering och diskret kommunikation.
- Proaktivitet och omdöme: kan prioritera, förutse behov och lösa problem självständigt.
- Digital verktygsvana: Microsoft 365/Google Workspace, kalender- och reseplattformar, säkra samarbetsytor.
- Strukturerad projekt- och processförmåga, gärna med vana att skapa ordning i komplexa miljöer.
- Service- och kvalitetsfokus med hög precision i detaljer och leverans.
Varför den här rollen är intressant för Executive Assistants
- Nära impact: du arbetar direkt med beslutsfattare och ser resultat av ditt arbete.
- Brett ansvar: kombinerar ledningsstöd, kommunikation och koordinering i ett.
- Snabbrörlig vardag: variation mellan strategiska och operativa uppgifter.
- Lärande: inblick i investeringar, bolagsstyrning och förvaltning.
Så maxar du din ansökan
- Skräddarsy CV och brev: spegla family office-miljön – betona integritet, tempo och precision.
- Visa affärsförståelse: exempel på hur du skapat värde för ledning/styrelse.
- Kvantifiera: mätbara resultat (t.ex. effektiviserad mötesstruktur, sparad tid, förbättrade processer).
- Lyft risk- och krishantering: hur du agerar vid förändringar, resekaos eller känsliga ärenden.
- Referenser: välj personer som kan tala om din diskretion, pålitlighet och proaktivitet.
Viktiga frågor att ställa vid intervjun
- Scope och gränsdragning: vad ingår i rollen avseende privata vs affärsrelaterade uppgifter?
- Arbetstider och flexibilitet: jour, resor, hybrid/distans och toppar i arbetsbelastning.
- Beslutsmandat: vilka beslut kan EA fatta självständigt? Eskaleringsvägar?
- Teknik och säkerhet: vilka system används? Sekretessrutiner och NDA?
- Framgångsmått: hur mäts prestation efter 3, 6 och 12 månader?
- Resurser: finns stöd från team, koordinatorer eller externa leverantörer?
Marknadstrender för Executive Assistants i Sverige
- Ökat strategiskt stöd: fler EA-roller inkluderar projektledning och PMO-liknande uppgifter.
- Techkompetens: avancerad kalenderoptimering, automatisering och säker samverkan efterfrågas.
- Hybridarbete: krav på sömlös koordinering över tidszoner och plattformar.
- Integritet i fokus: allt större vikt vid konfidentialitet och riskmedvetenhet.
Så hittar du annonsen och ansöker
Annonsen är publicerad på LinkedIn. Sök på ”Family Office Executive Assistant Sverige” och filtrera på jobb. Säkerställ att du ansöker via den officiella annonsen och att du följer instruktionerna i LinkedIn-flödet. Dela inte känslig information via meddelanden – använd säkra kanaler och efterfråga NDA vid behov.
Vanliga frågor om Executive Assistant i family office
Hur skiljer sig rollen från en EA på bolag? Family office-uppdrag kan ha större bredd och närhet till ägare samt en högre andel konfidentialitet och ad hoc-projekt.
Var arbetar man geografiskt? Platsen framgår inte i annonsen. Många svenska family offices har bas i storstadsregionerna, men hybridlösningar förekommer.
Vilken bakgrund passar? Flera år som EA/VD-assistent, gärna med erfarenhet av investerings- eller entreprenöriella miljöer, är ofta meriterande.
Om Executiveeffect
Executiveeffect är en svensk, oberoende nyhetssajt och kunskapsresurs för dig som arbetar närmast ledningen – Executive Assistants, VD-assistenter och ledningsassistenter. Vi publicerar nyheter, guider, intervjuer och verktyg som stärker yrkesrollen och erbjuder medlemskap med extra resurser. Följ oss för fler jobbspaningar och fördjupning i trender som påverkar assistentfunktionen.
Sammanfattning
”Family Office söker Executive Assistant i Sverige” är en möjlighet för dig som vill kombinera gediget ledningsstöd med affärsnära koordinering i en miljö där kvalitet och diskretion är centralt. Annonsen betonar en miljö där excellens möter livsstil – en passande beskrivning för många family offices där dagarna är lika varierade som kraven är höga. Om du känner igen dig i profilen och trivs med ansvar, tempo och nära samarbete med beslutsfattare kan det här vara din nästa utmaning.
